みなさん、日程調整によって年間何時間失っているか知っていますか？
なんと！社員1人につき年間100~200時間も失っているんです。
そこで、この無駄な時間を削減してくれる日程調整ツールが誕生し、現在多くの企業で導入されています。
この記事では、日程調整ツールの説明だけではなく、選ぶ際のポイントやメリットまで幅広く紹介していきます。
目次
1.日程調整ツールとは？
日程調整ツールとは、イベントや会議などの日程を決める時に、メンバーのスケジュール調整をするためのツールです。
冒頭でもお伝えしましたが、日程調整によって社員1人につき年間100~200時間も失っています。衝撃の事実ですね。
そんなビジネスにおいて最も無駄な時間のひとつである「日程調整」をスムーズに行うことで、本来割くべき業務に時間を使うことができます。
2.日程調整ツールが注目されている理由
今までは社員に個別にメールをして日程を聞かなければならず、とても不便でした。
「日程調整を楽にできる方法はないのかな」こんな風に思ったことがある方は多いと思います。
しかし日程調整ツールを導入することで、個々に直接日程を確認する時間と手間が省けるので、企業だけでなく個人でも急速に導入が進みました。
実際、今回紹介するTimeRexというサービスは日程調整時間を60%削減することに成功しています。
そのため時間を削減したい、効率的に働きたいビジネスマンに特に注目されています。
3. 日程調整ツールの導入メリット
膨大な日程調整タスクが一つのURLを送るだけで完結
1つのURLに参加者の都合のよい日程を回答してもらえるため、個別に日程を調整する手間が省けます。
自動的にカレンダーと同期されることで、予定を忘れる心配がない
決まった予定は自動でGoogleカレンダーに登録されるサービスが増えているため、予定を忘れる心配がありません。
会議室の予約や仮押さえの解除が自動でできる
打ち合わせをする会議室の予約や、押さえておいた会議室の予約が日程調整ツールで自動化されるため、うっかり忘れる心配がありません。
4. 日程調整ツールを選ぶ際のポイント
使用する目的に合ったものを選ぶ
社内メンバーとの日程調整に向いているツールもあれば、大人数の飲み会開催に特化したものもあります。
日程調整ツールを導入する際は、使用する目的を決めた上で選ぶのがポイントです。
必要な機能がついているか確認する
日程調整ツールの中にも、利用できる機能はさまざまです。
何の機能を必要としているかを社内で話し合い、それを基にツールを選ぶことが大切です。
料金
完全無料のものもあれば、無料トライアル後有料になるものもあり、各ツールによって料金プランはさまざまです。
「無料版では何ができなくて、有料版では何ができるのか」を把握した上でプランを選びましょう。
5.シーン別に日程調整ツール紹介！
外部との日程調整を楽にしたい！
eeasy
グループウェアと連携することで、ビジネスのあらゆる日程調整を自動化するツールです。
1か月間無料トライアルの後は、「調整が多かった人」の人数分のみ料金がかかります。
（個人利用はずっと無料です）
決定した予定や場所を考慮して、移動時間も自動で算出してくれるため、外部打ち合わせが多い方におすすめです。
| 【eeasyの特徴】
●決まった予定はグーグルマップカレンダーに自動登録 |
※無料版でできること、有料版でできることは問い合わせが必要
調整アポ
引用:調整アポ公式ホームページ
打ち合わせの日程調整を行う際に、メール等で行う日時のやりとりを効率化するツールです。
10名以下で利用する場合は無料ですが、それ以上の人数は有料です。
| 【調整アポの特徴】
●日時の仮押さえ・削除と、会議室予約が自動で行われる |
| 【無料版でできること（10名以下無料）】 ●スマホアプリ通知 ●ビジネスチャット連携(全8種類) ●メール通知 ●Googleカレンダー連携 等【有料版でできること】 ●SMS通知 ●社員毎に来客通知先を指定 ●受付時間設定 ●複数管理者設定 等 ＋無料版でできること |
アイテマス
Googleカレンダーとの連携で利用できるツールです。
Googleカレンダーと連動して最新の日程候補を簡単に共有できるので、打ち合わせが多い方におすすめです。
| アイテマスの特徴 ●完全無料、ユーザー登録不要で利用できる ●時差に対応しているので、海外のビジネスパートナーともスムーズにスケジュール調整ができる ●スマホアプリがあるので、仕事の移動中にスマホでサクッと日程調整できる |
