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企業では経営計画を設定し、短期・中期・長期目標に分け、それぞれの期間に沿った予算を設定します。また、一年ごとに数値目標を決め、企業が一丸となり営業活動をすることで予算達成を目指します。
予算管理の目的を理解した上で、編成手順を確認し適切に管理することで、利益目標の達成が期待できるだけでなく、損失が出た場合でも原因を究明しやすくなります。
この記事では、予算管理ツールの概要や機能、手順について説明します。
目次
予算管理とは？
予算とは？
予算とは、組織が今期、または一定の期間の目標となる売上や利益を達成するために必要となる経費を算出したものです。
予算管理とは？
予算管理は、経営管理の一種です。
具体的には、事業を推し進めていくうえで必要な予算の計算をするほか、利益が出せるように目標を設定し、目標を達成するための予算を編成します。
予算管理を行う目的は主に３つあります。
- 目標を明確化
- 目標に伴う計画の策定
- 継続的な分析による経営指針の策定
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目標を明確化
予算管理を行い、目標を数値化することで、組織内にわかりやすく伝達できます。
売上や利益のように、目標の指標となるだけでなく、原価や管理費のように削減可能なコストも顕在化させることができます。
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目標に伴う計画の策定
予算管理を行うと、①のように数値化し目標とのギャップを顕在化できます。
そのギャップを埋めるための具体的な計画を立てます。事業を進めていくうえでどのくらい資金が必要なのか、どのコストが削減可能かを把握できます。また、役割ごとに必要な経費を算出するため、部署ごとの計画の策定も行いやすくなります。
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継続的な分析による経営指針の策定
予算管理は、継続的な分析によってより大きな効果を発揮します。
売上実績や利益目標と現状のギャップを比較・分析することで、軌道修正を行えます。どのように経営を進めていけば、どれほどの利益が得られるかも分かるため、経営指針の策定にも役立ちます。
4つに分類される予算管理
売上管理
売上管理とは、一定期間の売上を定期的に記録し、利益を生み出すための分析を行う管理業務です。
しっかりとした売上管理を行なうことで、目標達成を阻害している原因を顕在化できます。
売上管理をし、目標の進捗状況を可視化することで「予め立てた目標値が適切か」「現実とのギャップがないのか」を把握できます。そのため、損失があった場合でも見直しを図れます。
原価管理
原価管理は「原価企画」「原価維持」「原価改善」の3つのプロセスに分けられます。
原価企画は製品やサービスの企画を行う際に、その製品・サービスにかける原価の目標値を設定することです。設定した原価企画に沿って、原価を調整する作業が原価維持、目標値よりも安く原価を抑える方法を画策する作業が原価改善です。
この3つの作業を行い、原価をコントロールするのが原価管理の役割です。
経費管理
経費管理は、主に使用状況の把握を目的としています。
具体的には、予算として設定した経費が正しく使用されているのかを確認します。経費の使用状況を把握しながら計画との差異を分析することで成功要因や失敗要因を明確化できます。
予算を決定し状況把握を徹底することは、経営分析・資金需要の予測、コストカットにも繋がります。
利益管理
利益管理とは、「利益計画」と「利益統制」に分けられます。
利益計画とは、来期の売上高の予測と必要利益の算出を行い、目標の売上高と費用の計画を策定する業務です。
利益統制は担当部署の動機付けと差異分析を行い、目標と実績の差異を分析・検討する業務です。
利益管理をすることで、事業を進めていくうえでのリスクを低減し、利益を生み出すための計画を策定しやすくなります。
予算管理の手順
予算管理は、PDCAサイクルに沿って説明されることが多いです。
予算管理における「PDCA」とはPlan（予算編成）Do（実行）Check（実績分析）Action・Act（改善）の略で、予算管理を行うための大まかな流れのことを指します。
以下で、各段階でどのようなことをすべきなのかを説明します。
Plan（予算編成）
目標となる数値を設定し、達成するためにどのような資金分配をするのか、どのように進めるかといった計画を立てる段階です。
予算管理を行う上での最初のステップなので、重要です。経営目標を明確にし、売上・予算・原価を部署ごとの数値に落とし込みましょう。
予算編成の方法は、「トップダウン方式」と「ボトムアップ方式」に分けられます。
