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生産活動を計画通りに進めるには、購買管理を正常に行う必要があります。
しかし、何らかのアクシデントによる遅延や数量の過不足は発生してしまいます。
そういったアクシデントに対応しながら、スムーズな購買行為・生産を行うためには、購買管理ツールを導入することが有効です。
購買管理システムで購買業務を適切に管理することで、不正防止やコストカットにもつながります。
この記事では、購買管理とは何なのか？どういった働きをするのかを解説します。
目次
購買管理とは？
購買管理とは「組織の購買行為を管理すること」
モノづくりの現場では、資材の購買行為が往来しています。
そういった日々多く行われる購買行為の進捗状況を管理していく業務を購買管理といいます。
製造業を営む中小企業の「製造原価に占める材料・資材費」は、おおよそ40～50％と言われています。
つまり仕入の際に製造原価の半分以上が使われています。
品質を維持した状態で、このコストをいかに抑えながら資材を仕入れられるかが利益を生み出す大きなカギを握っています。
日本規格協会（JSA）の定義では、購買管理はただ単に資材・原料の仕入れだけをしているわけではありません。
購買管理は、仕入先の選定、取引契約、発注管理、価格管理、原価低下活動、納期管理、品質管理など購買にかかわる一連の業務です。
高品質の資材の仕入にかかる費用を可能な限り抑え、いかに効率の良い供給を続けられるかを意識しなければなりません。
その供給ラインのプロセスの一つひとつを適切に管理することで、業務をスムーズに遂行できます。
購買管理は、生産活動に必要な資材を適切に現場へと届ける義務をもつ管理業務です
購買管理をするうえで、以下の6点を抑えましょう。
| What＝何を、どの資材を When=いつまでに、どのタイミングで Where=どの部署に Who=だれに How=安定して How much=どれくらいの量を、どれくらいの安さで購入するか |
この6点を常に把握していなければなりません。
購買と調達の違い
購買と意味が似ている言葉に「調達」があります。
また生産活動を行う工程の手順として「調達管理」という業務も存在します。使い方が近似しているため、意味合いを混同しがちです。
そこで「購買」と「調達」の違いを説明します。
購買
「購買」はJISでは「生産又は営業に必要な設備，原材料，部品，消耗品などを購入する活動」と定義されており、「購買管理」は「生産活動に当たって，外部から適正な品質の資材を必要量だけ，必要な時期までに経済的に調達するための手段の体系」と定義されています。(引用元:「JISZ8141:2001 生産管理用語」 https://kikakurui.com/z8/Z8141-2001-01.html)
つまり「購買」は現場での生産に必要な原材料などの資材の買い入れ行為や購買業務に伴う発注書の発行業務を意味します。
調達
「調達」は生産計画のなかで必要な資材を、期限までに仕入れて供給可能な状態にすることを指します。
他にも、生産業務に直接影響を及ぼしうる設備や人材を、生産計画に従って整備・配属する意味もあります。
「調達管理」は資源の仕入れ先の生産情報を加味し、生産計画に沿って適切なタイミングで供給できるように各プロセスの進捗段階を把握・管理することを指します。
購買管理の5原則
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適切な取引先の商品の選定
慎重に取引先の商品の選定を行います。品質が悪かったり、数量が正確に納入されないなど、取引先の失態が原因で、自社の購買行為に支障をきたしてしまっては意味がありません。安定した仕入ができ、品質の良い資材を搬入してくれる信用できる取引先を選びましょう。
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適正な品質の確保
1点目でも示しましたが、品質が安定していることも重要な基準です。品質と価格が見合っているのかを確認し、その価格・品質が自社の生産計画に沿った適切なものであるかを確認しましょう。
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適切な数量の決定
こちらも1点目で示しましたが、仕入れる数量が適切かを決定する必要があります。規定数の仕入ができず不足していると業務に支障を来たします。在庫管理にもコストが発生し、資材の品質維持も余儀なくされるため適切な数量の決定管理を行いましょう。
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適切な納期の指示
納期の設定を適切に行いましょう。業務を予定通りに進めていくために納期の設定を適切に行うことが必要です。現場にとって負担になりすぎないように、またアクシデントによる損失に対する配慮も加味した上で、納期を設定しましょう。
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適切な価格での購入
適切な価格で資材を購入しましょう。これは決して品質に見合った購入を推進しているわけではありません。自社に見合った費用の中でいかにコストを抑えて仕入れられるかを常に意識しましょう。仕入れ価格は、組織の利益に直結する重要な要素です。しっかり吟味したうえで適切な価格で購入しましょう。
購買管理の流れ
購買計画作成・見積もり・比較検討
予め立てた生産計画に沿って、予算内で購買計画を作成します。
立てた購買計画に基づき、仕入先を比較検討・選定し、条件の良い取引先に資材を発注する資材の確認・資料を準備しましょう。
発注
購買内容を確定し、発注を行います。取引先を決定した際に、相互的に取引条件を確認し取引先や納期、その他の条件を明記した契約書を作成します。
納期管理をしっかりと行い、遅れが生じた場合の対応の準備をしましょう。
入荷・検収
資材を入荷・納品し、数量があっているかを確認します。
入荷が完了したら、検収に移ります。納品した資材の確認をする作業です。資材の品質に問題がないかを確認しましょう。
請求・支払
仕入先から送付された請求書に記載された資材の納品状況を自社の入庫情報を突き合わせてズレ・間違いないかを確認します。
確認後、請求書に記載された支払い期日までに、仕入先への支払処理を行います。
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料金
要問合せ
導入事例
富士重工業株式会社、宇宙航空研究開発機構（JAXA）、株式会社ラウンドワン など
まとめ
今回は、購買管理の概要、購買業務を的確に行うための管理方法である「購買管理の５原則」の説明をしました。
購買管理ツールを使って自社の状況をしっかりと把握し、正常な購買業務を目指しましょう。