社内メンバーとの日程調整を楽にしたい！
TimeRex
GoogleまたはMicrosoft365のアカウントがあれば利用できるツールです。
無料プランと有料プランがあり、ニーズに合わせて自由に選択できます。
曜日や時間帯など、好みの条件を設定すると、その条件に基づいて候補日程を自動でリストアップしてくれます。
| TimeRexの特徴 ●GoogleまたはMicrosoft365のアカウントがあれば利用できる ●URLを送るだけで日程調整が完了する ●日程が決まったら、カレンダーに予定を自動登録 ●同席者のスケジュールも考慮して、候補日程をリストアップ |
| 【無料版でできること】 ●「商談」「打ち合わせ」など用途に沿った日程調整カレンダーを1つ作成 ●日程調整回数は無制限 ●オンライン会議ツールと連携し、日程調整完了と同時にミーティングURLを発行【有料版でできること】 ●「商談」「打ち合わせ」など用途に沿った日程調整カレンダーを無制限で作成 ●日程調整回数は無制限 ●オンライン会議ツールと連携し、日程調整完了と同時にミーティングURLを発行 ●複数人のスケジュールを考慮した日程調整 ●日程確定時の会議室自動予約 |
biskett
Googleカレンダーと連携し、日程を「サクッ」と調整できるツールです。
14日間は無料で使用できますが、その後は有料プランになります。
たったの3step（日程調整用のURLを発行→URLを送る→日程が選択されるとカレンダーに自動で予定が入る）で日程調整が完了するので、初心者の方にもおすすめです。
| biskettの特徴 ●会議室も同時に抑えられる ●予定が重複しない ●Googleカレンダー・Slackと連携できる |
※無料トライアルでできること、有料版でできることは問い合わせが必要
大人数の飲み会開催の日程調整を楽にしたい！
調整丸
引用:調整丸公式ホームページ
飲み会やパーティの日程調整やお店選びがカンタンにできるツールです。全て無料で利用できます。
スケジュール調整と同時に、候補のお店リストも作成できます。
| 調整丸の特徴 ●スケジュール調整と同時に、候補のお店リストも作成できる ●URLをみんなに送るだけなので、1人ずつ希望を聞く必要なし |
トントン
引用:トントン公式ホームページ
イベントの基本情報・候補日・候補時間を指定するだけで日程調整ができるツールです。
無料で利用できます。
| トントンの特徴 ●会員登録の必要がなく、無料で利用できる ●URLを共有するだけなので、無駄なやり取りを削減できる ●主催者は、候補を挙げたら全員の記入を待つだけ ●参加者は候補日に出欠の選択をするだけ |
伝助
引用:伝助公式ホームページ
打ち合わせや飲み会を開くとき、みんなの予定を入力して、どの日程が一番都合がよいかを確認するツールです。無料ですべての機能を利用できます。
操作・デザインがシンプルなので、日程調整ツール初心者にもおすすめです。
| 伝助の特徴 ●みんなの都合のよい日程が一目で分かる ●カレンダーの日付をクリックするだけで、候補日程の入力が完了 ●出欠の登録がおこなわれた時に、通知を受け取れる |
6.日程調整ツールを使用する際にすべきこと
導入の目的・メリットを共有する
なぜ日程調整ツールを導入するのか、導入するとどんなメリットがあるのかを社員に共有しましょう。
これまでの会社の慣習が変わることに抵抗を感じる社員がいることを考慮して、丁寧に分かりやすく伝えることが大切です。
マニュアル・Q&Aを作成し、使用方法を説明する
ツールを導入する際に一番大事なことは、マニュアルやQ&Aを作成して共有することです。
新しいツールの導入を不安に感じる社員は多いので、シンプルに分かりやすくまとめることを意識しましょう。
また、ツールの利用開始後に出てきた疑問点は、その都度マニュアルに追加することもポイントです。
部分的に試験導入後、全体で使用開始すると安心
全社に一斉に導入すると、使い方のお悩み相談が殺到する可能性があります。
それを防ぐために、一部の部署で試験導入すると安心です。
まずは小さく始めて、使い勝手や社員の反応を観察しましょう。
7.まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回紹介したツールは、誰でも簡単に利用できるものばかりです。
紹介した以外にも、日程調整ツールは多々あります。
目的や料金感から、組織にあった日程調整ツールを見つけましょう！
