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みなさんは名刺をどのように管理していますか？
膨大な量の紙の名刺を整理するのは時間も手間もかかってしまいます。そこで現在は、名刺管理のデジタル化が進んでいます。
ソフトやアプリなどの名刺管理ツールを利用することで、業務効率化や自社の社員の人脈を把握できます。
今回の記事では、名刺管理ツールを取り入れるメリットや機能の紹介、サービス比較をしていきます。
名刺管理とは
名刺管理とは、簡潔に言えば、ばらばらの名刺を一括管理するということです。
従来であれば交換した名刺は、フォルダで管理したり、どこかに物理的にまとめられてしまい、情報の共有などが行われづらい課題がありました。
紙の名刺をデータ化して名刺管理することで、必要な時に社外と連携できます。また社内で名刺管理ツールを導入すれば、自社の従業員の名刺を管理、共有、活用可能です。
名刺管理ツールを取り入れる3つのメリット
名刺管理ツールを取り入れることで得られる3つのメリットを紹介していきます。
①データの検索が簡単
膨大なデータからすぐに目的の名刺を見つけ出せます。必要な時に連絡したい相手を迅速に検索できるため、社外とやりとりが必要な時に便利です。
②いつでもどこでも名刺の情報を確認できる
名刺管理ツールは個々のスマートフォンやタブレットからもアクセスできます。出先で担当者の名前や連絡先をいつでも素早く確認できます。また、紙の名刺をそのまま持ち歩くと紛失の危険性もありますが、名刺管理ツールでは情報漏洩も防ぐことができるのです。
③名刺管理の効率化・データの社内共有
例えば「以前名刺を交換した相手が部署を移動していた」
「同じ人物に部署内で二度営業をかけてしまった」などという経験はありませんか？これらをすべて解決してくれます。
名刺管理ツールは、名刺の重複を自動で判別し、名刺交換する度に最新の部署や役職の情報にアップデートしてくれます。紙の名刺だと、一枚一枚ファイリングし、確認、検索など大変な作業量になりますが、それらの作業を効率化し、他の仕事に時間を充てることができます。
ニューノーマル時代にはオンライン名刺交換も
最近では、コロナの影響もあり、ビジネス面においてもZoom、Google MeetなどのWeb会議ツールを使ってのやり取りが劇的に増えました。
画面を介しての社外とのやりとりにおいて、オンライン名刺交換が盛んになっています。下記でオンライン名刺交換できるツールも紹介していきます。
名刺管理ツールの機能
名刺管理ツールの具体的な機能を紹介します。
基本機能
取込
名刺情報をデータ化する機能です。専用のスキャナで読み込んだり、スマートフォンのカメラでスキャンし読み込むもの、手で入力するものもあります。
マルチデバイス対応
PC・スマートフォンの両方で管理できるので外出先でも便利です。
検索機能
必要な人物情報や連絡先を素早く見つけられる機能です。
社内共有
名刺情報を他の社員と共有でき、誰が誰と繋がっているかなど社内の人脈を可視化できる機能です。
オプション機能
SFA・CRMなどとのシステム連携機能・営業支援機能
サービスによってはオプションで提供されていることもあります。
例えば、既存の営業管理システム（SFA）や顧客管理システム（CRM）などと連携ができる機能が搭載されているツールもあります。顧客にメールを配信できたり、組織図を自動で生成し把握していなかったつながりを見つけ、営業チャンスを広げることができます。
名刺管理ツールの選び方
名刺管理ツールの中には無料で使えるものもあります。
しかし、無料サービスでは機能面で充実していなかったり、読み込める名刺の数に制限がある場合もあります。
会社で使用する人数、必要な機能、かけられるコストを割り出して各サービスを比べ、よりニーズにあったものを選ぶことが大切です。次章でおすすめの名刺管理ツールを紹介するのでぜひ参考にしてみてください。
おすすめ名刺管理ツール16選
Sansan
シェアNo.1の名刺管理サービスです。業界シェア82.8％、法人向け名刺管理サービス7年連続シェアNo.1（2020年）
一般的な名刺管理とは異なり、名刺データを会社・人物単位で自動的に集約することができます。
Sansanに名刺をスキャンしておくだけで、人事異動ニュース、ビジネスに役立つ企業関連ニュースを自動で受け取れ、ニュースをきっかけに、新たなビジネスチャンスが生まれることもあるかもしれません。そして、可視化された社内人脈と合わせて営業戦略に活用することができます。
特徴
- 人脈を社内で簡単に共有
- 名刺交換した人の人事異動情報や企業の最新ニュースが届く
- スキャンされた名刺データに紐づけて、メモや議事録を登録、共有できる
