フリーで始められる問い合わせ管理システム9選ー比較から注意点、選定ポイントまで徹底紹介！

最終更新日： 2021年2月19日

問い合わせ管理システムを取り上げている記事はたくさんあるけど、フリーで始められる問い合わせ管理システムの記事は少ないと感じる人が多いのではないでしょうか。

フリーの問い合わせ管理システムを導入すれば、コストをかけずに顧客満足度の向上を実現できます。

この記事では、問い合わせ管理システムの概要からできること、導入メリット・デメリット、選定のコツ、フリーで始められるお問い合わせ管理システムまで幅広く紹介していきます。

問い合わせ管理システムとは？

問い合わせ管理システムとは、メール・電話・SNSなどから寄せられる顧客からのお問い合わせを一括で管理するためのシステムです。

顧客の情報を一括管理するだけでなく、顧客対応に関する情報も蓄積でき、さまざまなデータを活用しやすくなります。

フリープランがある問い合わせ管理システムはありますが、ほとんどの場合、無料トライアルがあるだけの問い合わせ管理システムがほとんどです。

さらに、使える機能も限られるため、フリープランだけで補えることは少なく注意が必要です。

まず、フリープラン又は無料トライアルを試して、自社に合っている問い合わせ管理システムを導入することをおすすめします。

AI専門ニュースメディア AINOW

【完全版】問い合わせ管理システムとは？14サービスの比較からメリット、選定ポイ...

https://ainow.ai/2021/02/04/247445/

「お客様からのお問い合わせに二重対応してしまった」「対応を忘れてしまった」といった悩みを抱えている方が多いのではないでしょうか。顧客が少ないうちはExcelだけでも管理可能ですが、問い合わせが増えてくるにつれて二重対応、対応の忘れや見落としが起こってし...

問い合わせ管理システムのメリット

問い合わせの管理や共有の無駄を削減

問い合わせ管理システムを導入することで、顧客からのお問い合わせを一括管理することができ、過去の履歴検索も簡単にできるようになるので、問い合わせの管理の手間を省くことができます。また、社内での顧客情報の共有がスムーズできます。

対応遅れや引継ぎミスをなくし、顧客満足度が向上する

対応遅れや二重対応をなくし、顧客満足度が向上することもメリットの一つです。

間違ってお客様に二重対応をしてしまったり、対応を忘れてしまうと顧客満足度が低下してしまい、企業の価値が下がってしまいます。

そこで、問い合わせ管理システムを導入することで、問い合わせ内容ごとに、担当者を割り当てやすくなり、対応遅れや二重対応といったトラブルをなくせます。

顧客情報の活用が容易

問い合わせ管理システムの導入は、顧客対応の質が向上するというメリットもあります。

メールのやり取りなど問い合わせの対応は、経験やノウハウによってによる差が出てしまいがちです。

そこで、問い合わせ管理システムを導入することで、顧客対応のノウハウをデータ化し、スタッフ間で共有することができるので、カスタマーサポートのスタッフ全員の対応の質が向上させることができます。

問い合わせ管理システムのデメリット

結局はコストがかかる

フリープランがある問い合わせ管理システムはほとんどなく、無料トライアルを備えた問い合わせ管理システムがほとんどです。

さらに、フリープランの場合、使える機能も限られてくるので、補えることは少なくなってしまいます。

そのため、問い合わせ管理システムの管理や共有の削減、対応遅れや二重対応などのトラブルの防止を実現するには、必然的に有料プランに加入することが必要になります。しかし、どうしても初期費用と維持費用などコストがかかってしまいます。

コストを抑えるためにも、自社の課題を解決してくれる必要最低限の機能を搭載した問い合わせ管理システムを選ぶのがポイントです。

結局はコストがかかってしまいますが、問い合わせ管理システムは問い合わせ管理の簡略化や顧客対応の質の向上など、メリットの方が圧倒的に大きいです。

最終的にスタッフの負担が軽減され、業務の効率化もされるためコストパフォーマンスはいいと言えるでしょう。

セキュリティの確保が必要

端末がロックされていなかったり、自動ログインができる状態になっている場合、セキュリティレベルがさがってしまい、会社にとって重要な情報が漏洩する可能性があります。また、サイバー攻撃を受ける可能性もあります。

そのため、セキュリティ対策はどのようになっているのか、どの程度のセキュリティ体制が整えられているのかを注意した上で問い合わせ管理システムを選ぶのがいいでしょう。

問い合わせ管理システム紹介ページはこちら

フリーで始められる問い合わせ管理システムの選ぶポイント

結局は有料で使う必要があるので、試したい機能を明確化して使う

問い合わせ管理システムを選ぶ上で大事なポイントは、「試したい機能を明確化して使う」ことです。

部署や拠点ごとにヒアリングを行い、課題を掘り下げたうえでしっかりと目的を見定め、必要な機能や試したい機能を書き出してみましょう。

必要な機能を事前に明確にして、無料トライアルを通して試したい機能を使ってから選ぶのがポイントです。

セキュリティ対策が適切か確認する

問い合わせ管理システムは、顧客の情報を取り扱うのでセキュリティ対策が適切か確認することは重要です。

セキュリティ対策が不十分だった場合、外部からの不正アクセスを防ぐことができず、顧客情報や機密情報が漏えいしてしまう可能性があります。

このような事態を防ぐために、データのバックアップはできるのか、データを暗号化することができるのか、アクセス制限はできるのかなどセキュリティ対策を確認しましょう。

外部ソフトウェアとの連携

どのようなソフトウェアと連携することができるどうかもグループウェアを選ぶ上で大切です。

問い合わせ管理システムと様々なソフトウェアと連携することで、より便利に活用できるようになり、業務効率を向上させてくれます。

問い合わせ管理システムの導入を検討する際は、どのようなソフトウェアと連携することができるのかを確認しましょう。

問い合わせ管理システム紹介ページはこちら

フリーで始められる問い合わせシステム9選

Freshdesk

引用: Freshdeskの公式HP

Freshdeskは、直感的・機能豊富・手頃な価格の問い合わせ管理システムです。電話、メールやチャットなどのさまざまな形のお問い合わせを一元管理できます。メールをチケットという単位で管理をし、メール対応を効率化やFAQサイトの簡単作成を実現します。21日間の無料トライアルがあります。

特徴

15000社を超える導入実績
直感的でシンプルなインターフェース
問い合わせ管理を効率化する機能

料金

無料プラン
有料プラン
15ドル~/月

導入事例

ヒューレット・パッカード
DHL
ハーバード大学

メールディーラー

引用: メールディーラーの公式HP

メールディーラーは、メールをまとめて管理して顧客対応をラクにするメール共有・管理システムです。info@やsupport@などの複数名で共有するメールアドレス宛のメールやCCの把握漏れを解消できます。チャットやLINEメッセージも一元管理できます。無料トライアルがあります。

特徴

11年連続売上シェアNo.1
メール共有・管理に必要な機能が充実
専門スタッフによる安心サポート

料金

20000円~/月

導入事例

株式会社ベガコーポレーション
株式会社山口油屋福太郎
株式会社エムティーアイ

Re:lation

引用: Re:lationの公式HP

Re:lationは、メール、LINE、Twitter、チャット、電話などさまざまな形のお問い合わせを複数ユーザーで一括管理できるメール共有管理システムです。二重返信防止、未対応案件が一目瞭然のステータス管理、承認機能などの機能を搭載しているから、複数人管理によるミスが解消できます。20日間の無料トライアルがあります。