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- コロナウイルスの影響でテレワークが流行しているけれど、やり方がわからない…
- テレワークを成功させるにはどうすればいいの？
と悩む方は多いのではないでしょうか？
この記事では、テレワークのやり方はもちろん成功のポイントや注意点まで【初心者の方にもわかりやすく】解説します。
目次
テレワークとは？
テレワークとは、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方のことです。
テレワークは大きく以下の3つを指します。
- 在宅勤務
自宅で働くこと - モバイルワーク
移動中やクライアント先など、自社のオフィス以外で働くこと - サテライトオフィス
本社・本部から離れたところに設けられたオフィスで働くこと。一時的な利用を目的としている（例: レンタルオフィス、スポットオフィス）
テレワークのやり方4つ
やり方①クラウド型アプリを使う
テレワーク1つ目のやり方は、クラウド型アプリを利用する方法です。
クラウド型アプリとは、企業側が用意したサーバーではなくサービス提供事業者側が用意したクラウドサーバー上にあるWebアプリケーションのことで、会議ツールや文章作成ツールなど種類はさまざまです。
クラウド型アプリはブラウザ上で利用できるため、導入費や設備費などの費用を抑えられる点が大きなメリットです。
【おすすめの企業】:専門的な業務にテレワークを適用しない企業（専門的な業務は社外からのアクセスに対応している製品・サービスがない場合があるため）
やり方②会社のPCを持ち帰る
テレワーク2つ目のやり方は、会社のPCをテレワーク先に持ち帰って作業する方法です。
私用PCはセキュリティ対策が不十分なケースが多いですが、会社のPCは私用PCよりもセキュリティ対策がしっかりしているため、テレワーク先でも安心して利用できます。
ただし、テレワークでは会社の機密情報が保存されているPCを社外に持ち出すため、セキュリティの管理を十分に行う必要があります。
そのため、HDDの暗号化やUSBなどの外部メディアの接続を制限し、セキュリティを強化しましょう。
【おすすめの企業】:セキュリティ面を強化したい企業
やり方③リモートデスクトップを使う
テレワーク3つ目のやり方は、自宅のPCやスマートフォンから会社のPCに接続し、遠隔操作して作業する「リモートデスクトップ」です。
リモートデスクトップを利用することで、自宅のPCやスマートフォンの性能に関わらず会社のPCと同じ性能で作業できます。
また、社内専用ソフトを社外でも使用できるため、社外用ソフトを導入するコストがかかりません。
【おすすめの企業】:社外用ソフトを導入するのが面倒な企業
テレワークのやり方:注意点2つ
事前に計画を立てる
「なんとなく」テレワークを導入するのは危険です。
無計画でテレワークを進めると、社員の理解が進まないまま反対派が出てきて混乱が生じるおそれがあるためです。
予算や開始時期などの計画を必ず立ててから導入を進めましょう。
自社の状況にあったツールを選択する
「なんとなく」クラウド型アプリや情報共有ツールを導入するのも危険です。
社員のITリテラシーを超えたツールを導入すると使いこなせるまでに時間を要し、本来の業務に支障をきたすためです。
そのため、導入前に社員のITリテラシーを調査し、どの程度のツールが使いこなせるかを把握しましょう。
できればテスト導入できるツールを利用し、操作感を確かめておくと安心です。
テレワークを成功させるポイント4つ
1.導入目的の明確化
テレワークが流行しているから…という理由でテレワークを導入しようとしていませんか？
その場合はテレワークの導入目的を明確にしておく必要があります。
「なんとなく」でテレワークを導入するとテレワークに移行してもルールがなく
無秩序化してしまい、逆に生産性が低下してしまう可能性があるためです。
まずは、「テレワークを何のために導入するのか、テレワークの導入によりどういう効果を期待するのか」を明確にしましょう。
2.業務分析と現状把握
