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現在多くの企業でテレワークが導入されています。しかし、テレワークでの生産性確保に苦戦している企業が多いのが現状です。
日本オラクルが2020年10月に発表した11ヶ国を対象にした調査結果を見ると、コロナ禍のリモートワーク生産性について、日本では調査対象の46%が「生産性が下がった」と回答しました。
一方で「生産性があがった」と回答したのはわずか15%で11ヶ国中最下位でした。
引用:日本オラクル株式会社
このように企業単位だけではなく、日本全体としてテレワークでの生産性確保に苦戦しています。
しかし、クラウドツールの活用でテレワークの課題を解決し、生産性は上がります。この記事ではテレワークの運用に悩む管理者の方向けに、生産性が下がる原因と改善策を提示していきます。
目次
テレワークで生産性が下がる原因
テレワークで生産性が下がる主な原因として以下の4つがあります。
- 従業員同士のコミュニケーション不足
- セキュリティ問題（社外コミュニケーションに影響）
- 進捗状況を把握できない（管理者目線）
- テレワークでの勤怠管理が困難
従業員とのコミュニケーション不足
テレワークでは、職場の同僚や上司と離れた場所で業務するため、オフィスで働く場合に比べて孤立感を感じる可能性があります。業務に対するモチベーションの低下は生産性に影響を及ぼします。
また、コミュニケーション不足により、従業員の疑問点をすぐに解決できないと、業務が滞り生産性が下がります。
セキュリティ問題
テレワークでは情報漏洩にも気を配る必要があります。情報漏洩の経路には社内のデータを記録したUSBなど記録媒体の紛失、PCウイルスの感染などがあります。
セキュリティ対策が万全でないと、テレワークでできる業務範囲が限られ生産性が下がります。
進捗状況を把握できない（管理者目線）
テレワークにおける従業員の進捗管理は、従業員が出社するスタイルと比較して困難です。テレワークでは主にメールやコミュニケーションツールで進捗を確認するため、オフィスでの進捗確認と比べて時間がかかります。
進捗管理の体制が整備されていないと業務の進捗が滞り、生産性が低下します。
テレワークでの勤怠管理が困難
テレワーク導入により、通勤時間の短縮や自宅での時間が増えることで、従業員が自由に使える時間を確保できることはメリットです。しかし、在宅の時間が多くなることで、仕事とプライベートを切り替えられず超過労働が増える危険性があります。
そのため、テレワークでは従業員の行動が目に見えないため注意喚起ができません。
このように労務問題の発生に加えて、超過労働が連続し従業員の生産性が下がります。
テレワークで生産性を上げる方法
テレワークのマニュアル整備
以下の図は総務省が発表した「テレワーク実施の課題」に関する調査です。
引用:総務省公式ホームページ
テレワークを実施するにあたり一番の課題は「会社のルールが整備されていない」とわかります。
テレワークの労務規則の整備・業務の実施方法を策定することが重要です。
テレワーク導入までの例を紹介します。まず以下の6つの項目を分析しましょう。
- 業務に費やす時間
- 書類の形式（紙媒体か電子媒体かの検討・テレワークに移行するために電子化できる書類の検討）
- テレワークでも実施可能なシステムが揃っているか、セキュリティは担保されているか
- 個人情報：業務上取り扱う個人情報などはあるか（顧客情報や案件情報など）
- コミュニケーション：業務は何人で行うか、定期的な進捗管理の実施、商談や社内ミーティングはWeb会議システムで対応可能か
- 詳細なスケジュール管理
上記の6つの項目を分析した上で、テレワークで実施できる業務と出社して行う業務を分類するなどテレワークの移行を検討しましょう。
計画的なテレワークの移行で、業務が滞る危険性がなくなり生産性を向上させられます。
従業員とコミュニケーションをとる
オフィスではチームが集まって業務するため従業員の様子を把握しやすいですが、テレワークでは意識的に従業員とコミュニケーションを取らなければなりません。コミュニケーションが円滑にできていない場合、従業員を放置する危険性があります。
定期的な業務報告を行うなど、社員のモチベーション維持や進捗管理に努めましょう。
ツールの活用
テレワークを支援するツールを活用しましょう。Web会議ツールやチャットツールの活用で従業員とのコミュニケーションを確保し、勤怠管理ツールや進捗管理ツールで稼働状況を確認しましょう。
またセキュリティツールの活用により、情報漏洩を防止しテレワークで可能な業務を増やせます。
ツールの活用で業務を効率化し、生産性を上げましょう。
テレワークで活躍するツール紹介
セキュリティ保険がついたWeb会議ツール「Lite FreshVoice」
特徴（機能）
セキュリティ保険がついた唯一のWeb会議ツール
インストールレス・メアド非入力で利用できる
無料トライアルあり
料金
月額15000〜
タスク管理もできるチャットツール「JANDI」
特徴（機能）
チームや部署、プロジェクト別にチャットが可能
個人のタスク管理
業務で利用するファイルの管理・共有
勤怠管理ツールやGoogleカレンダーなどと連携可能
無料プランあり
料金
フリープラン 0円
プレミアムプラン 400円/人
エンタープライズプラン 800円/人
（全て月額料金）
過剰労働を防止する勤怠管理ツール 「F-Chair＋」
特徴（機能）
従業員のデスクトップ画面をキャプチャできる
従業員の様子を確認できる
過剰労働を防止
隠れ勤務防止機能
インターバル規制対応
残業のアラート機能
着席退席ボタンで細切れの勤務時間の記録が可能
無料トライアルあり
料金
スタンダードプラン
従業員数
1～10 名 10000円
11～20 名 20000円
21～30 名 30000円
31 ～50 名 45000円
51 ～100 名 80000円
（全て月額料金）
プレミアムプラン
従業員数
1～10 名 15000円
11～20 名 30000円
21～30 名 45000円
31 ～50 名 67500円
51 ～100 名 120000円
（全て月額料金）
視覚的に直感で操作できる進捗管理ツール「タスクワールド 」
特徴（機能）
操作が直感的でわかりやすい
進捗の状況が視覚的にわかる
各タスクで費やした時間を計測できる
チャット機能付き
無料トライアルあり
料金
プロフェッショナル 1050円/1ライセンス
ビジネス 2300円/1ライセンス
エンタープライズ 問い合わせ
（全て月額料金）
安心のPC環境を実現するセキュリティツール「True Office」
特徴（機能）
使用する端末にデータが保存されないから情報流出の心配がない
すべてのユーザーデータが自動的に管理者の元に集約される
データのバックアップ機能
USBなどの外部デバイスが利用可能なセキュリティツール
料金
問い合わせ
まとめ
テレワークで生産性が落ちる原因と解決策となるツールを紹介しました。テレワークの推進は業務の効率化だけでなく、従業員の生活の質向上や災害が起きた際の事業継続性にも関わります。
テレワークを効率化するツールを利用して、業務体制の改善や生産性の向上を目指しましょう。
