「もっと楽しく働ける！まんがでわかる！【dipメソッド】」の公開を始めます！「「会議多い…長い…もうやだ…」を減らしていくために」試し読み付き
DX magazine powered by dip編集長のお嬢シスこと西野です！
このたび、社内向けに公開してきた「もっと楽しく働ける！まんがでわかる！【dipメソッド】」（編集長：お嬢シス）を社外向けにも公開していくことになりました！
このメソッドPJが始まってから約1ヶ月ほどですが、もう２０以上の記事が作成されております。社内の有志のみなさん、ご協力まことにありがとうございます。
今回は、会議についてのdipメソッドを公開します！
現在一部の会議でトライアル中で、今後内容が変わる可能性もありますので、ご了承ください。
「会議多い…長い…もうやだ…」を減らしていくために【dipメソッド】
はじめに：商品開発本部の大半の人が「会議多い」と思っています…助けて…
アンケート結果から抜粋: 従業員がAI導入以外で解決したい/やめたいと考えていること
💡 MTG：目的やAgendaが不明瞭なMTG、無駄なMTG、無駄な共有のみのMTG、MTGの延長など
「会議が多すぎる」と感じているあなた、この記事はまさにあなたのためにあります！dipメソッドを使って、ムダな会議をスリムダウンしましょう。
会議開催の心構え
必要な会議はやるべきだが、無駄な会議は減らすべき
全部Slackで！とかじゃなく、必要だと思ったら会議を開催すべきです。
話したほうがいいことはたくさんあります。
むやみに会議を減らして情報共有が滞ってもいいことありません。
でも、無駄な会議は減らしたいよね…。無駄というのは下記のようなことだと思います。
😔 目的やAgendaが不明瞭なMTG
😔 共有のみでネクストアクションを決めないMTG
😔 むやみなMTGの延長
😔 人数が多いのに喋る人が少ないMTG
なので、下記の２点だけ！やってみましょう！
会議の質を上げる：必ずアジェンダを用意してGoogle Meetのメモに書いてね
会議の時間を短く内容を充実させる：会議は基本25分で、極力遅刻や延長しない
会議の質を上げる：必ずアジェンダを用意してGoogle Meetのメモに書いてね
参加者に、「おれはなんでこの会議に呼ばれたの…？」と思われないようにしましょう。
タイトルに「XXプロダクトのこの機能のチケットについて」とだけ書いてあると、呼ばれた人は「何の話をされるの…？」と戦々恐々としてしまいます。
あとは、「ご相談」とだけ書かれると、「もしかして…退職や異動の相談！？」となって怖いです。
メモに書くことは下記の３つくらいでいいと思います。
会議でやりたいこと 下記のどれか
・ 説明して実施可否を判断してもらいたい
・完成度は30％だけど相談してレビューをもらいたい、方針を決めたい ※企画完成してないけど承認してください とかは違うのでやめてね
・説明して合意したい
・読み合わせして認識合わせしたい
困ってることや悩んでいること、ほしい観点を書く
マストで参加してほしい人がいたら指定する
・この人も同席が必要そうみたいなのはマスト参加者に判断してもらいましょう
・人を呼びすぎてもよくない
・意見を聞きたい人、意見がある！と言ってくれる人を誘いましょう
で、書いているうちに、これSlackでよくね？みたいになるかもしれないので、その場合はSlackで連絡や相談して、必要そうだったら会議を開催するようにしてみましょう。
逆に避けたほうがいいこと ※緊急の場合は除く
・何も準備せずにただただ相談したいというのは避けましょう
・書くのがめんどくさいから人を呼びつけるのはやめましょう
・Slackで済むちょっとした確認なのに会議をだいだいてきに開催しないようにしましょう
MTGについては、簡単なことでも招集していただいた方が認識齟齬や漏れがなくなるのでよいという方も。ただし、呼ぶ人と人数は考えた方が良いとは思います。
また、何の会話をするのかはタイトルや本文でわかる方が良いですね。必要な人をアサインしたりできるので。
会議の時間を短く内容を充実させる：会議は基本25分で、極力遅刻や延長しない
会議のふるまいのお願い
・極力会議に遅れていかないようにしましょう
・会議の延長はやめましょう
会議の時間を短く
