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突然ですがみなさん、現在のWeb会議システム利用率は何％だと思いますか？
新型コロナウイルスの影響でテレワークが浸透した結果、Web会議システムの利用率はなんと79.2％です。
この記事では、今大注目のWeb会議の解説だけではなく、厳選ツール・メリット・Web会議システムの選定ポイントまで幅広く紹介します。
目次
今大注目のWeb会議とは？
クラウド型
クラウド型とは、Web上に用意されている会議システムを利用するものです。クラウド型のWeb会議にはZoomが該当します。
Web会議システムを提供している会社と契約すればすぐに使えるため、手間がかからないというメリットがありますが、自分好みにカスタマイズできないというデメリットもあります。
オンプレミス型（自社内サーバー）
オンプレミス型とは、自社でWeb会議用のサーバー構築をするものです。
カスタマイズできる、長期的に見ればコストが安くなるケースがあるといったメリットがあります。
一方で、自社でサーバーを構築するためWeb会議を使えるまで時間を要するというデメリットもあります。
Web会議とテレビ会議（ビデオ会議）の違い
PC上のソフトウェアやブラウザを使って行うのが「Web会議」で、専用端末やモニタ・カメラ・音声機材を使うのが「テレビ会議（ビデオ会議）」です。
Web会議はネットが繋がる場所であればどこでも会議を開催できますが、テレビ会議（ビデオ会議）は専用会議室などの決まった場所に制限されるという違いがあります。
また、Web会議は専用の機器が必要ないため安価で導入できますが、テレビ会議（ビデオ会議）は専用端末やモニタが必要なため高価という違いもあります。
Web会議が注目される理由
新型コロナウイルスの影響
新型コロナウイルスの影響で密を避けるためにテレワークが各社で導入されましたが、Web会議はテレワークと相性が良いことで注目を集めました。Web会議は場所を問わず会議を開催できるからです。
矢野経済研究所の調査によると、4月7日に緊急事態宣言が発令された7都府県のオフィスでは、Web会議システムの利用率が79.2％ともっとも高い数値になりました。（下記図参照）
インターネット環境の普及
近年はインターネット環境が整備され、Zoomのような無料の料金体系が一般的になりました。そのため、Web会議を始める際にコストを気にする必要がなくなり、急速に普及しました。
スマートフォンやタブレットといったデバイスの普及
Web会議は、社員のほとんどが日常生活で使い慣れているスマートフォンやタブレットを使用して行えるため、使い慣れない機器を使う必要がありません。
このように、導入のハードルが低いこともWeb会議が注目される要因になりました。
Web会議3つのメリット
インターネット環境があればどこでも会議ができる
Web会議はインターネット環境とデバイスがあればどこでも会議ができます。
特に日本全国に支社がある会社や海外に進出している会社では、各支社から移動せずに会議ができるのは大きなメリットです。
低コストで運用できる
テレビ会議のように専用の機器が不要なため、低コストで運用できます。
Zoomのようなクラウド型のWeb会議システムは無料版と有料版を選べるケースが多いため、コストをなるべく抑えたい方は無料版を選ぶとよいでしょう。
意思決定のスピードアップ
Web会議は、出席者がその場にいなくても緊急の会議を開催できます。
なぜなら、Web会議は時間さえ合わせれば日本国内または海外のどこからでも会議に参加できるためです。
Web会議の普及以前は、緊急の会議を開催する際に出席者全員を同じ場所（会議室など）に集める必要がありました。
しかし、Web会議では出席者の時間を合わせるだけでよいため、意思決定のスピードアップが期待できます。
失敗しない！Web会議システムの選定ポイント3つ
同時接続できるアカウント数
Web会議システムの中には、大人数向けのWeb会議システム、少人数向けのWeb会議システムとさまざまなタイプがあります。
そのため、Web会議を導入する前に自社は何人でWeb会議をするのか確認しましょう。
例えば、研修やセミナーを開催する機会が多い場合は大人数に対応しているWeb会議システムを選ぶのがおすすめです。
セキュリティ対策が万全かどうか
Web会議には、第三者からの不正アクセスによる会話の盗み聞きや画面上に映し出される画像・動画の盗み見のリスクがあります。
そのため、
- 情報の暗号化がされているか
- 会議にパスワードを設定できるか