価格
- お問い合わせ
トライアル
あり
Eight
シェアNo.1名刺アプリ「Eight」です。（※日本の主要なビジネスカテゴリの名刺管理アプリサービスを対象とした「アクティブユーザー数」調査による）
Sansanは法人向けに販売されている名刺管理サービスなのに対し、Eightは、個人利用を目的とした名刺管理アプリです。名刺のデジタル化で、たまたま出会った仕事のご縁を、フィード機能やメッセージ機能で、絶やすことなく、未来につなぐことができます。Eightでつながると、相手が転職や昇進などで名刺を変更した場合に「通知」が届きます。
個人的なビジネスSNSとしての活用であれば、Eightの利用をおすすめします。
特徴
- 無料
- 名刺交換した人の近況情報が届く
価格
- 無料
（有料プレミアムプランもあり月額480円または年額4,800円）
Eight 企業向けプレミアム
Eightよりもさらに営業の幅が広がる法人向け名刺管理「Eight 企業向けプレミアム」です。
いままで通り個人のアカウントでEightを使いながら、社内で共有された名刺情報も検索できるようになります。同僚に会いたい人を紹介してもらって、営業活動の幅を広げましょう。
特徴
- 社内のEightユーザーが保有する名刺情報で組織の人脈を集約し活用
- 営業のチャンスが広がる
価格
- 基本使用料10,000円／月+アカウント料400円／人
トライアル
なし
名刺de商売繁盛
名刺管理だけでなく、営業部門やマーケティング部門などさまざまな部署で活用できる、便利で使える機能を備えているヤマトシステム開発の「名刺de商売繁盛」です。
名刺のデータベースを社内で共有・一括管理することで、社内人脈の見える化による商談案件の掘り起こし、見込み顧客の創出やメール配信などのマーケティングなどに活用でき、埋もれた名刺を会社資産として有効活用できます。
特徴
- 名刺管理だけじゃない！営業活動や販促活動を効率化
- 低価格の料金体系
- 安心して使えるセキュリティ／管理体制
価格
- 月額利用料30,000円
- 初期費用 無料
- 名刺のデジタル化料金（税別）オペレータモード 40円／枚、セルフモード 0円、
- 名刺の総登録枚数（税別）20万枚まで無料、20万枚超えると20万枚毎に月額3,000円
トライアル
なし
CAMCARD BUSINESS
全世界1.1億人以上のビジネスパーソンが利用する名刺管理アプリ「CAMCARD」企業向けソリューションです。世界最高クラスの画像補正・OCR（文字認識）機能で、名刺画像を5秒で鮮明にデータ化します。
オンライン名刺交換も可能で、簡易SFA機能やオペレーターによるデータ修正が可能です。
特徴
- 圧倒的なデータ化速度で、即データ化
- オンライン名刺交換・共有
- 高精度校正の枚数(ID/月)、STANDARD20枚PROFESSIONAL50枚
価格
- STANDARD1,400円/ID/月
- PROFESSIONAL2,200円/ID/月
トライアル
あり
biz compass
個人向け名刺管理サービスの気軽さと、ビジネス向け名刺管理サービスの必要な部分をしっかり備えたシンプルなサービス「biz compass」です。
特徴
- 必要な機能だけを組み合わせることができる
- 人脈検索が可能
価格
- 月額利用料5,000円/ユニット（1ユニット5IDまで）
- 初期費用48,000円/ユニット
- 名刺データ化料金 30円／枚
トライアル
あり
SkyDesk Cards
富士ゼロックスのクラウド名刺管理ソフトは、ビジネス向けの機能を搭載し、シンプルで長く使えます。
名刺情報をデータベース化することで退職者が出ても名刺情報の持ち出しを防げ、会社の資産になります。
特徴
- 機能もコストもシンプル
価格
- ユーザー数に応じたプラン、5ユーザー3,150円/月（税抜）
トライアル
なし
PHONE APPLI PEOPLE for Salesforce
SalesCloud連携で楽々！「PHONE APPLI PEOPLE for Salesforce」です。
社内の誰がいつ名刺交換したのか、名刺交換履歴で見られます。またスマホに連絡先が入っていなくても着信時にSalesforce上の取引先責任者名刺情報を素早く検索し、発信元の連絡先を自動表示してくれます。
特徴
- 名刺交換履歴
- 発信元の連絡先を自動表示
価格
- 初期登録費用15,000円
- ユーザライセンス 300円／月 1
（オプション） - ユーザー名刺入力サービス96,000円～ 1200枚
- 初期設定サポート30,000円～
トライアル
なし
i-Connection
