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2021.01.25

【完全版】グループウェアとは?20サービスの比較からメリット、選定ポイントまでを徹底紹介!

最終更新日:

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近年、IT業界だけでなくあらゆる分野において、PCを用いてインターネットを介した業務が当たり前になりました。同時に企業内では、散らばる情報をまとめたり、情報を共有するために、さまざまな機能が集約された基盤を構築する必要性が高まっています。

特にIT企業では、グループウェアの活用が進んでいます。グループウェアとは、文書などの情報共有だけでなく、スケジュールの管理、会議室の予約など、インターネットを介して行われる機能を集約することで、企業の業務効率を大きく上げると期待されています。

この記事では、グループウェアの概要から導入メリット、選定のコツ、おすすめのグループウェアまで幅広く紹介していきます。

グループウェアとは?

グループウェアとは、組織内での、情報共有やコミュニケーションをスムーズにして、業務を効率化するツールが組み込まれたソフトウェアです。

社内外における主な情報収集手段としてメールが用いられてきました。しかし、メールでは、タイムラグが発生してしまい、リアルタイムの情報共有が難しいのが現実です。そうした場合、グループウェアには、チャット機能や社内SNSの機能があるので、リアルタイムの情報共有が可能になります。

スケジュール共有をホワイトボード上で行っている企業は多いのではないでしょうか。手書き式のホワイトボードは手軽にスケジュールを変更できる反面、予定変更をリアルタイムで更新することは難しいです。会議が思った以上に延びてしまったり、外出先で急遽予定変更が起こることは少なくありません。こうした変更を都度手で書き換えるのは面倒であり、ミスを起こすこともあり得ます。そうした場合に、グループウェアのスケジュール管理を使うことで手軽にリアルタイムな予定変更ができます。

グループウェアでできること

グループウェアにはどんな機能があるのでしょうか。ここでは、代表的な機能を8つ紹介します。

1.スケジュール管理

個人はもちろん、グループメンバーのスケジュールを共有・管理することができます。各々のカレンダーを見ながら、スケジュール調整したいメンバーを選択すれば、空いている時間をひと目で把握できます。

2.ファイル管理

部署やグループ、プロジェクトごとの重要な資料や社内文書を電子化し、共有・管理することができます。書類の紛失をなくし、いつでもどこでも必要な書類にアクセスすることができるため、効率よく業務ができます。

3.チャット

グループや部署、プロジェクトなどの組織内において、メッセージの送受信ができます。メールでは難しかったリアルタイムな業務の流れ・進捗状況や情報共有を行うことができるため、業務効率を向上させます。

4.掲示板

全体に向けたお知らせや重要な通達を掲示板にアップすることで、全社員が確認することができます。また、部署やグループごとにカテゴリー分けが可能なので、情報を見逃すこともなくなります。

5.Web会議

オンライン上で、簡単な会議を開催し、情報共有をができるグループウェアがあります。時間や場所の制約を受けないため、いつでもどこでも会議を開催できます。

6.予約

会議や打ち合わせに使う会議室や社用車、プロジェクターなどの施設や機材の予約・管理できます。スケジュール機能と連動することで、予約と同時にメンバーの予定を登録ができます。そうすることで、予定の重複を避けられます。

7.ワークフロー管理

交通費・経費申請書や稟議書、休暇申請などさまざまな申請を電子化し、効率化することができる機能です。申請→承認→決裁のフローが自動化され、書類ミスや承認ルートの選択ミスをなくことができます。

8.ToDoリスト

個人はもちろん、部署やグループが今日やるべきことをリスト化し、優先順位をつけたり、進捗状況を管理することができます。期日や重要度を一瞬で把握できるので、業務を効率的に進められます。

