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予算管理システムとは、予算の策定・管理やデータ分析、業績予想などを効率良くするための機能を備えているシス テムです。
しかし、予算管理システムのメリットや選び方、どのようなシステムがあるのか知らない方もいるのではないでしょうか？そこで、今回は予算管理システムの概要から自社に合ったシステムの選定ポイント、タイプ別紹介までわかりやすく解説します。
目次
こんな方にオススメ
- 自社に合ったシステムの選び方が分からない
- どのようなシステムがあるのか知りたい
30秒で解説！予算管理システムとは？
予算管理システムとは、部署ごとに管理している予算データを一元管理して、予算管理の効率化を実現するシステムです。以下の図は予算管理システムの機能を説明したものです。
多通貨対応であるか、外部の業務システムや基幹システムとの連携がしやすいか、予算管理機能が組み込まれているかなどは、製品選びの際に確認しておきたいポイントです。
予算管理システムが必要な理由
ExcelやGoogleスプレッドシート などを用いて予算管理をすると、集計や分析の手間が多くなり管理作業の属人化や手作業によるミスを招きやすくなってしまいます。
そのような複雑な管理が難しい場合、予算管理システムの導入でデータ収集を自動化・入力の手間を削減できます。さらに、効率性UP、業務効率化につながるほか、データ分析に注力できます。
予算管理システムを導入するメリット
予算計画～予算編成の効率化
予算編成時のExcelでの情報収集にかかる手間を削減でき、手入力によるミスを減らせます。
従業員のモチベーション向上
システムによって可視化された情報で経営戦略と実際の部署の達成目標が明確になり、従業員のモチベーションが向上します。
予算編成の精度の向上
導入によって日常的に予算と進捗実績を比較・分析でき、このサイクルを続けていくことで、予算管理・編成の質が高まります。
予算管理システム選定ポイント
今のシステムからの移行がスムーズか
これまで蓄積している予算管理データが存在するため、今までのデータを取り込んで管理可能なシステムを選定する必要性があります。まずは既存データのインポート機能があるかを確認しましょう。
そして、システムの向上や使いやすさばかりを狙うのではなく、今までの操作や手順と似たものを導入することで、新しい操作を覚えなければならないといった各部署の負担を軽減できます。
周辺システムとの連携は可能か
予算管理は購買データや予算データなどを組み合わせて行われます。システムを選定する際は、タイムリーな会計情報の取り込みや共通費の配賦などが必要なため、会計システムや販売管理システム、給与計算システムなど、企業にとって重要である他システムとの連携が必要です。
自社規模にあったシステムかどうか
例えば、世界中に支店を持つ企業と国内に小規模な店舗を多く持つ比較的小規模な企業では、それぞれ予算データの入力拠点数もデータ量も異なります。自社規模に適したシステムを見極めて導入し、業務効率化が重要です。
企業の変化に対応できるか
「拠点や部門の増加や子会社の増加などの組織再編が起きた場合もスムーズに対応できるか」は重要なポイントです。グループ会社展開の場合、各社の情報のリアルタイムな把握によりグループ全体の経営強化にもつながります。
予算管理システムタイプ別紹介
予算管理システムにはExcel使用前提で運用するタイプと、Excelの使用にこだわらない脱Excelのタイプが存在します。それぞれには以下の特徴があります。
Excel使用前提のシステム
・現場も経理担当者も、これまでと変わらない操作感を実現
・既存システムからの移行工数を削減
・トラブルがあっても解決方法が見つかりやすい
・Excel画面が大きいなど、モバイル機器で取り扱いにくい
脱Excelを目指したシステム
・複数拠点から同時にデータ入力可能
・モバイル機器からも操作可能
・フォーマットを共通化できる
・既存システムからの移行には多少工数が必要
今回はタイプごとに実際のシステムを厳選して紹介いたします。
Excel活用型システム
BizForecast
Excelの非常に便利な入力インターフェース、柔軟で使い勝手の良い集計・分析機能の長所を活かしつつ、情報共有や情報保全の面におけるデメリットを解消。会計勘定科目ベースだけでなく、上流の明細単位の計画策定から予算実績比較・データ分析まで幅広くカバー可能
機能
- 情報収集
言語や通貨が異なる物理的に離れた多数の拠点から、経営判断に必要な情報をタイムリーかつ正確に収集
- 集計・加工／入力
収集した各種情報を、各階層の必要な粒度に集計及び加工
- 報告・レポーティング
集計・加工された数値データなどの情報を帳票・レポートやグラフチャートなど視覚化することで、迅速かつ的確な経営判断を支援
その他外部システム連携など豊富な機能が搭載
料金
要問合せ
Workday Adaptive Planning
Workday Adaptive Planning
Excelとの連携管理により予算編成から予実管理・管理会計、PL/BS/CFまで幅広い業務範囲に対応
機能
- レポートブレイクダウン機能
ブレイクダウン・多次元帳票作成機能で複雑なデータ推移を直感的に理解。その場のクリックでブレイクダウンが確認でき、 ドラッグアンドドロップで様々な帳票を作成可能
- インプット機能
エクセルに似たユーザインターフェースによりストレスなく操作でき、担当者の負担を減らせる
- エクセルとの連携機能
エクセルやCSVのデータをインポート、エクスポート機能が備わっております。本機能により既存ERP/基幹システムとの連携やデータの受渡しが可能
その他明細データ管理など豊富な機能が搭載
料金
要問い合わせ
脱Excelを目指したシステム
STRAVIS
Excelライクな操作性と高いメンテナンス性で情報収集業務を支援。予算管理や連結経営管理に必要な要件をトータルにサポートする豊富な標準機能と、汎用性の高いデータ収集基盤を提供。
機能
- 連結会計
最新の会計基準に準拠した制度連結機能を提供。月次連結や連結予算、連結見込等の管理連結業務にも対応しており、連結経営基盤としての活用が可能
- 管理会計
製品別損益管理や単体予算編成管理、設備投資管理等、経営管理用途で効果を発揮
- グループ経営データ収集基盤
グループ会社からの情報収集基盤としても活用可能。BEPS関連情報やグループ人事情報、店舗情報等、グループ経営に必要な様々なデータを一元管理。
その他IFRS対応など豊富な機能が搭載
料金
要問い合わせ
まとめ
今回は予算管理システムについて紹介しました。
自社ではどこまでの範囲を予算管理システムでサポートするべきか検討したのち、適切なシステムを導入し業務効率化を目指しましょう。