・基本開催時間を25分にしてみてね 15分でもいいですよ （GoogleCalendarの設定で基本の会議設定時間を25分にできます）
・最初の説明は5分くらい
・議論に時間をつかおうね
・最後の５分はネクストアクションを決める時間にしよう
・会議の延長はしない 白熱しそうだったら最初からバッファを確保しておこう！次の会議に差し支えます。
・会議中に「そういえばこの件も…」と、５分以上既存のアジェンダ以外の話題が白熱した場合、ファシリの人は「別の時間を確保しましょう！」と恐れずに言いましょう！
・ちょっとこの件も話したい、みたいな感じのことがあれば別の会議を設定して必要な人だけ呼んでね
・その場にいる人の時間をうばわないようにしてね みんなトイレに行きたいんだよ
・延長した会議は「次の予定があるんで」と言って抜けていいです
会議の内容を充実させる
・会議前までに何を話すかアジェンダを書いてね 議題をだすひとが複数人いる場合は誰かがとりまとめてくださいね
・ネクストアクションと担当者と期日を決めて終わろうね
・議事録を出そう 議事録完成度は60％でOK、議事録ガイドラインの記事（後日公開）を読んでみてね
・不在だった人も内容を把握できるレベルが担保できればOKです みんないつでも有休とっていいようにしよう！！
もちろん上記ですべてが解決するわけではありません
PJ炎上した！とか、急な仕様変更！とかで、会議の本数自体が多い人もいると思うのですが、それは会議の開催の仕方というよりも、炎上や仕様変更の方をなんとかしたいですね。。
あと、会議を30分にすると、会議が多い人は１日で16個会議、みたいになるので、適宜休憩時間を確保しましょう。
カレンダーに不在設定をいれて自衛するのもいいですよ。不在のところに予定いれようとすると自動で辞退になります。休み時間は権利です。
ちょっとした相談だったら、会議時間を確保せずに、SlackのハドルやoViceを活用するのもいいですよ。
ロゴの相談とかSlackもらって回答してoViceで３分喋ったら方針決まったりします。
終わりに
これでムダな会議とはバイバイ！dipメソッドを使って、より効率的な会議を開催しましょう。みんなでスムーズなコミュニケーションを目指しましょう！
いかがでしたか？結構ゆるめだと思いませんでした？
だって、「ガイドライン」とかって、それだけで読む気をなくすじゃないですか…
なるべくとっつきやすさを意識した結果、
・たまたま漫画が描けるお嬢シスが漫画を勝手に描き始める
・執行役員、本部長やCIOやCTOを始め、社内有志がゆるい記事を寄稿（箇条書きでもOK）
・ゆるい読みやすい文体に編集
・アイキャッチも親しみやすい感じ
ということになりました。
「dipメソッド」について
商品開発本部内の業務・資料作成の基準や、効率的な方法を示すゆるめの記事です。
資料を必要以上に工数をかけて作らない・誰が見ても判断しやすくなるようにしていきましょう。
目的は主に下記の３つです
資料を作る目的は、円滑にコミュニケーションしたいから
例：企画書であれば課題解決の内容を伝えて決裁・関係者と合意したい
例：データ分析の報告書であれば、データとその解釈を伝えて次の打ち手、改善策を考えたい
ガイドライン策定の目的は、意思決定を早くしたいから
多種多様バラバラの資料に同じような指摘をし続けなければならない決裁者の負担を減らしたい
決裁者の資料check観点や基準を開示することで資料作成者の工数や手戻りを減らしたい
テンプレート作成の目的は、把握・判断しやすくしたいから
誰でも一定のクオリティで資料を作れるようにしたい
社外向けにはディップのブランドイメージを統一したい
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監修：商品開発本部の管理職、ガイド作成有志メンバー
全体デザインアドバイザー：バイトルのデザイナー
dipメソッドロゴ：金（DX magazine powered by dipのデザイナーです！）
dipメソッド編集長＆漫画やイラスト：お嬢シス
今後、社内限情報を削除して定期的に掲載していきますので、気軽に読んでいただき、Xなどでシェア・感想をもらえたら嬉しいです！
どうぞよろしくお願いいたします。
以上