トップダウン方式は、経営陣が立てた予算計画に基づき、予算管理を行う方法です。予算計画に時間がかからず、資源の効果的な分配が可能となる反面、現場の負担が大きくなる恐れがあります。
ボトムアップ方式は、各部署が必要な予算を算出し、予算を決定する方法です。これは各部署が計画を立てるため、現実的な予算計画が望めるものの、部署間のやり取りが増えてしまいます。そのため、予算計画完成までの時間がかかってしまいます。
部署間で積極的にコミュニケーションをとりながら、効率的に予算編成をしましょう。
Do（実行）
算出・決定した予算計画を実行に移し、日々の業務と計画にズレがないかを確認する段階です。
ポイントは、短期間かつこまめに確認することです。
日々の業務と予め立てた計画にずれがないかを長期間で判断してしまうと、後から大きなずれが生じる場合があります。
また、短期間で判断すると改善の手段が明確になります。
短期間で判断すると、個人が行っている業務を把握が容易になります。もしずれがあった場合でも素早く対処できます。
したがって、日々の業務と計画にズレがないかを短期間でこまめに確認することをおすすめします。
Check（実績分析）
期末に予算実績の分析を行う段階です。
Doの段階よりも長い期間で定期的に分析を行います。
計画と実績との間に差異が生じてしまった場合は、その原因を明確化させましょう。
定期的に分析を行えば、最終的に大きな損失がしてしまうリスクを低減することができます。
Action・Act（改善）
計画と実績を比べて、フィードバックを行う段階です。
大きな差異が発生してしまったらその原因の特定と対策の立案・実行を行いましょう。
もし編成に問題がないにも関わらず、売上や経費面での差異が大きい場合は事業としての将
来性がないかもしれません。グラフで表すなどの工夫を行い、データに基づいた判断を適宜行っていきましょう。
予算管理のコツ・ポイント
予算管理のポイント
正確な数値管理を行うこと
正確に予算の値を管理することが最重要事項です。
数値を修正した際に、連動して関係する他の数値も自動的に修正される仕組みを整えるなど、手入力のミスを抑える工夫をしましょう。
こまめな予算編成を行うこと
年次だけではなく、月次の目標を立てましょう。予算は後から修正する機会が多いです。
そのため損失に気づかないリスクを減らすためにも、こまめに予算編成を行いましょう。
適度な目標を設定すること
適度な目標を立てることも重要です。
先ほどPlan(予算編成)の箇所で取り上げたように、予算編成には「トップダウン方式」と「ボトムアップ方式」の2つがあります。
トップダウン方式だと現場の負担が大きくなりますが、ボトムアップ方式だと現場は達成しやすい目標を提示してしまう傾向があるため、現場の力量をしっかり吟味したうえで組織にあった目標を立てましょう。
予算管理システムを導入することがおすすめ
予算管理はエクセルやGoogleのスプレッドシートで管理できます。
しかし仕組みの構築に時間がかかるうえ、共有しにくい・手入力によるミスが発生しやすいなど多くのリスクが存在します。
予算管理システムを導入することで、システム内でのやり取りや共有が容易になります。また会計システム・販売管理システムと掛け合わせて利用することでシステム内で数値を正確に管理できます。
おすすめ予算管理ツール３選
DivaSystem FBX
手作業で行っていた集計・履歴管理を自動化し、収集・統合業務の一元管理を可能にする「DivaSystem FBX」の紹介です。大手企業の導入実績があり、収集・統合業務の為の集計・履歴管理・進捗管理・権限管理などの機能が豊富です。
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導入事例
三菱地所、旭化成、ロート製薬、ヤマトマネージメントサービス など
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導入企業
Swarovski、Smartphoto Group など
Workday Adaptive Planning
あらゆるデータを統合し多方面から組織の計画を策定できる予算管理ツール「Workday Adaptive Planning」の紹介です。財務情報、人事などの情報を統合し管理することで、組織の統合的管理や新たなビジネスチャンスの発見が可能となります。
特徴
- 計画の継続的な作成が可能
- スキルとニーズのマッチングによる組織構造の最適化が望める
- 市場分析による効率的な営業プランニングが可能
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導入事例
Netflix、Puma、東京エレクトロン など
まとめ
今回は、予算管理の概要と機能、おすすめのサービスを紹介しました。
適切な予算を策定し、PDCAサイクルをより効果的に進めていくことが組織の成長にも大きな影響を与えます。
ぜひ組織に合った予算管理ツールをご検討ください。