グループウェアのデメリット

コストがかかる

グループウェアを導入する際、どうしても初期費用と維持費用などコストがかかってしまいます。

コストを抑えるためにも、企業の課題を解決してくれる機能を搭載したグループウェアを選ぶのがポイントです。

コストはかかりますが、グループウェアは情報共有の効率化やコミュニケーションの活性化を1つのソフトウェアで実現できます。

サービスを選びきれないことがある

ベンダーが提供している製品が多いため、サービスの選定に無駄な時間を費やしてしまうことがあります。

選択肢が多いのはメリットのように思えますが、それが逆に選定を難しくしています。

企業が解決したい課題を明確化して、企業の形態に見合うサービスを選ぶのがポイントです。

グループウェアのメリット

情報共有がスムーズになる

グループウェアのメリットとして、情報共有がスムーズになることが挙げられます。

グループウェアには、ファイル管理やワークフロー管理、掲示板などの機能が搭載されているため、電話やメールとは違い、スムーズに情報共有ができます。

パソコンをはじめ、スマートフォンやタブレットなどのマルチデバイス対応のグループウェアが多いので、いつでもどこでも情報共有ができます。

コミュニケーションの活性化

コミュニケーションが活性化することも、グループウェアのメリットの一つです。

チャットや掲示板などの機能によって、気軽に双方向のコミュニケーションができるので、コミュニケーションの活性化が見込めます。

コミュニケーション不足が原因で、情報伝達のミスや認識の齟齬が起こってしまうことが多いので、グループウェアの導入で改善できます。

時間とコストの削減

グループウェアの導入は、時間とコストの削減につながるというメリットもあります。

ワークフロー管理や文書管理の機能により、これまで紙に印刷していた資料を電子化することで、印刷する時間と印刷代を削減できます。また、社内各種の申請業務を削減することで申請業務にかかる時間を削減できます。

グループウェアを選ぶポイント

課題・目的を明確にする

まず何よりも大切なのが、「何が課題で、何のために導入するか」ということを明確化することです。企業が抱えている課題は十人十色で、どれが正しいかは一概には言えません。

部署や拠点ごとにヒアリングを行い、課題を掘り下げたうえでしっかりと目的を見定め、必要な機能を書き出してみましょう。

しかし、どんなに高機能なグループウェアでも、導入してすぐに売り上げや収益のアップにつながるわけではありません。半年、1年といった長期スパンを見据えて目的を定めるのが大切です。

自社に合ったコストで運用できるのか

自社に合ったコストで運用できるかどうかもグループウェアを選ぶ上で大切です。

機能を増やせば増やすほど便利になるからと高機能グループウェアを導入してしまうと、導入や運用時にコストがかかります。

一方で、コストだけを重視して、必要な機能がそろっていないグループウェアを導入してしまったら、グループウェアを無駄にしてしまう可能性があります。必要な機能と導入・運用コストの予算を明確化した上で選ぶのがポイントです。

また、オンプレミス型は、サーバーの準備やソフトウェアの購入など導入コストが高い傾向にありますが、クラウド型は導入コストが安いため、導入形態によるコストの差も把握しておくと良いでしょう。

無料グループウェアの注意点

機能制限がある

無料グループウェアは基本的な機能しか搭載していないため、有料版に比べて機能が制限されていることがほとんどです。また、自社の課題を解決する機能が搭載されていない可能性もあります。

サポート体制の確認

無料グループウェアは、有料グループウェアに比べてサポート体制に制限がかかっているものがあります。

Web上の良くある質問など設けているサービスがありますが、多くは個別のサポートが受けられないことがほとんどなので、ヘルプページが充実しているサービスを選ぶのがポイントです。

セキュリティ上の不安がある

無料グループウェアの多くはユーザーごとのアクセス制限ができないなどセキュリティ面に不安が残るものもあります。

もちろん、情報漏洩や不正アクセスに対する最低限のセキュリティ機能を備えている製品もありますが、有料版に比べると不安が残るものが多いです。

自社が求めるセキュリティレベルを事前に考えた上で、導入したいサービスがその要件を満たしているのかを確認した上で導入することがポイントです。

おすすめのグループウェア20選

NI Collabo 360

NI Collabo 360は、スケジュール管理、文書共有管理、ワークフロー、経費精算、支払管理など全部で30もの豊富な機能を実装した高品質グループウェアです。多機能・高品質なのに月額360円〜とコストパフォーマンスにも優れています。30日間の無料トライアルがあります。

