最終更新日：
ネット予約が普及し、予約してからお店を訪れる人が増えています。
予約数が増えれば、店舗側は予約を管理するのに時間や手間がかかるほか、予約案件を忘れるなどのミスが起きやすくなります。
そこで活躍するのがネット上で行う「予約台帳」です。
今回は予約台帳システムの概要から予約管理を紙で行わず、システムやアプリで行うメリットを紹介します。
目次
予約台帳・予約管理システム・予約管理アプリとは
予約台帳は、電話やメールネットから承った予約を一元管理する店舗向けのシステムです。予約管理システム・予約管理アプリとも呼ばれます。
予約の一元管理に加え、予約したお客様情報を管理し、マーケティング活動に活かす「CRM」のような機能を搭載したシステムも存在します。
予約台帳（予約管理システム・予約管理アプリ）が必要な理由
業務効率化
予約数が増えるにつれ、予約情報を記入・チェックする時間を短縮し、業務を効率化する必要があります。
予約の一元管理を紙で行うと、記入に時間がかかってしまいます。
また、Excelで管理すると、複数のファイル管理に時間がかかってしまいます。
予約台帳をつかって予約を管理すれば、選択式記入により記入をスムーズに行えるため、業務が効率化されます。
また、電話予約・ネット予約などの予約を自動で管理できるため、予約情報をチェックするのも時間がかかりません。
紛失を防ぐため
予約情報は、空席確保・お客様の個人情報を保護するために厳密に扱われる必要があります。
紙で予約を管理していては、誤って破棄してしまうなど紛失の恐れがあります。またExcelで管理する場合、同時編集により、セルに入力した情報が消える恐れがあります。
予約台帳を使えば、データ保存が安易なため、予約を安心して管理できます。
予約台帳（予約管理システム・予約管理アプリ）を導入するメリット
リピーターを獲得できる
顧客のメールアドレスに、来店のお礼や次回も来てもらえるような情報を配信すれば、リピーターを獲得できます。また、蓄積された顧客情報からどの属性の人が多く来店するかがわかり、マーケティング活動に活かせます。
このように、予約台帳を利用すれば、再来店する顧客を獲得できます。
過剰予約などの事故対策ができる
紙やExcelで電話やネットの予約状況を一度に見える化するのは限度があります。
その日に予約される席数や商品・サービス数を一度に見えるようにしなければ、店舗側が用意できる限度数を超えて予約を受け付けるといった過剰予約（ダブルブッキング）が起きてしまいます。
予約台帳で一元管理された予約状況はひと目でチェックできるため、過剰予約（ダブルブッキング）が防げます。また、顧客情報から予約情報を参照できるため、顧客の名前を間違えるなどのミスが減らせます。
予約台帳（予約管理システム・予約管理アプリ）選定ポイント
顧客分析機能の充実度
顧客分析機能もツールによりさまざまです。
顧客情報を記入する種類が多ければ、その分マーケティング活動に活かせますが、記入時間がかかります。顧客情報をどこまで詳細に記入する必要があり、分析できたらよいのか決めて適した顧客情報管理機能があるルールを選定しましょう。
業界に適しているか
ツールによっては、飲食業界向け予約台帳や美容業界向け予約台帳など業界に特化したツールが存在します。
たとえば飲食業界向け予約台帳の場合、グルメサイトと連携して予約情報を一元管理できるようなツールがあります。
このように業界に特化してつくられたツールがあるため、自社の業界を踏まえて選定するのもよいでしょう。
コストが適切か
予約台帳には、月額料金・初期費用などコストがかかるものがほとんどです。
高コストに押しつぶされ予約管理が難しくなっては本末転倒のため、導入コストを決めて各ツールの利用額・料金体系をチェックしましょう。
予約台帳（予約管理システム・予約管理アプリ）紹介
ヨヤクノート
特徴
リストやタイムテーブルで視覚的に予約情報をチェックでき、予約情報から顧客台帳を自動作成する機能で予約情報・顧客情報を「かんたん・きれい」に管理できるiPadアプリ
機能
- 予約台帳
- 顧客台帳
- グルメサイトネット予約連携
料金
月額10,000円（税別）