- IPアドレス制限がされているか
の3点を導入前にチェックしましょう。
サポート体制がしっかりしているか
サポート体制がしっかりしたWeb会議システムを選ぶことで、接続方法などの不明点をすぐに解決できるため、本来の業務に集中できます。
意外に知られていませんが、無料版のWeb会議システムはサポート体制が十分に整っていない場合があります。
日本語でのサポートに対応しているか、365日24時間サポートに対応しているかなども確認しましょう。
【無料ではじめられる】Web会議システム6選
CanSee
テレビ並みの秒間最大30フレームによる高品質な映像で、臨場感あふれるWeb会議を実現するシステムです。
「画面が粗く見づらい。画面が拡大されると画質の粗さが目立つ」といったストレスがない点が、他社と違います。
特徴
- 臨場感あふれるHD映像による高品質なWeb会議を実現
- SSL認証、AES暗号化を標準サポートしているためセキュリティに強い
- パケットロス最大20%でもWeb会議を持続可能
料金
- 14日間無料トライアルあり
- 初期費用38,500円、月額費用40,000円から利用できる
- 契約は最低1年単位で翌年以降は自動更新
- 現在月額1,480円で提供
- ※詳細は公式HPへ
LFV
引用:LFV公式ホームページ
セキュリティ保険がついた日本で唯一のWeb会議システムのため、安心安全に利用できます。
企業の重要なWeb会議をする際におすすめです。
特徴
- 情報流出で損害賠償を受けた際、1000万円まで補償するセキュリティ保険を全アカウントに付与
- アプリのインストール・メールアドレスの入力不要
料金
- 14日間無料トライアルあり
- ※詳細は公式HPへ
wellcast
参加する際のアプリインストールは不要なため準備の手間が減り、参加率向上に繋がるWeb会議システムです。
また顧客管理システム(CRM)と連携すれば、参加者情報がCRM側に自動反映されるため、社内で情報の管理・共有が簡単になります。
特徴
- SlackやSalesforceさまざまなクラウドサービスと連携可能
- ネットワーク状況に応じて映像・音声の品質を自動調整し、参加者間のタイムラグを防止
- ミーティング後に、参加者の情報をCSVファイルでダウンロード可能
料金
- 30日間無料トライアルあり
- 基本料金5000円+従量料金（利用できるメンバー数や配信ルーム数に制限なし）
- ※詳細は公式HPへ
GoQme
面倒なログインやユーザー登録が不要なため、今すぐWeb会議を導入したい方におすすめです。
5拠点まで無料で通話可能なテレワーク応援キャンペーンを実施しています。（2021年1月現在）
特徴
- 面倒なログインやユーザー登録が不要
- 最大5名まで接続可能
料金
- フリープランあり（1部屋の同時接続数2名）
- プロプランもあり
- ※詳細は公式HPへ
VQSコラボBusiness
最大31拠点がWeb会議に参加できる、多拠点Web会議システムです。
音質だけでなく、唇の動き（映像）と音声がしっかり同期する「リップシンク」にこだわった開発をしているため、音声が乱れることなく安定したWeb会議を実現できます。
特徴
- 高音質な音楽用圧縮技術「TwinVQ」を採用し、その場にいるかのようなリアルな会話を実現
- 国産の暗号化技術「Camellia」により通信のすべてが暗号化されているため、安全にWeb会議を行える
- アプリ型のシステムで使用する通信帯域を固定し、安定したWeb会議を実現
料金
- 無料トライアルあり
- 同時3接続で初期費用40,000円、月額費用19,800円から利用可能
- ※詳細は公式HPへ
MORA Video Conference
よく使用される機能はアイコン化、クリックするだけで起動できるなどシンプルな操作性が特徴のWeb会議システムです。
モバイル環境や無線LANなどインターネット回線が不安定になりやすい環境でも、音声を優先的に流す仕組みにより会話の中断を最小限に抑えられます。
特徴
- 音声優先と自動再接続でモバイル環境でも安心
- 10年以上の実績と強固なセキュリティ
- ID制かつ完全定額制、Web会議室は使い放題
料金
- 1週間無料トライアルあり
- ASPモデル:初期費用78,000円+月額費用3000円
- ※詳細は公式HPへ
まとめ
今回はテレワークに役立つWeb会議の解説からメリット・厳選Web会議システムまで幅広く紹介しました。
この記事で紹介したもの以外にも多くのWeb会議システムがあるため、この記事で紹介した選定ポイントを参考に、自社に適したWeb会議システムを導入しましょう。
