“できたらいいな”をRPAで実現!月500時間分の作業自動化するロボ作成

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今回は戦略推進部 データマネジメント課から、月500時間分の作業を自動化できるロボを作成した大賀さんにお話を伺いました。独学の勉強からどのようにロボを作成し、時間削減を達成したのか、お話を伺ってきました。

データマネジメント課 RPA導入のきっかけ

ーー今日はよろしくお願いします。まずは大賀さんの担当業務について、簡単に紹介をお願いします。

私が所属するデータマネジメント課は、営業部の多くの方に社内の営業支援ツールを使っていただけるよう、メルマガでの広報や拠点へ出向いての課題収集や啓発活動を実施したり、お問い合わせの対応などを幅広く対応をしています。

また、収集したデータを使っての市場分析や営業リストの作成や担当付け替えなど、CRM内のメンテナンスなどを行っています。

ーーRPAを導入したキッカケを教えてください。

CRM内で保有している顧客データに対して、担当顧客の判別をする際に厚生労働省の登録情報を使えば、正確に実施できるのではないかと検討していました。

しかし、データ数が多く手動で行うのは難しいという話が上がる中で、RPAならば出来るのではないかという話になり導入を計画しました。

ーー具体的にどんな業務をRPA化しましたか?

現在いくつかの自動化をしており、1つは派遣/紹介の登録情報の取得業務、その他大手企業の店舗情報を取得する業務、他にもエクセルの中身のデータ整形や、毎週必要なデータの取得業務などをRPA化しています。

ーーRPAの導入で、どれくらいの業務時間が削減できましたか?

データ整形の案件は、今まで行っていた業務を毎月40~50時間ほど削減する結果になりました。

しかし、登録情報の取得の案件は、今まで出来なかった物を作り上げたので、月500時間程度の削減に相当するものになりました。

ーーRPAの導入で、月500時間の作業を自動化は素晴らしいですね。作成まで、どのくらいのお時間がかかりましたか?

空いている時間に触りつつですが、最初は難しくて大変でした。

説明書とにらめっこしたり、公式サポートの方とお話しながらトライアンドエラーを繰り返し繰り返し、1つ目のRPAを作るのは、1週間程度かかりました。月500時間削減のRPAはその後着手しましたが、15時間ほどで作成できました。

ーー1つ目は、1週間で作成できたのですね!RPAの作成の感想などあれば教えて頂けますか?

仕事以外では使うこともほとんどなく、実は学生時代には、エクセルすらできない人間でした。

自分が作りたいものと、作るのに必要な項目を書き出して、1工程ずつちゃんと出来ているかを確認しながら進めていき、やっと一つRPAができました。ただ、2〜3つ目を作っているあたりでなんとなくやり方がわかってきてからは、ロボの作成が楽しくなってきました。

ーー作るのが楽しくなるとはとても素敵です!RPAを導入して改善したことは、他にもありますか?

RPAに取り組んだことで、今まで我慢していた単純作業に対しても簡略化でき、より新しい取り組みに着手できるのではないかと考えるようになりました。それはロボットであったりマクロ化であったり、そもそもの工数フローの見直しなど多岐にわたります。

課内の業務に対しての考え方が、今までは”出来たらいいなぁー、でも難しいから我慢しよう”で終わっていたんですが、今では ”案外行けるんじゃないのか?”というチャレンジする雰囲気に変わってきました。

ーー課内の雰囲気までポジティブに変えてしまうとは、さすがですね!

そうですね。最初は”なにか新しい事をやっている”と遠巻きに見ている雰囲気だったのですが、今では”こういう物は出来ないのか”という話が出るようになりました。

身近にある程度出来る人がいれば、わからなかったら聞けばいいやと思えて、始めるハードルもぐんと下がるのではないかと思います。

ーー大賀さんのような先駆者がいると、チャレンジする方も心強いですね!

戦略推進部では部長の延山さんが先頭に立ち、今期内に1人1RPAという目標を掲げています。RPAを部内に浸透し、目標を達成させるため、自身が講師となり、勉強会も数回開催しています。

部内で勉強会も開催

ーー勉強会を実施して、受講された方の反応はいかがでしたか?

直近の勉強会ではロケットマウスを中心に行いました。動作は直観的なものが多く、座学のみではつたわらない事も、ハンズオン形式のセミナーで一緒に作成を行うことで理解して頂けました。複数回勉強会を行った結果、部内のほとんどのメンバーが簡単なRPAが作成できました。また、作成方法やRPA化する着眼点がわかった事で、自身の業務もRPAを使って効率化出来ないか、という相談も多く寄せられるようになりました。

最初はRPAに関心が少なかったメンバーも実際に勉強会を実施し、ロボの作成を行うと積極的に取り組んでいました。『RPAと聞いて、なんとなく難しいのではないかと思っていたが、触れてみると案外簡単に使うことが出来た』との感想でした。

何も知識がないとRPAに対して難しいと思う先入観もあるかと思いますが、知る事でアプローチの方法が増えることもあるので、まずは作成してみるのがいいかと思います。

ーー勉強会は大成功ですね。最後に、RPAへの取り組みに関して今後の目標を教えてください!

自身のスキルを高めるのも勿論ですが、部内でも広くRPAを広め生産性の高い部署を目指していきたいです。



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2019年11月28日

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