NI Collabo 360の特徴

  • 多機能・高品質のグループウェアを低価格で利用可能
  • スムーズな企業間の連携
  • アクセス制限による安心のセキュリティ

料金

360円~/1人

導入事例

不明

サイボウズoffice

サイボウズofficeは、65000社以上の企業に導入されているかんたんグループウェアです。スケジュールや掲示板、メッセージなど、社内で情報を共有するための便利な機能が豊富にそろっています。Googleより低価格の1人 500円~で提供しています。30日間の無料トライアルがあります。

サイボウズofficeの特徴

  • 実績豊富の国内老舗グループウェア
  • 使い勝手を追求した便利な機能
  • 1人 500円~の低価格

料金

500円/1人(スタンダード)
800円/1人(プレミアム)

導入事例

  • 千葉ジェッツふなばし
  • 株式会社スポーツフィールド
  • 株式会社武蔵野

kintone

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供しているノンプログラミングかつマウスの操作だけで簡単に業務アプリを作成できる業務アプリ構築クラウドサービスです。あらゆる業種の、あらゆる人の、あらゆる仕事に対応して、柔軟にカスタマイズできます。30日間の無料トライアルがあります。

kintoneの特徴

  • あらゆる仕事に対応する柔軟なカスタマイズ性
  • 外部サービスや基幹システムとの連携
  • 最高評価の三ツ星を獲得した充実のサポート

料金

780円/1人(ライトプラン)

1,500円/1人(スタンダードプラン)

導入事例

  • 日産自動車株式会社
  • 全日本空輸株式会社
  • 株式会社資生堂

Google Workspace (旧 G Suite)

Google Workspaceは、Googleが提供しているクラウド型グループウェアです。G Suiteからさらに進化し、Gmailの受信トレイから直接ビデオ会議に参加する機能が搭載されるなど高いのUXを実現しています。Google ならではのシンプルかつデザイン性の高いインターフェースで、日々のコラボレーションを促進し、組織に大きな生産性向上をもたらします。

Google Workspace の特徴

  • GoogleならではのUI・デザイン性
  • 使い慣れたツールで連携をスムーズにする
  • Googleならではの高セキュリティ

料金(月額)

680円/~1人(Business Starter)
1360円~/1人(Business Standard)
2040円~/1人(Business Plus)

導入事例

不明

J-MOTTOグループウェア

JJ-MOTTOグループウェアは、グループウェアだけでなく、Web給与明細やWeb勤怠、オンラインストレージ等多様な機能を1人 150円〜から利用できるクラウド型グループウェアです。約4,000社、13万ユーザーの豊富な実績があります。また、最大3ヶ月の無料トライアルがあります。

J-MOTTOグループウェアの特徴

  • 多様なサービスラインナップ
  • 1人 150円~の低コスト
  • 専門スタッフによる安心のサポート体制

料金(月額)

150円~/1人

導入事例

  • 株式会社カクヤス
  • 株式会社ビーエス・ジェイ
  • 株式会社 WOWOWコミュニケーションズ

Aipo

Aipoは、シンプルなインターフェースでチームの情報共有を効率化するグループウェアです。購入は1つの機能から選択できるため、必要最小限の機能を選んでスタートできます。30日間の無料トライアルがあります。

Aipo特徴

  • シンプルなインターフェース
  • 迅速で丁寧なチャットサポート
  • 最小限の機能から始められる

料金(月額)

利用機能に応じて 例)カレンダー+200円、チャット+100円など

導入事例

  • TBSアナウンス部
  • 聖マリアンナ医科大学病院
  • 築地銀だこ

mitoco

mitocoは、Salesforce.comとの連携性が強みのクラウド型グループウェアです。コミュニケーションや情報共有をスムーズに行うための「掲示板」「ワークフロー(稟議書や申請書などの電子化)」「カレンダー」といった多くの標準機能を搭載。30日間の無料トライアルがあります。

mitocoの特徴

  • Salesforce.comとの連携
  • 世界レベルのセキュリティ
  • 定着しやすいユーザーインターフェース

料金

800円~/1人

導入事例

  • 株式会社りそな銀行
  • 株式会社池下設計
  • 株式会社T-TOP

Garoon

Garoonは、スケジュール・ワークフロー・メッセージ・ファイル管理・掲示板などの機能を標準搭載したグループウェア市場で長年シェアNo.1を誇るサイボウズのグループウェアです。30日間の無料トライアルがあります。

