今まで、午後休しか取れなかった。独学で始めたRPAによって得たのは「自由に休める環境」だった

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今回は、ほぼ独学でRPAツールを使い始めたという渡邉さんにお話を伺いました。元々Excelを扱った事がなかったという渡邉さんがどのようにRPAを使いはじめ、業務時間の削減を達成したのか。たっぷりお話を伺ってきました!

営業推進課でデータ提供に使われるRPA

ーー今日はよろしくお願いします。まずは渡邊さんの担当業務について、簡単に紹介をお願いします!

私が所属する営業推進課では、施策・商品周り、新卒研修、ALE(採用、応募代行)を担当するチームがあるのですが、私はそれらに関連するデータを扱う業務を担当しています。

具体的には、メディア周りの売上実績やオプション商品などのデータを事業部長のみなさんに提供したりしています。

ーー戦略推進課は、いつ頃RPAの導入を始めたのでしょうか?

私が始めたのが最初で、今年(2019年)2月頃です。

元々新卒で違う部署に配属され、カスタマーサポートをしていたのですが、昨年10月から営業推進課に異動になりました。異動した当初、データ周りが苦手でデータを簡単に出せないか考えていました。

それを周囲に相談したところ、上司にRPAという存在を教えていただきました。Excelも使った事がないくらいだったのでRPAの事は全く知らなかったのですが、業務が楽になるという事で推進していきたいと思いました!

ーー具体的にどんな業務をRPA化していますか?

1つ目は、オプション製品のデータを出力し、社内の情報共有サイトに情報をアップロードする業務で、

2つ目は、ディップ以外の企業が開催するフェアの会場場所などの情報をホームページ上のサイトから抽出する業務です。

現在はこの2つを自動化しています。

ーーそれぞれ、どれくらいの削減ができたのでしょうか?

リスティングの残枠に関しては定例業務で、1日あたり1時間ほど削減になっています。業務の特性上、突発的かつ面倒な作業が入ることが多く、RPAを導入することで急遽残業をしなくてもいいなど少し負担は軽減できたと思います。

毎日1時間分多く、仕事ができるようになった

ーー8時間のうち、1時間が削減されたってすごいですね!新たに創出された時間をどのように過ごされていますか?

RPA化した時間を使って、他のデータ作成ができるようになりました。

大きな変化としては、休みたいときに全休が取れるようになった事です。毎日午前中に作業をする必要があったので、お休みを貰うときはいつも午後休だったんです。

ーー…それは驚きです。RPAを導入して、精神的な変化もあったのではないでしょうか。

これまでは「自分の担当」として属人化していた作業が、RPAによって「引き継げばすぐに、誰でもできる」ようになりました。体力的にも、もちろん精神的にも楽になりました。

RPAに理解ある環境だからこそ、成功した

ーーRPA導入によって、周囲のメンバーにも変化はありましたか?

「これはRPAでできないか?」と、聞いて貰えるようになりました。RPAに対して興味や理解がある環境なので、恵まれていると感じます。聞かれた内容は私ではまだ判断できない部分が多いので、9割くらいはRPA推進チームに相談しています。

ーーRPAの導入で大変だったことはありますか?

RPAがうまく動かなくなったときは修正するのが大変でした。あまり知識がないときに作ったものなので、知識が増えてきた今となっては、もっと分かりやすく作れたのかなと思ったりもします。

わからない事は、RPA推進チームの方にチャットで聞いています。しかも返信がすぐ返ってきます(笑)ただ、私がいる新宿事業所でもRPAを作れる人がいたらスムーズに対応できるので、常住していただきたいです。

ーー実際にRPAを導入してイメージと違ったところはありましたか?

初めてロケットマウスを見た時は圧倒されました!RPAロボットはWEBページとExcelなど、システム間連携ができるのが良いところです。

また、社内システム(VPNが必要なシステム)にアクセスできるのが助かります!

パソコンが不得意でも、独学でチャレンジしたロボット作り

ーー渡邉さんは、最初独学でRPAを使っていたそうですが、パソコンが得意という訳では無かったんですね。

はい、PCの操作は全くの不得意で。営業推進課に異動するまでは、Excelの関数1つもわかりませんでした。

ロケットマウスは、最初は誰にも教わらず、まず触ってみるところからスタートしましたが、途中からはRPA推進チームにレクチャーしていただきました。クラウド型RPAのRoboticCrowdは情シスの有識者の方が新宿事業所にいらっしゃった時に教えて貰い、作れるようになりました。

ーーパソコンの操作が不得意でも、RPA導入4ヶ月で、しかも普段の業務と並行して2つのツールを使いこなしている、ってかなり凄くないですか(笑)

いえいえ、まだまだ勉強中です。最初のロボット作りは結構時間がかかりましたし。他の業務と並行しながらですが1週間くらいかかりましたよ。ただ、操作に慣れた今ならもっと早く作れると思います。

ロボットが自動で動いているのを見ると達成感を感じるんですよね。

ロボット作りはよく考え、設計することが大切だと思います。

ーー今後導入する方にアドバイスがあれば、お願いします。

設計とロボットの組み方がすごく大事です!後でロボットが動かなくなることが無いよう、組み方を分かりやすくする。そのために、考える時間をきちんと取る必要があると感じました。

ーー最後にRPA関連での今後の目標を教えてください!

大きな目標としては、「ディップさんは求人以外にもRPAが進んでいるね!」と言われるようになりたいです。そのために今は自分の目標として、まずは業務の見直しをし、やり方を変え、データ作成時間の削減する。そして削減した分多くの必要なデータを提供できるようになりたいです。

 



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2019年11月28日

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