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2021.02.04

【完全版】入金管理システム導入のメリット・デメリットを徹底解説!

最終更新日:

入金管理メリット・デメリットの記事/アイキャッチ
入金管理では、入金の有無の確認だけではなく入金の消込や未回収金の確認と催促など多くの業務があり責任も重大です。

この記事は入金管理システムのメリット・デメリットから導入ポイントまで網羅的にご紹介します。
経理・財務担当の方やこれから事業を立ち上げようとしている方向けのものになっています。参考にしてみてください!

また入金管理システムに関する基本情報はこちらの記事に掲載しているため、こちらも参考にしてみてください。

1. 入金管理システムとは

入金管理システムとは、従来人が紙やエクセルを使い手作業でおこなっていた入金管理業務を自動化するシステムです。

入金管理業務では正確で細かいチェックが必要になります。
また取引先の数に比例して、管理する量が増えるため複雑な業務になってしまいます。

そのため、入金管理で長く時間を費やしてしまったりヒューマンエラーも起きやすいという課題があります。

そこで、入金管理システムを導入すれば、自動で入金管理業務をおこないます。

そのため、各金融機関や収納代行会社と何度も契約をおこなうことなく、各決済ごとに入金情報や請求情報をデータベースで一括管理できます。

2. 入金管理システム導入のメリット

作業時間短縮

多くの企業では、入金管理業務を紙ではなくエクセルでおこなっています。

しかし、エクセルで入金管理をおこなったとしても、多くの手間と時間がかかってしまいます。

入金管理システムは、入金確認から未回収金の催促、請求書の作成まで一括で自動化してくれます。

入金管理業務に時間をかけず、本当に必要な業務に時間を使えるといいですね!

人的ミスが減る

入金管理業務では、さまざまな取引先の入金情報を管理しなければなりません。取引先の数が多いほど複雑で手間がかかります。

また、各取引先で似たような社名や同じ人名がある場合、ミスが起きやすく、チェックにも労力と時間をかけてしまいます。
1円単位のミスも許されないため、経理担当の方に負担がかかります。

入金管理システムを導入すれば、自動かつ正確におこなうため、ミスを防止できます。

キャッシュフローの改善

キャッシュフローはお金の流れのことを指し、キャッシュフローとは出ていくお金よりも入ってくるお金が多いこと=黒字です。

良いキャッシュフローにするためには、支出を減らし収入を早く得ることが重要です。

入金管理システムを導入することで正確な入金管理が可能になり、素早い未回収金の把握で請求業務にミスなくスムーズになります。

また、キャッシュフローを改善することで、会社の資金不足を防ぎ、新規事業に投資する金額も得られる可能性があります。

経営データの可視化

システムを導入すると、お金の流れがデータ化されるため、経営データを可視化できます。

データ分析の可視化は会社の的確な現状把握や経営判断につながります。

別のシステムとの連携ができる

各種会計ソフトやCRMソフトと連携できる入金管理システムもあります。

会計ソフトの仕訳データやCRM情報をかんたんにインポートでき、手入力の転記作業を省けます。

売掛金の一括管理が可能

企業間の取引において、商品・サービスの納入日と入金日が異なることもあります。
また、入金が分割でおこなわれることもあります。

このような場合、エクセルで多くの取引先との状況を管理するのは、手間と時間がかかります。

システムを導入すれば、売掛金を一括管理できるためスムーズに処理できます。

回収効率がUPする

紙やエクセルで未回収金を管理する場合、一つひとつ確認しなければなりません。特に取引先が多い場合、管理が複雑でかなりの手間と時間がかかります。

入金管理システムを導入すれば、未回収金の情報をすぐ呼び起こせます。

また回収に必要な請求書や督促状も作成できるものもあるため、請求業務がスムーズになり回収効率がUPします!

フォーマットが統一されている

大企業などの支店や支社を多く抱えている企業では、それぞれの支店・支社で入金管理業務をおこなっています。

各支店・支社において、エクセルなどで管理している場合、使用しているフォーマットが異なることが多々あります。

入金管理システムを導入することで、フォーマットが統一されるため、入金管理の一元化を図り作業効率が大幅にUPします。

3. 入金管理システム導入のデメリット

自動化に慣れるまでに時間がかかる

入金管理の自動化で成功させるには、自動化ツールに慣れ使いこなせるようになることが必要です。

自動化に慣れるまでに時間がかかってしまうと、システムの効果を実感できるまで時間がかかります。

自動化といえど人のチェックが必要

RPAでおこなう入金管理システムでは、予め設定した作業しかできないため、イレギュラーが発生した場合に対応できません。

このような場合は、人のチェックや修正が必要になります。

オフラインの環境で利用できない

クラウド型のシステムでは、サーバの運用業務が不要な一方で、インターネット経由で利用するため、オフライン環境では利用できません。

スムーズな利用のためには、インターネット環境に気をつけましょう。

フォーマットが統一されているため自由度が低い

入金管理システムには決められたフォーマットややり方があります。

決められたフォーマットややり方をもとに、管理方法を統一したいという方には便利です。
一方で、エクセルでの管理とは違い、管理方法の自由度が低く、自社にあった入金管理方法ができない可能性があります。
つまり、企業によってメリットにもデメリットにもなり得ます。

しかし、システムによっては自由にカスタマイズできた拡張性が高いものもあるため、チェックしてみてください。

4. 入金管理システム導入の際の注意点

料金

システムを導入する際、予算との兼ね合いで利用料金は重要です。

入金管理システムの中には、高コストで導入できない場合もあります。

自社内にサーバーを設置するオンプレミス型のシステムの場合、ソフトウェアやサーバーなどの情報システムが必要なため、導入コストが合計で数百万円~数千万円かかってしまいます。

しかしクラウド型の場合、インターネット環境とPCがあればかんたんに利用できます。導入コストも数千円から数万円程度で、初期費用無料のシステムもあります。

導入までの期間

入金管理システムを導入する上で、導入までの期間は重要です。

導入が決まっても、利用開始できるまで何週間もかかってしまうのは面倒ですよね?

オンプレミス型の入金管理システムの場合、サーバー設置に時間がかかることがあります。

しかしクラウド型の場合は、インターネット環境とPCだけですぐ利用できます。
また導入後も、サーバー運用業務に携わることがないため、入金管理業務に時間をかける必要がなくなります。

入金管理システムを導入する目的

システム導入前に、導入目的や自動化させたい業務を明確にしておくことも重要です。

例えば、複数の部署で利用できるのか、拡張性があるのかということなども考慮しておくと良いでしょう。

このように目的を明確にしておくことで、システム導入後に機能に物足りなさを感じたり目的の作業が自動化されていないなどの事態にはならないでしょう。

現在利用しているサービスと連携できるか

現在、自社で利用している会計ソフトやCRMソフトと連携できるかチェックしておきましょう。

連携可能な場合、転記作業などを省くことや導入コストの削減ができます。

5. まとめ

以上、入金管理システム導入のメリット・デメリットを中心に紹介しました!

入金管理システムの導入は、自動化に慣れていない方には少し負担になったり、システムにコストを割きたくないと考えられるかもしれません。

しかし、導入の目的を明確にしたり1度慣れれば、作業効率を上げ本来必要な業務に力を注げます。

エクセルや紙で入金管理している企業様は、今回の記事を参考に入金管理システムの導入を検討してみてください!!

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