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日程調整によって、社員1人につき年間100～200時間失っていると言われていますが、その無駄な時間を削減してくれる日程調整ツールが誕生し、現在多くの企業で導入されています。
さまざまな日程調整ツールがありますが、「どれを選べばよいか分からない」と悩んでいる方は多いのではないでしょうか？
本記事では、料金・機能・複数人対応などの比較軸で日程調整ツールを紹介していきます。
目次
日程調整ツールとは
日程調整ツールとは、イベントや会議などの日程を決める時に、メンバーのスケジュール調整をするためのツールです。
冒頭でもお伝えしましたが、日程調整によって社員1人につき年間100~200時間も費やしていると言われています。衝撃の事実ですね。
日程調整ツールを活用し、ビジネスにおいて最も無駄な時間のひとつである「日程調整」をスムーズに行うことで、本来割くべき業務に時間を使うことができます。
日程調整ツールの主な機能
イベントURL送付機能
多くの日程調整ツールは、イベントのURLを送るだけで、参加者の都合のよい日程を回答してもらえる機能を搭載しています。
日程調整者はメールやLINEでイベントの詳細を説明する手間が省け、参加者は内容をWeb上でカンタンに確認できるため、双方にメリットがあります。
カレンダーとの自動同期機能
GoogleやMicrosoftのアカウントがあれば、決まった予定をカレンダーに自動で同期できる機能が増えています。
「個別にリマインドをしていた…」という方も、この機能を利用することで煩雑な作業の手間が省けます。
特に大人数で利用される場合は、個別にリマインドすることは難しいため、導入前にこの機能が搭載されているか確認しておくと安心です。
複数人の日程調整機能
参加者を一覧表にして送信するため、受け取った側は出欠や参加可能日時をチェックするだけです。
参加人数が変更になった場合は、一覧表から追加または削除して再度日程調整をするだけなので、会議や打ち合わせでよくある急な人数変更にもスピーディーに対応できます。
また、希望の多い日時が自動で表示されるなど、カンタンに日程が決められる機能が搭載されているツールもあるため、自社のニーズに合った機能を見つけましょう！
日程調整ツールを選ぶ際のポイント
使用する目的に合ったものを選ぶ
社内メンバーとの日程調整に向いているツールもあれば、大人数の飲み会開催に特化したものもあります。
日程調整ツールを導入する際は、使用する目的を決めた上で選ぶのがポイントです。
必要な機能がついているか確認する
日程調整ツールによって利用できる機能が異なります。
何の機能を必要としているかを社内で話し合い、それを基にツールを選ぶことが大切です。
料金
完全無料のものもあれば、無料トライアル後有料になるものもあり、各ツールによって料金プランはさまざまです。
「無料版では何ができなくて、有料版では何ができるのか」を把握した上でプランを選びましょう。
日程調整調整ツールの成功事例
NagatachoGRiD
【導入ツール】
Time Rex
【導入前の課題】
- メールでの日程調整1件あたりに15〜20分の工数がかかる
- 日程確定までのリードタイム(工程着手〜全ての工程が完成するまでの所要期間)を減らしたい
- 顧客対応のオンライン・オフラインをスムーズに切り替えたい
【効果】
- TimeRexのURLをWebサイトに掲載することで、日程調整にかかる工数はゼロに
- 3往復以上かかっていたリードタイムはゼロに、他社より早い顧客対応を実現
- Zoom連携機能の活用で状況に合わせたオンライン・オフラインの切り替えが実現
株式会社ランドネット
【導入ツール】
調整アポ
【導入前の課題】
専任スタッフ3名が受付をしていたが、他社が無人受付システムを取り入れていることに危機感
【効果】
- 受付を無人化し、応接室の予約や混雑時の調整にかかる工数を削減できた
- 受付専任のポジションを廃止したことで、人件費を抑えられた
日程調整ツールを徹底比較！
TimeRex
GoogleやMicrosoft365のアカウントがあれば利用できるツールです。
曜日や時間帯など、好みの条件を設定すると、その条件に基づいて候補日程を自動でリストアップしてくれます。
【機能】
- GoogleカレンダーまたはMicrosoft365のアカウントがあれば利用できる
- URLを送るだけで日程調整が完了する
- 日程が決まったら、カレンダーに予定を自動登録
- 同席者のスケジュールも考慮して、候補日程をリストアップ
【料金】
無料
※有料プランもあり
【導入事例】
- 株式会社アドレス
