今回はAINOW編集部があるディップの「経理財務部」のRPA活用事例をご紹介します。
「お金」に関わる業務を一手に引き受けている経理財務部、スピードと正確性が要求される業務においてRPAの導入のメリットは時間短縮以外にもあったのだとか。
部署を代表して山口 裕輔さんにお話を伺いました。
いち早くアンテナを立て、導入したRPA
ーまずは経理財務部での山口さんの普段の業務について教えてください。
財務課で主に入出金の管理や資金繰りのための資料作成などを行っています。
ー経理財務部でRPA導入の動きが始まったのは社内でも早くからと伺っています。導入のきっかけは何だったのでしょうか。
もともと経理は少数精鋭の組織なのですが、担当者が1人で処理を行う業務が多いことを課題に感じていました。
中でも会計システムを利用した処理に時間がかかっており、こういった業務がRPAを使うことで、①工数削減、②担当者以外のメンバーでも行えるようにできないかという背景から、RPAの導入を検討していました。
課題だった「属人化」が解消された
ー具体的にどんな業務をRPA化して、どんな効果がありましたか。
まず対象にしたのは会計システム内での「支払処理」です。
システムでの引落し業務と振込み業務を「RocketMouse」にて自動化しました。
この業務はルーティンで、会計システム内での工程も長く、これまで担当者が1名のみで属人的に行っていました。
まだ業務時間の面では削減の実感はありませんが、RPA化によって作業をロボットが代行できるようになり、担当者以外のメンバーでも処理を正確に行える状態になったことがひとつの成果だと考えています。
ーたしかに時間削減だけでは なく、ロボットに置き換えることで誰でもボタンひとつで同じ作業ができるというのもRPAのメリットといえますね。
そうですね。担当者1人の業務でも、その一部をロボットに代行してもらうことで、ロボットと業務を分担することができ、そのロボットを扱える人が増えれば、複数人で業務に当たれるようになります。
それが「担当者1人で属人的」という当初の課題の解決にもつながっていて、良い成果だったと思います。
ーロボットがメンバーの1人として働いてくれることで何が変わったと思いますか。
これまでは支払処理がある日は担当者がなかなか休むことが出来ませんでしたが、ロボットに代行させることで担当者以外のメンバーでもRPAを起動すれば作業できるようになりました。
担当者から見てもワークライフバランスが取りやすくなっていくと思います。
ーずばり、周囲（同じ部署や課内）の反応はどうですか。
属人化の解消のほかにも、ロボットを起動することで”誰でも同じ処理を正確に”行うことができるので、課長からは「業務の標準化を図る上で役立つ。」というお言葉を頂いています。
ロボットを「納品」ではなく社内のRPA推進メンバーと「一緒に作り上げた」
ー実際にRPAを導入する過程でイメージと異なる部分はありましたか。
実際の作成は社内のRPA推進のチームの方に作成いただきましたが、単に納品物を受け取るだけではなく、画面を見ながら一緒に作成していったため、イメージと異なるところはありませんでした。
ー今後RPA化業務を広げていく中で「改善していきたい」と感じた点はありましたか。
現状、RPA専用のノートPCでないと作業が出来ない状態であるため、将来的には個人が使用しているPCでもRPAを利用できる状態になれば更に利便性が向上し、社内でもRPAを利用したいという方が増えてくると思います。
RPAは属人化・標準化が解消できる、優れた手段
ー今後RPA化に取り組む組織も増えていくと思います。ぜひこれからRPAを使いはじめる方々へメッセージをお願いします。
特に、ルーティン業務が多い、部署内で標準化を進めたいと考えていらっしゃる方にお勧めです。最初はRPAというものに対して想像が出来ず、二の足を踏んでしまう方が多いと思いますが、うまく社内の力も借りながら進めていくことが大切です。
ー最後に、経理財務部でのRPAに関する今後の目標を教えてください！
財務課はメンバーが少ないため、まだまだ属人化している業務があり、標準化出来ていない業務もあります。
今回の導入事例からRPAで「属人化・標準化」の課題をどちらも上手に解決できる期待が持てたので、今後もそういった業務のRPA化を進めていければと思います。
AINOWを運営しているディップでもRPAサービスを提供しています。
数時間かかるオフィス業務を数分で処理！ディップの「FAST RPAコボット」は、業務自動化の豊富なテンプレートを事前に用意。
さまざまな業界の業務自動化を実現します。
慶應義塾大学商学部に在籍中
AINOWのWEBライターをやってます。
人工知能（AI）に関するまとめ記事やコラムを掲載します。
趣味はクラシック音楽鑑賞、旅行、お酒です。