導入目的が明確になったら、社内のテレワークに関する仕組みや規則がどうなっているかを把握しましょう。
現状を把握せずに勢いでテレワークを導入すると、経営陣への信頼が低下し、社員のモチベーションも下がる可能性があるためです。
そのため、以下5点を導入前に把握してテレワークの効果を高めましょう。
- 利用中のICT環境で運用できるか
- 追加のツール導入を検討する必要があるか
- 各種申請書の作成方法や承認方法はテレワークに適しているか
- テレワーク用に新規の業務フローやテンプレートを作成する必要があるか
- ファイルの持ち出しやのぞき見など、情報漏えいの観点に問題はないか
3.プロジェクトチームの結成
テレワークを大規模に導入する場合はプロジェクトチームの結成が必要です
プロジェクトチームを結成しないままテレワークを導入すると、部署間でテレワークのルールが統一されず社員の混乱を招くおそれがあるためです。
テレワークを大規模に導入する場合はプロジェクトチームを結成して、社内のテレワーク体制を確立しましょう。
4.テレワークの形態確認
一口にテレワークといってもさまざまな形態があるため、どのような形態でテレワークを導入するか検討しましょう。
- 在宅勤務:自宅で働くこと
- モバイルオフィス:移動中やクライアント先など、自社のオフィス以外で働くこと
- サテライトオフィス:本社・本部から離れたところに設けられたオフィスで働くこと。一時的な利用を目的としている（例: レンタルオフィス、スポットオフィス）
5.テスト運用・改善
テレワークの準備が整ったら、試験的にテレワークを導入してみましょう。
いきなり全社にテレワークを導入すると、想定外のトラブルが起こったとき対応に時間がかかるためです。
まずはテスト運用をして、そこで見えてきた課題を解決してから本格的に導入すれば、深刻な問題が起こりにくくなります。
テレワークに必要なツール4選
①勤怠管理ツール
テレワークで特に重要視されているのが、勤怠管理ツールです。
Sky株式会社の2020年度「テレワークに関する意識調査」 調べによると、テレワーク中に勤怠管理で課題を感じた管理職は約7割(69.5％)という高い数値が出ています。
しかし、勤怠管理ツールを導入することで勤務時間と業務内容を比べて社員の生産性を確認し、正確な賃金の支払いや業務改善ができます。
したがって、勤怠管理を正確におこなうことでテレワークが実現します。
②Web会議ツール
テレワークでも円滑に会議を進めるためには、Web会議ツールの導入が必要です。
Web会議ツールを導入すれば、ネットがつながる場所であればどこからでも会議に参加できるためです。
しかし、Web会議には第三者からの不正アクセスによる会話の盗み聞きや画面上に映し出される画像・動画が盗み見されるリスクがあります。
そのため、
- 情報が暗号化されているか
- 会議にパスワードを設定できるか
- IPアドレス制限がされているか
以上3点を導入前にチェックしましょう。
③チャットツール
テレワークでは出社に比べて社員と話す機会が減る傾向にあるため、チャットツールの導入が欠かせません。
チャットツールには、1対1やチーム単位でテキスト・画像・スタンプなどを使い手軽にやりとりできる、メールのように長文を打つ必要がないというメリットがあります。
したがって、チャットツールは社員間のやりとりを増やすことが期待できるため、テレワークに必須のツールです。
④セキュリティシステム
テレワークでも安全に業務をおこなうためには、セキュリティシステムの導入が必要です。
Sky株式会社の2020年度「テレワークに関する意識調査」調べによると、管理職の88.5％がテレワークで導入すべきシステムに「セキュリティシステム」と回答しました。
セキュリティシステムの導入により、企業の重要機密情報が盗まれるリスクを減らせるため、導入をおすすめします。
まとめ
今回はテレワークのやり方や成功ポイントまで幅広く紹介しました。
時代の流れに沿って「なんとなく」テレワークを導入するのではなく、本記事で紹介したテレワーク成功までの5つのステップを実行し、テレワークの効果を最大限にしましょう。