ChoiceRESERVE
特徴
業界・業種を問わず「予約」に関する企業の悩みに合わせた最適なパッケージが提案される
機能
- 予約サイト準備
- 予約メニュー・枠(在庫)設定
- 予約を受付・管理
- 顧客(会員)管理
- 複数拠点管理
- 分析・集客
- セキュリティを強化
- 他サービス連携
- 予約情報をメール自動配信
料金
お問い合わせ
STORES 予約
特徴
24 時間のネット予約受付により、営業時間外の予約の取りこぼしが防止できる
機能
- 予約管理・設定
- 決済手段
- 顧客管理・対応
- 集客・販売催促
- セキュリティ
料金
0円〜
お席トットくん
特徴
非接触型決済機能・ソーシャルディスタンス自動配席機能が搭載されるなど、時代に即する予約管理システム
機能
- 予約受付・変更・確認
- 予約管理
- WEB予約
- 集計・分析
- 媒体連携
- セキュリティ
- 便利機能
- サポート
料金
月額8,000円（1店舗あたり）
ワンモアハンド
特徴
キャンセル待ち機能やコースの予約受付数制限、事前確認メールや追いかけ機能付きの自動配信メールなどリラクゼーション・エステ・ネイルサロン、整骨院、鍼灸院に必要とされる機能が搭載された予約・会員管理システム
機能
- GoogleMEO対策
- LINE公式アカウント連携機能
- メール配信機能
- 電話予約・問い合わせ自動対応機能
- キャンセル待ち・電話受付表示機能
- ホットペッパービューティの予約取り込み機能
- 英語対応機能
- 顧客管理機能
- 売上分析機能
- アンケート機能
- 本部統括機能
料金
月額4,980円〜
STAR RESERVE
特徴
サロンタイプ形式やスクールタイプ形式といった業種別のカレンダー形式が充実しているため、さまざまな業種に対応可能
機能
- 定期予約・複数予約
- 予約回数制限
- 1日の予約数の制限機能
- QRコード会員証、来店管理機能
- メールの個別配信キャンセル待ち機能
- 講師名や会場名の設定
- 予約日お知らせメール
- HPへの予約画面の組み込み
料金
月額2,000円〜
BrovalApp
特徴
店舗の営業時間・スタッフや設備のスケジュール・サービスなどの所要時間を組み合わせることで、予約を受付けるメニューを自動的に作成できるため、複雑な予約スケジュールに対応可能
機能
- 営業時間・スタッフ・設備・サービス内容登録
- 予約確認
- 顧客分類・集計
料金
AppliStationManagerからダウンロードすれば無料で利用可能
リザベーション・エンジン
特徴
セキュリティを重視する自治体・官公庁・大学等学校法人・グローバル企業の要求基準を満たす厳格なシステム・サーバー管理体制、情報管理体制
機能
- 予約管理
- 予約枠設定
- 顧客管理
- セキュリティ強化
- メール配信
- 予約サイト準備
- 集計・分析
料金
月額費用10,000円～
リザーブキーパー
特徴
注文手数料がかからない、お店専用のテイクアウト注文サイトが作成できるため、ネット上でのメニュー表示や注文に対応して、テイクアウト販売を強化できる
機能
- CTI
- 予約のとりこぼし対策
- メール配信
- ハガキ・宛名ラベル印刷
- テイクアウト注文受付
- 宅配注文受付
- 予約台帳
- ショートメッセージ送信
- グルメサイト予約取込
- 公式 Web予約
- ホームページ作成
- Googleクチコミ促進
- 帳票印刷
- 集計機能
料金
基本料金（本部費用）3,000円／1企業 （税別）〜
TableCheck
特徴
店頭でのお会計のやりとりが一切不要になる新たな非接触型決済サービス「コンタクトレス決済」搭載
機能
- コンタクトレス決済
- テイクアウト/デリバリー受付
- 予約受付
- 顧客管理
- 予約管理
- キャンセル対策
- 予約管理
- データ活用
料金
お問い合わせ
まとめ
今回はネットで予約情報を管理する予約台帳について紹介しました。予約情報は個人情報流出・過剰予約を防ぐため慎重に扱われるべきです。
予約台帳を活用して個人情報流出・過剰予約を防ぐだけでなく、顧客情報をマーケティングに活かし、売上を向上させましょう。