Garoonの特徴

  • 充実した基本機能・管理機能
  • 充実の移行サポート
  • 選べるクラウド版とパッケージ版

料金(月額)

800円~/1人

導入事例

  • 株式会社星野リゾート
  • 大和証券株式会社
  • 株式会社池田模範堂

WowTalk

WowTalkは、トーク・掲示板・無料電話・タスク管理の機能を備えたグループウェアです。他にも、14か国語に対応した翻訳機能・安否確認など便利な機能を搭載。さらに、直感的な操作で導入教育は必要なし!2週間の無料トライアルがあります。

WowTalkの特徴

  • LINEのような使い心地の社内SNS
  • どこよりも充実した管理機能
  • 行政機関でも採用できる高セキュリティ

料金

300円/1人(シンプル)
500円/1人(スタンダード)
800円/1人(プロフェッショナル)

導入事例

  • 株式会社セブン銀行
  • 株式会社NTTデータ
  • 佐川急便株式会社

iQube

iQubeは、10名まで無料で使えるクラウド型グループウェアです。直感的に使えるUIや社内情報ストックに関しての機能で高い評価を得ており、2011,2012年には日経コンピュータ主催のクラウドランキングで2年連続ベストサービス賞を受賞し、現在では9,000社以上の企業に導入しています。

iQubeの特徴

  • 無料で使えるグループウェア
  • 社内ノウハウの蓄積に特化した15機能
  • 直感的に使えるユーザーインタフェース

料金(月額)

無料/10人まで
400円/1人(スタンダード)
700円/1人(プレミアム)

導入事例

  • 株式会社ディ・ポップス
  • 日本製紙物流株式会社
  • 株式会社インセクトシールドジャパン

R-GROUP

R-GROUPは、基本的な機能に加えて名刺管理やシフト表などの機能も利用できる、利用者数制限なしの完全無料グループウェアです。クラウド型サービスなので、専用ツールのようにお客様のPCの保存容量を減らすことなくお使い頂け、また外出先や一度も使ったことのないPCでも、すぐその場で使えます。

R-GROUPの特徴

  • 完全永久無料グループウェア
  • いつでもどこでも使用可能
  • マルチデバイス対応

料金(月額)

無料

導入事例

不明

Chat&Messenger

Chat&Messengerは、ビジネスチャット・ビデオ会議・ファイル共有・スケジュール管理などの基本的な機能を備えた無料グループウェアです。有料プランへの以降で、会議室予約やログ管理・自動バックアップなどのプレミアム機能を追加できます。

Chat&Messengerの特徴

  • 無料で使えるグループウェア
  • ビジネスチャット、テレビ会議、ファイル共有、スケジュール管理など豊富な機能
  • オンプレミス型・クラウド型に対応

料金(月額)

無料プラン
有料プラン150円~
有料プランにすると、プレミアム機能・会議室予約などオプション機能追加

導入事例

不明

enclo

encloは、ファイル・メッセージ・メモをグループに参加するだけで簡単に共有できるグループウェアです。まるでLINEのような操作性で社内外と情報を共有できます。5人5グループまで無料で使い始められます。

encloの特徴

  • 無料で使えるグループウェア
  • ファイル・メモ・チャット機能を搭載
  • 社内・社外等グループ内でファイルを共有可能

料金(月額)

無料/5人5グループまで
350円~/10人5グループまで
2000円~/無制限

導入事例

不明

GRIDY

GRIDYは、充実の23種類もの機能を無料で使えるSaaS型のWEBグループウェアです。企業間、部門間を飛び越えた情報共有をはじめ、コミュニケーションの活性化を実現!