- 株式会社カヤック
- 株式会社カンブライト
トントン
引用：トントン公式ホームページ
イベントの基本情報・候補日・候補時間を指定するだけで日程調整ができるツールです。
専用のアプリをインストールすることなく、簡単なステップでイベント作成と日程調整ができます。
【機能】
- 会員登録の必要がなく、無料で利用できる
- URLを共有するだけなので、無駄なやり取りを削減できる
- 主催者は、候補を挙げたら全員の記入を待つだけ
【料金】
無料
アイテマス
Googleカレンダーとの連携で利用できるツールです。
Googleカレンダーと連動して最新の日程候補を簡単に共有できるので、打ち合わせが多い方におすすめです。
【機能】
- 完全無料、ユーザー登録不要で利用できる
- 時差に対応しているため、海外のビジネスパートナーともスムーズにスケジュール調整ができる
- スマホアプリがあるため、仕事の移動中にスマホでサクッと日程調整できる
【料金】
無料
notia
候補日の自動書き起こし機能で、メールでの日程調整を効率化するツールです。
メールでの日程調整を簡単にしたい、社員や取引先からの重要メールを見逃さずスムーズに対応したいという企業におすすめです。
【機能】
- 候補日をテキストに自動書き起こし
- Googleカレンダーと連携して、候補日の提示ができる
【料金】
無料
調整丸
引用：調整丸公式ホームページ
飲み会やパーティの日程調整やお店選びがカンタンにできるツールです。
スケジュール調整と同時に、候補のお店リストも作成できます。
【機能】
- スケジュール調整と同時に、候補のお店リストも作成できる
- URLをみんなに送るだけなので、1人ずつ希望を聞く必要なし
【料金】
無料
調整アポ
引用：調整アポ公式ホームページ
日程調整から打ち合わせまでの工数を83％削減し、最短1分で完結するツールです。
日時の仮押さえ・削除と会議室予約が自動で行われ、URLから日時を選ぶだけなので、面倒なやり取りを減らせます。
【機能】
- 日時の仮押さえ・削除と、会議室予約が自動で行われる
- 参加者は、届いたURLから日時を選ぶだけ
- 来客時に、受付にあるRECEPTIONISTに届いた6桁の番号を打ち込むだけで受付完了
【料金】
10名以下は無料
【導入事例】
- 株式会社丸井グループ
- 株式会社Wiz
- 株式会社GEEKLY
Calsket
素早くアポイントを設定できるツールです。
都合のよい時間を素早く見つけて、スピーディーにアポイントを取ることができます。
【機能】
- Googleカレンダーとの連携ができる点
- 相手はCalsketを使っている必要がない
- ダブルブッキングが発生しない
【料金】
無料トライアル後は有料
※詳細はHP参照
【導入事例】
- 株式会社創新
- 株式会社Locare
伝助
引用:伝助公式ホームページ
打ち合わせや飲み会を開くとき、みんなの予定を入力して、どの日程が一番都合がよいかを確認するツールです。
操作・デザインがシンプルなので、日程調整ツール初心者にもおすすめです。
【機能】
- みんなの都合のよい日程が一目で分かる
- カレンダーの日付をクリックするだけで、候補日程の入力が完了
- 出欠の登録がおこなわれた時に、通知を受け取れる
waaq Link
複数人でも1ステップで日程調整が完了するので、日程調整にかかる時間を約85%削減できるツールです。
中小・ベンチャーから大企業まで、会社の規模を問わず利用されています。
【機能】
- 複数人との日程調整
- カレンダー連携機能
- メールによる自動日程調整開始通知機能
【料金】
無料トライアルあり
※詳しい料金プランは問い合わせる必要あり
【導入事例】
- ディップ株式会社
- ウォンテッドリー株式会社
- 株式会社クラウドワークス
eeasy
グループウェアと連携することで、ビジネスのあらゆる日程調整を自動化するツールです。
決定した予定や場所を考慮して、移動時間も自動で算出してくれるため、外部打ち合わせが多い方におすすめです。
【機能】
- 決まった予定はグーグルマップカレンダーに自動登録
- 外出時の移動時間も自動考慮
- 3社間以上の調整も、URLを送るだけで完結
【料金】
１か月無料トライアルあり
※個人利用は「ずっと無料」
まとめ
自社に適したツールは見つかったでしょうか？
今回は、料金・機能・複数人対応などの比較軸で日程調整ツールを紹介しました。
ツールを選ぶとき、いくつかの比較軸を元に検討することは非常に重要です。
なぜなら、自社にマッチしないツールの導入を防ぐことができるからです。
紹介した以外にも日程調整ツールは多々あるため、比較してベストなツールを見つけましょう！
