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近年、新型コロナウイルス感染拡大の影響により、多くの企業でテレワークが導入されています。
テレワークは、移動時間の短縮により従業員の負担が軽減され生産性向上が見込めますが、一方で生産性が向上しない企業もあります。
そこで、この記事ではテレワーク導入で生産性は下がるのか・生産性が下がる理由は何か・生産性を上げるにはどのようなことをすれば良いのかを解説します。
目次
テレワーク導入で生産性は下がるのか？
東京商工会議所の「テレワークの実施状況に関するアンケート」とUniposの「テレワーク長期化に伴う組織課題」に関する意識調査を紹介します。
東京商工会議所会員企業 13,580社のうち、1048件が回答しています。
Uniposの調査では全国のテレワークを実施している上場企業に勤務する管理職333名(男性327名、女性6名）、20-59歳男女553名（男性509名、女性44名）が回答しています。
1048社のうち「現在もテレワークを実施位している」企業は53.1%で、「一時期実施していたが現在は取りやめた」と回答した企業が22.1%も存在します。
一時期実施していたが現在は取りやめた企業（n=232）の45.7%の企業が「業務の生産性が下がる」ことを理由にテレワークを取りやめています。
テレワークを現在実施していると回答した企業のうち継続する実施するうえで「社内コミュニケーション」が課題であると57.9%の企業が回答しています。
一般社員に対し「チームの生産性はテレワーク開始前と比較してどのように変化しましたか」について聞いたところ、44.6%が低くなったと感じていると回答しています。
一方、管理職に「管理する自分の部署・部門での生産性はテレワーク開始前と比較してどのように変化しましたか」について聞いたところ、33.8%が低くなったと回答しています。
管理職と一般社員の双方に対し「テレワークが長期化したら深刻化すると思う課題は何ですか」と質問したところ、「コミュニケーションのとりずらさ」、次いで「社内連携のしづらさ」、「モチベーション維持・管理」と上位3位が同じという結果となりました。
以上、2つの調査を見てみると、テレワーク導入により生産性が下がったと回答している企業は一定数存在するが、それらは「社内コミュニケーション」をいかに解決できるかで生産性が下がるか上がるかが変わると考察できます。
つまり、テレワーク導入は生産性を下げる要因になりえるが、根本的な要因にはなりえないと言えます。
テレワーク導入で生産性が下がってしまう理由
コミュニケーションの不足
テレワークの導入により、同僚や上司と気軽にコミュニケーションをとるのが難しくなります。
従来のオフィスであれば、業務についてすぐ上司に質問できました。しかし、こうした気軽な質問するにもテレワークの場合は時間を要します。
そのため、業務に関する情報共有が遅れ、スムーズに業務を遂行できなくなってしまいます。
テレワークを導入した多くの企業が「社内コミュニケーション」を課題にしています。
社員を信頼しきれない企業
テレワークだから従業員がサボっているかもしれないと従業員を度々疑ってしまうと、人間関係が悪くなってしまい、生産性が下がってしまいます。
そこで、従業員に状況を聞かなくても業務状況を把握するために「プロジェクト管理ツール」の導入が効果的です。
モチベーションを保ちづらい
出社する場合は、通勤やオフィスの雰囲気で仕事モードに切り替えられていましたが、テレワークになってしまうと仕事とプライベートの境目がなくなりオン／オフが難しくなります。
そのため、モチベーションを保ちづらく、生産性が下がってしまう可能性があります。
そこで、企業はサテライトオフィスを借りるなどオン／オフの切り替えをしやすくしモチベーションを保てるよう支援するのがおすすめです。
テレワークで生産性をあげる方法2選
コミュニケーションの機会を増やす
コミュニケーションの機会を増やせば、上司に業務についてや相談など気軽に質問が可能になります。
その結果、業務に関する情報共有の遅れやミスがなくなり、スムーズに業務を遂行できます。
コミュニケーションの機会を増やすために「ビジネスチャットツール」の導入をお勧めします。ビジネスチャットツールを導入すれば、LINEやTwitterのように気軽にやり取りできるほか、スタンプ1つで反応できます。
しかし、導入するだけではなく、従業員が発信しやすい雰囲気を作ることが大切です。
また、毎日決まった時間に集会をWeb会議で開きメンバーと顔を合わせる機会を作れば、従業員のモチベーションが上がり、生産性向上に繋げられます。
適切な勤怠管理と評価制度
テレワークの生産性をあげるために、適切な勤怠管理と評価基準に改変しましょう。
業務の進捗に関係なく1日◯時間働くという考えではなく、各従業員に柔軟に対応できる勤怠管理の導入をおすすめします。
テレワークでは勤怠態度が可視化されないため、評価が難しくなります。
そこで、事前にテレワークに合わせた評価項目を明確にすれば、従業員のモチベーションを高められ生産性を上げられます。
まとめ
以上、テレワーク導入で生産性が下がるのか・生産性を上げるための方法を紹介しました。
テレワークの生産性を上げるためには、まず原因を探り、解決のために工夫を施す必要があります。
原因を明確にするために、従業員の意見に耳を傾けることが重要です。従業員が最大限の能力を発揮できるように、テレワーク環境を整えましょう。