GRIDYの特徴

  • 無料で使える高品質グループウェア
  • スケジュールやメール、Todoなどの充実した23機能
  • アクセス制限と高セキュア環境

料金(月額)

無料

導入事例

  • グローバルインデックス株式会社
  • ユニパス株式会社
  • 株式会社サカエ

BeWorks

BeWorksは、日報・案件・グループウェア・分析を組み合わせることで業務を効率化する業務日報グループウェアです。日報をうまく活用できていない企業におすすめです。デモ版・1ヶ月の無料トライアルがあります。

BeWorksの特徴

  • 日報、グループウェア、案件などの多機能装備
  • クラウドだから場所を選ばない
  • グループウェアで会社を見える化

料金(月額)

5000円~

導入事例

  • 平野産業株式会社
  • デザイン業
  • システム開発

desknet’s NEO

desknet’s NEOは、充実した27種類の機能を低価格で使用できるグループウェアです。用意されたパーツを組み合わせて自社の業務に合わせてカスタマイズできるのもポイントです。30日間の無料トライアルがあります。

desknet’s NEOの特徴

  • すべてが揃う27の基本アプリケーション
  • 選べるクラウド版とパッケージ版
  • 熟練スタッフによる丁寧なサポート

料金(月額)

400円~/1人

導入事例

  • 総務省
  • キュービーネット株式会社
  • 株式会社乃が美ホールディングス

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft 365に含まれるグループウェアです。ビジネスチャット機能に加えて、Web会議機能も搭載。One DriveやOutlookなどMicrosoft製品との連携に非常に優れています。

Microsoft Teamsの特徴

  • Microsoft製品とのスムーズな連携
  • 大規模組織に適した管理機能
  • いつでも実施可能のWeb会議

料金

無料プラン
有料プラン540円~/1人

導入事例

  • 大成建設株式会社
  • 大阪工業大学
  • 株式会社日立ビルシステムズ

WaWaOffice

WaWaOfficeは企業内LANを活用してコミュニケーションや情報共有の効率化をはかるグループウェアです。データはcsvファイルに出力できるため、既存のシステムとの連携にも役立ちます。誰でも簡単に操作でき、1ID 400円〜と低価格で利用できます。14日間の無料体験があります。

WaWaOfficeの特徴

  • 信頼できるASP/SaaSサービス
  • 安価な価格で手軽にスタートできる
  • 24時間365日有人監視のセキュリティ

料金

400円~/1人

導入事例

  • 指宿フェニックスホテル
  • グランドデュークス株式会社
  • 株式会社サンフレッチェ広島

GroupSession

GroupSessionは、無料・ユーザ数無制限でスタートできるグループウェアです。「スケジュール」「施設予約」「掲示板」「稟議」「在席管理」など多彩な機能を持ち、日本企業の文化に合わせた細かな設定ができます。

GroupSessionの特徴

  • 無料・ユーザ数無制限で使えるグループウェア
  • 社内の情報共有、コミュニケーションに役立つ豊富な機能
  • 日本企業の文化に合わせた細かな設定が可能

料金(月額)

無料プラン
有料プラン300円~/1人

導入事例

  • ミュゼプラチナムコールセンター事業部
  • 株式会社DMM.comラボ
  • 札幌医科大学

Zoho Connect

Zoho Connectは、人と必要なリソースを1ヶ所に集約して、圧倒的なチーム連携を実現するグループウェアです。Google DriveやZapierなどさまざまな外部サービスと連携も可能。また、無料プランもあり、コストをかけずに業務効率を改善したい企業に最適です。

Zoho Connectの特徴

  • チャンネルの活用によるコミュニケーションの迅速化
  • スマホアプリでいつどこからでもアクセス可能
  • 連携できるサービスが豊富

料金

無料プラン
120円~/1人

導入事例

  • 南房総市地域おこし協力隊
  • 同じ土俵合同会社

まとめ

おすすめのグループウェア20選を紹介しました。

グループウェアの導入により、情報共有がスムーズになるだけでなく、コミュニケーションも活性化するため業務効率を向上させることができます。必要な機能が揃ったグループウェアを導入するために、まずは「何が課題で、何のために導入するか」を明確にすることがよいでしょう。また、グループウェアに対するコストを考えてみるのもよいでしょう。ほとんどの製品は無料トライアルを設けているので、まずは無料トライアルから始めて、業務の効率化を実現しましょう。

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