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メールの受信件数が増加してくると、同じメールに2回返してしまったり、返信忘れや返信遅れといったトラブルを起こしてしまいます。
そういったトラブルを解決するのが、メール共有システムです。メール共有システムを導入することで、問い合わせメールやそれに対応するスタッフの状況を一元管理し、対応漏れや重複対応をなくすことができます。
この記事では、メール共有システムの概要、メリットデメリット、選ぶときの注意点、無料で始められるおすすめのメール共有アプリを紹介します。
目次
メール共有システムとは？
メール共有アプリとは、問い合わせメールやそれに対応するスタッフの状況を一元管理し、対応漏れや重複対応をなくすことができるサービスを指します。主に、カスタマーサポートやサポートデスクなど頻繁に顧客とコミュニケーションを交わす部署で用いられます。
最近では、ECサイトの受注管理や営業メールの共有にも用いられており、メール共有システムの活用範囲が大きくなっています。
メール共有システムのメリット
対応スピードの向上
メール共有システムの導入のメリットとして、対応スピードが上がることが挙げられます。
差出人別に担当者を振り分ける、締切日や対応ステータス別に振り分けることができるため、対応スピードの向上が期待できます。
また、よくある問い合わせには、テンプレート機能を利用してあらかじめ回答文面を用意することで、対応スピードを向上させることができます。
二重対応・対応遅れの防止
二重対応や対応遅れの防止ができることもメリットの一つです。
間違ってお客様に二重対応をしてしまったり、対応を忘れてしまうと顧客満足度が低下してしまい、企業の価値が下がってしまいます。
そこで、メール共有システムを導入することで、担当者を割り当てやすくなり、対応遅れや二重対応といったトラブルをなくすことができます。
また、問い合わせ内容を記録することができるため、メール共有システム上で情報を一元管理することができます。
メール共有システムの選定ポイント
機能
まず何よりも大切なのが、「何が課題で、何のために導入するか」ということを明確化することです。自社の課題を解決してくれる機能を搭載したサービスを選ぶことが重要です。
例えば、顧客からの問い合わせがメールだけでなく、電話やSNSの場合はそれのチャネルに対応しているサービスを選ぶ必要があります。
また、スマートフォンやタブレットを問い合わせ対応に活用する場合は、モバイル対応の機能を搭載したサービスを選ぶ必要があります。
各社サービスにおいて、本当にその機能が自社に必要なのかを吟味することが重要です。
コスト
自社にあったコストで運用できるかどうかもメール共有システムを選ぶ上で重要です。
機能を増やせば増やすほど便利になるからと高機能のメール共有システムを導入してしまうと、導入・運用コストが高額になってしまいます。
一方で、コストだけを重視して、必要な機能がそろっていないメール共有システムを導入してしまったら、メール共有システムの導入を無駄にしてしまう可能性があります。必要な機能と導入・運用コストの予算を明確化した上で選ぶのがポイントです。
外部システムとの連携
メール共有システムには、顧客管理システムや受注管理システムと連携できるサービスがあります。顧客管理システムを連携することで、メール共有システムから顧客管理システムの情報に直接アクセスすることができ、スムーズな業務を実現します。
より、情報を一元管理して業務効率を向上させたい場合は、外部システムとの連携ができるかどうかを選ぶ際のポイントにすることが重要です。
無料で始められるメール共有システム6選
メールディーラー
引用: メールディーラーの公式HP
メールディーラーは、メールをまとめて管理して顧客対応をラクにするメール共有・管理システムです。info@やsupport@などの複数名で共有するメールアドレス宛のメールやCCの把握漏れを解消できます。チャットやLINEメッセージも一元管理できます。無料トライアルがあります。
特徴
- 11年連続売上シェアNo.1
- メール共有・管理に必要な機能が充実
- 専門スタッフによる安心サポート
料金
20000円~/月
導入事例
- 株式会社ベガコーポレーション
- 株式会社山口油屋福太郎
- 株式会社エムティーアイ
Freshdesk
引用: Freshdeskの公式HP
Freshdeskは、直感的・機能豊富・手頃な価格の問い合わせ管理システムです。電話、メールやチャットなどのさまざまな形のお問い合わせを一元管理できます。メールをチケットという単位で管理をし、メール対応を効率化やFAQサイトの簡単作成を実現します。21日間の無料トライアルがあります。
特徴
- 15000社を超える導入実績
- 直感的でシンプルなインターフェース
- 問い合わせ管理を効率化する機能
料金
無料プラン
有料プラン
15ドル~/月
導入事例
- ヒューレット・パッカード
- DHL
- ハーバード大学
Re:lation
引用: Re:lationの公式HP
Re:lationは、メール、LINE、Twitter、チャット、電話などさまざまな形のお問い合わせを複数ユーザーで一括管理できるメール共有管理システムです。二重返信防止、未対応案件が一目瞭然のステータス管理、承認機能などの機能を搭載しているから、複数人管理によるミスが解消できます。20日間の無料トライアルがあります。
特徴
- さまざまな形でのお問い合わせに対応
- 5つの業務をワンストップで管理
- 2,300社を超える導入実績
料金
12800円~/月
導入事例
- 株式会社富士薬品
- 合同会社DMM.com
- 株式会社ECC
メールワイズ
引用 : メールワイズの公式HP
メールワイズは、メール対応を一元管理して効率化できるサイボウズ社のメール共有システムです。一般のメールの機能に加えて「お客様情報」や「対応履歴」、「コメント機能」、「返答文テンプレート」などメール対応業務を簡略化する機能を搭載。30日間の無料トライアルがあります。
特徴
- 月額500円/ユーザーで利用可能
- 全規模対応の汎用的な機能
- kintoneとの連携が可能
料金
500円~/月
導入事例
- 株式会社星野リゾート
- ブックオフオンライン株式会社
- 株式会社レアジョブ
yaritori
引用 : yaritoriの公式HP
yaritoriは、月額980円から利用できるシンプルで使いやすいクラウド型の お問い合わせ管理システムです。contact@・support@などの共有メールアドレスを使った顧客の対応による二重対応・対応遅れなどのミスを解消できます。14日間の無料トライアルがあります。
特徴
- 低価格で始めれらる
- シンプルで強力な機能
- 3ステップで導入できる
料金
980円~/月
導入事例
不明
Zendesk Support
引用 : Zendeskの公式HP
Zendesk Supportは、メール・問い合わせフォーム・SNS・電話・チャットなどさまざまなチャネルからの問い合わせ情報を一元管理することができるカスタマーサービスプラットフォームです。また、700を超えるアプリとの連携や豊富なAPIにより自由にカスタマイズすることができます。無料トライアルがあります。
特徴
- 多種多能のチャネルに対応
- シンプルでわかりやすいユーザーインターフェース
- 40か国以上の言語に対応
料金
5ドル~/月
導入事例
- 株式会社マネーフォワード
- 株式会社エアトリインターナショナル
- 株式会社サイバーエージェント
まとめ
今回は、無料で始められるメール共有システム6選を紹介しました。
メール共有システムの導入により、対応遅れや二重対応などのトラブルの解消だけでなく、カスタマーサポートの対応の質が向上するため、自社の顧客満足度を向上させることができます。まずは「何が課題で、何のために導入するか」を明確にし、その上で、メール共有システムに求めることは何かを考えると、より自社にあったものを導入できるはずです。
まずは無料トライアルから始めて、業務の効率化を実現しましょう。
