他部署のDXのキッカケに 自動化プロジェクトを主導したインターンが語るDXへの想い
dip Roboticsの取り組みを紹介するシリーズの第二弾です。
dip Roboticsはディップのデジタル改革専門組織です。その組織内にRPAチームがあり、ディップ社内外の業務の自動化に日夜取り組んでいます。
事業管理室ではkintoneへデータ登録するために、まず元データをメールからダウンロードし、その後データを整形してからアップロードする必要があります。今まではこれらを全て手作業で行っていたため、時間がかかっていたうえにヒューマンエラーが頻発していたそうです。そこでRPAの導入でデータの整形からアップロードまでを一気通貫して自動化する施策をdip Roboticsが行うことになりました。今回のRPA導入により業務効率化が達成されただけでなく、他の部署でのRPA導入のきっかけにもなったそうです。
今回そのプロジェクトを担当したdip Roboticsインターンの佐々木に話を聞きました。
佐々木啓斗 プロフィール
商品開発本部 次世代事業統括部 dip Robotics Biz dev課 インターン
RPA設計・開発・保守やRPA運用に関する勉強会の開催を担当。
全てが手作業で時間がかかっていた
――取り組み前の状況、運用方法を教えてください。
メールからデータをダウンロードした後、データの整形やkintoneへのアップロード、さらには対象者への通知を全て手動で行っていました。全てが手作業のため、本プロセスを実施するのには非常に時間がかかり、業務時間を圧迫していました。
全てが手作業で時間がかかっていた
――どのような課題をお持ちでしたか。
データ整形のプロセスにおいて、RPA化することで発生するデータ形式や型が原因で正しく外部サービスにデータが上がらなかったことが課題でした。
――システム導入検討の経緯について教えてください。
本プロセスに掛かる時間が多く、さらに重要度の高い作業だったので、RPA化の優先度が高い案件として舞い込んできました。
データ整形から通知までを全て自動化しヒューマンエラーを排除
――どのような施策を選びましたか。
RPAツールを利用して、データ整形から通知までを一貫して行うRPAを作成しました。
――その施策のポイントになったところはどこですか。
データ整形からアップロードまでは整合性の保証された操作になるため、工数削減だけでなく手動でのミスも減らす仕組みにするというのが大きなポイントした。
RPAを導入することで業務削減とエラーの減少を実現
さらに通知に関しても、Slackが全社でのコミュニケーションツールとして導入されているので、メールではなくSlack への通知を導入するというのがもう一つの重要なポイントでした。
事業管理の人と連携することで、現場で効果のあるDXを推進
――どのような体制で取り組みましたか。
今回は初めの設計をメンバーの方にやっていただき、作成は私が担当しました。途中の仕様変更等などは事業管理の方と連携を取り、進めていきました。さらにSlack API等新しい取り組みやコードの扱いについては他のメンバーの方からアドバイスを頂きながら進めていきました。
――プロジェクト推進体制や環境のよかった点について教えてください。
まず事業管理の方と共同して進められたという点です。
デベロッパーである我々とユーザである事業管理の方が共同して進めることにより開発工数の削減だけでなく、その時々で改善できるところはしていくなど、DX推進として有意義なプロジェクトにすることができました。
――本取り組みで困難だったことについて教えて下さい。
社内で作成されたSlack API取り扱いに関するルールについてです。チームとしても初めての取り組みだったために、APIを管理している方とも新たに連携する必要がありました。
――どのように問題解決しましたか。
APIを管理されている方にプロジェクトの説明をするなど利用目的を明確にしました。そこで教えていただいた事項をチーム内でも共有しシステム化することで、より使いやすいものにしていきました。
このプロジェクトが他のDXプロジェクトのきっかけに
――現在の運用を教えてください。どのような利用方法をしていますか。
現在では事業管理の方に任意の時間でRPAを実行していただく形で運用しています。
――どのように課題が解決されましたか。
今まですべて手動だった操作が自動で行えるようになり、作業に関わる時間が大幅に減少しました。
――導入してよかったと思う点や今回のプロジェクトのやりがいだった点を教えてください。
本プロジェクトをきっかけに事業管理チーム内でいろいろなRPA化のプロジェクトが立ち上がり、その点はよかったと感じています。本プロジェクトそのもののメリットよりも、これをきっかけにDXに対する意識が向上し、これからも一緒にお仕事をして行けることになったのが一番のやりがいです。
――運用上で生じている課題などはありますか。
APIの仕様を把握しきれておらず、通知の形式が想定通りでない課題が発生しているので解決が必要となっています。
今後は他部署でのDXをさらに促進するために勉強会などを主催したい
――今後取り組みたい改善はありますか。
今回作成したRPAはプログラムのコード含め、まだ複雑な処理が多く含まれているので作業合理化も含めよりシンプルなRPAに改善していきたいです。
――RPAチームの中で今後取り組んでいきたいことはありますか。
他部署の方々が意欲的にRPAを制作したり、DXについて考えていただける機会を作るために勉強会の開催を現在考えています。
ありがとうございました！