名刺管理システムと社内SNSが融合したクラウド型の新しいCRMツール「i-Connection」です。
名刺管理が提供する人脈管理機能とSNS機能により、幅広い人脈と多くの情報をもとに他社にないスピードで、顧客がよろこぶソリューション提案を可能にします。
社員一人ひとりが持っている人脈を全社資産化し、全社営業、チーム営業を実現します。
特徴
- 人脈管理機能とSNS機能
- 登録名刺枚数制限なし
価格
- 月額利用料1,500/人
- 最低契約期間3ヶ月
- ご利用人数制限10～
- 登録名刺枚数制限なし
トライアル
あり
GRIDY 名刺CRM
獲得した名刺を確実に会社の資産にする、名刺デジタル化サービス「GRIDY 名刺CRM」です。
PCに繋がれたスキャナーにより一括で取り込みます。同時に複数枚一気に取り込めるので貯めこんでしまった名刺のデータ化も時間は掛かりません。
また、出先では専用スマホアプリの「24/365」（名刺取り込みアプリ）で写真を撮って送信するだけで、一発でSFAに取り込み完了します！すぐに営業報告が出来ます。
特徴
- 名刺情報を「正確」「高速」でデジタル化し企業資産として確実に蓄積
- グループウェア、SFAとの機能連携で情報の一元管理・共有を実現
- セキュリティ面も安心
価格
- 総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』ご利用のお客様は無料
トライアル
あり
アルテマブルー
1ユーザーから使える名刺管理サービス「アルテマブルー」です。SFA/CRMツールとの連携で、戦略設計にも活かせます。
忙しいときはOCRで読み取った名刺情報をアルテマブルーのオペレーターが正しく修正して納品する「フルモード」で登録作業の負担軽減。
業務に余裕があるときは、OCRで読み取った名刺情報を自身で修正する「ゼロモード」でコスト削減。「負担軽減」と「コスト削減」のどちらも実現できます。
特徴
- 機能は充実、しかし運用は簡単
- データ化の手間を軽減し、スピーディーに資産化
- 負担削減とコスト削減
価格
- 月額費用2,500円/ ID
トライアル
あり
ホットプロファイル
名刺スキャンでかんたんデータ化。人手でほぼ100％の高精度。また、日々の名刺データ化で、会社と組織図を自動生成。『営業先の部署の上司はだれか？』『どこを攻めるべきか？』『誰が接点をもっているのか？』人脈を活かした戦略的な営業活動を実現します。
特徴
- 名刺管理＋営業支援機能
価格
- 1ID月額3,000円から
トライアル
あり
myBridge
LINEの名刺管理アプリ「myBridge」です。
撮影した名刺情報は、文字認識技術と人の手作業によって、正確にデータ化します。またオンライン名刺機能により、URLを送付することで、誰にでも簡単に名刺情報を送ることができます。
他の名刺管理サービスに登録していた名刺データも、myBridgeにかんたんに移行でき、まとめて管理できます。
特徴
- 無料
- 正確なデータ化
- オンライン名刺交換ができる
- 他サービスからデータをインポートできる
価格
- 無料
Wantedly People
400万人が使う人脈・名刺管理アプリ「Wantedly People」で、名刺以上のつながりを手に入れましょう。複数の名刺を一緒に撮るだけで、その場でデータ化して名刺交換相手の情報を入手できる、400万人が使う人脈・名刺管理アプリ「Wantedly People」で、名刺以上のつながりを手に入れましょう。
特徴
- 無料
- 同時に10枚を瞬間データ化
- 人工知能で処理される安心のセキュリティ
価格
- 無料
名刺バンク
スマートフォン・タブレット・携帯電話など多様なデバイスに対応したクラウド型の名刺管理アプリケーション「名刺バンク」です。
人物相関図機能により、選択した名刺の人物相関図を表示し、人物相関を瞬時に可視化します。名刺管理や顧客情報共有において、利用人数がネックになっていませんか？ 名刺バンクは、ユーザ数課金ではなく、名刺枚数によって課金となります。利用人数に縛られない価格設定のため、部内や事業部内、あるいは社内全体で利用し、情報共有することが可能です。
特徴
- 人物相関を瞬時に可視化
- 名刺枚数によって課金
- 多様なデバイス対応
価格
- 不明
トライアル
あり
まとめ
気になる名刺管理ツールは見つかりましたか？「今の課題は何か・コストをどれくらいかけられるのか」を念頭に置きそれぞれのサービスの強味と一緒に比べると、導入すべきサービスが見えてくると思います。ほとんどのサービスが無料トライアルを実施しているので、まずは試してみるのも良いかもしれません。
適した名刺管理ツールを取り入れて、業務効率化・社内の連携を強化しましょう！
