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厚生労働省が平成30年度に発表した「平成30年雇用動向調査結果の概況」によると、平成30年の離職率は全体で14.6％です。
(参考:厚生労働省 平成30年雇用動向調査結果の概要
https://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/koyou/doukou/19-2/index.html)
成果主義の広まりや、多様な働き方の充満から、この数値は増えることが予想されます。
このように、人員の流動性が激しくなり、人事関連の部門が、社員の個人情報、採用状況、給与情報などの人員管理にかかる時間が多くなると懸念されます。
そこで役立つのが人事情報システムです。
人事情報システムを活用すれば、人員管理にかかる時間を短縮できるほか、プライバシーやセキュリティを強化して管理できます。
目次
人事情報システムとは
人事情報システムは、人事部門の業務を支援するための経営情報システムです。
Human Resources Information Systemの略から、別名「HRIS」と呼ばれています。
社員、ポリシー、手順などについての情報をシステムで一元管理し、採用管理、オンボーディング、給与、パフォーマンスマネジメント、経理など、人事部門のさまざまな要望にこたえる機能があり、人事に関するデータの記録、把握、分析に活用できます。
人事情報システム導入メリット
業務効率化
人員情報をシステムで一元管理するため、業務時間を短縮できます。
人事情報を紙やエクセルで管理する場合、記入（入力）や、必要な情報を探すのに膨大な時間を要します。
しかし、人事情報システムを導入することで、情報の記入にかかる時間を削減でき、調べたい人事情報をすぐに見つけられます。
情報を一元管理（社員、採用者）
現役社員、元社員、採用候補者の採用に関して必要な情報を取り扱えます。
人事情報システムでは、応募から退職まで、一人ひとりのデータの把握や分析ができます。
一般社員、管理職、採用担当者のそれぞれが、採用人数、採用状況、人件費など、必要とする情報をその都度参照できます。
また、会社の情報、発表、リンク、ポリシー、手順などが一元化されるので、人事関連以外の人も、人事情報をひと目でみられます。
セキュリティ向上
紙やエクセルなどでの管理は災害や盗難、改ざんからの防御が難しいほか、劣化が起こりやすく、消失する恐れがあります。
人員情報は、雇用機会均等に関する情報など、法的なデータを保存してコンプライアンスを確実に守る必要があります。
人事関連のデータ作成が楽になる
給与状況、離職率、昇格状況など、人事関連のデータは多く必要とされます。
データ作成には多く時間がかかりますが、人事情報システムを導入することで、データ作成が楽に行なえます。
必要な情報が一度で見られるので、新しいデータを作成するにも時間がかかりません。
人事情報システム選定ポイント
ツールが使いこなせるか
ツールを導入しても、使いこなせなければ導入した意味がありません。
ツールに不慣れな場合は、一度トライアルしてみましょう。
ツールによっては試用できるものがあります。試用プランには、無料のものや有料のもの、試用できる期間もさまざまです。
試用したい場合は、金額、期間をチェックしましょう。
費用が適切か
ツールによって金額はさまざまです。
費用が適切でなければ、ツールを使い続けることが難しくなります。
また、月払い、年払いのものがあるので、支払い頻度もチェックしましょう。
セキュリティが強化されているか
多くの個人情報を扱うツールであるため、セキュリティが強化されているかチェックしましょう。
パスワード制で、第3者が閲覧できない仕組みか、データは自動保存されるかなど、セキュリティが強化されているものを選定しましょう。
人事情報システムツール紹介
シナジーHR
特徴
プロフィール項目活用理念、企業理念やクレド を全員に共有できる機能で、メンバー同士のキャラクター理解や理念、クレドの浸透を促進
機能
- お知らせ機能
- プロフィール機能（組織・チーム）
- Goodアクション機能
料金
1ユーザー / 月額200円（初期費用は0円）
トライアルあり（14日間無料）
Zebra6
特徴
企業の人事管理にとどまらず、顧客管理、会員管理、生徒管理など多くのシステムをカバーできる
機能
- 管理項目
- 機密保持機能
- 帳票設計
- 計算機能
- 日付期間の自動計算
料金
￥49,680
トライアルなし
SmartHR
特徴
住所変更や扶養変更等の度に、自動で従業員情報が更新されるため、最新で間違いのない社員名簿が作成できる
機能
- 人事情報の管理・活用
- 電子申請
- 対応手続き
- 明細の発行・配布
- アカウント管理
- マイナンバー
- 外部サービス連携
- カスタマイズ
- 対応健保
料金
お問い合わせ
トライアルありあり（スモールプランのみ15日間無料）
jinjer人事
特徴
利用者の声を元に、新しい機能を随時開発、追加する
機能
- 組織管理
- 従業員管理
- ロール管理
- ダッシュボード
- 項目カスタマイズ
- 入社処理
- レポート
- システム連帯
料金
500円/月1ユーザー
トライアルあり
まとめ
今回は人事情報システムについて紹介しました。
人事情報システムを導入することで、人事部門は、データ入力などの雑務から解放され、面接や人材開発など、対人関連のタスクに集中できます。
また、会社の情報、発表、リンク、ポリシー、手順などが一元化されることで、社員が必要な情報を自分で探せるようになり、対応に追われずに済みます。
これを機に、組織にあった人事情報システムを選定しましょう。
