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テレワーク中の電話の取次や転送方法などの電話対応に困ってませんか?
今回はテレワークで起きやすい電話対応問題の例と解決方法を紹介します。
目次
テレワーク中は電話対応が問題に
株式会社シンカがテレワーク企業の総務担当者412人を対象とした調査によると、31.1％が「テレワーク中の課題は電話対応」と回答し、3人に1人が課題を感じています。
引用:株式会社シンカ総務担当者の3割「テレワーク中の課題は電話対応」、400人調査から見えた実態
このようにテレワーク中の電話対応を課題と感じている人は少なくありません。
テレワーク中に起きる電話対応の問題
相手を長時間待たせ迷惑をかける
テレワークの電話環境の整備が不十分である場合、電話対応に時間がかかります。
相手先から電話が来て自社の担当者に要件を伝え、担当者が相手にかけ直していては時間がかかり相手を長く待たせてしまいます。
このようにテレワーク中は相手先の方に担当者が電話するまでの時間が多くかかり、迷惑をかけてしまいます。
電話に対応する時間的負担/金銭的負担
電話に出る特定の人を決めておくのも一つの方法です。しかし、電話に出ると決められた人は時間的負担がかかってしまい、本来の業務に割く時間が少なくなるため、業務が滞ってしまいます。
電話に出る担当の人が担当者に連絡し担当者が電話する場合、通話料など金銭的にも負担がかかります。
テレワーク中で電話対応する方法
【オススメ】PBXや電話対応サービス/アプリを利用
PBXとは
社内の電話をコンピューターやFAXと繋げて電話の間口を集約し、電話に関する企業内業務を一括管理するサービスです。
PBXの主な機能は以下のとおりです。
- 「社内の電話機同士での内線通話」
- 「外部からの電話（外線・公衆回線）と社内電話機の接続」
- 「マルチデバイス同士の接続」
内線の取り次ぎ・外線転送など多方面からの電話への対応は、拠点が複数ある企業のオペレーターにとって、対応可能量を超える作業量であるため大きな負担となっていますが、PBXの利用により会社への電話回線をPBXで集約し目的の電話回線に接続して作業負担を軽減できます。
オススメの電話対応システム/アプリ
INNOVERA PBX
基本機能
- 全通話自動録音
- 電話履歴
- 発着信許可
- 短縮ダイヤル
- 段階着信
- 着信拒否
- ピックアップ
- 自動応答
- 無条件転送
- 無応答時転送
- 留守電
- IVR（オプション）
- h4特徴
- データ量の制限がなく、6か月間すべての録音データを保存できる
- わかりやすい操作画面で使いやすい
- カスタマーサポートで丁寧にバックアップしてくれる
価格
要問合せ
無料トライアルあり
V-SQUARE
基本機能
- 受発信
- 代表電話の固定電話機着信
- 代表電話の固定電話機およびスマホ着信
- スマートフォン間での受発信
- ビデオ通話
- 固定電話間の直接転送
- 固定電話機スマホ間の直接転送
- チャット機能（オプション）
特徴
- あらゆるデバイスに対応可能
- コールセンターに必要なソリューションを完備
- TV会議システムとの連携が可能
価格
要問合せ
トビラフォン Cloud
基本機能
- 内線・転送・外線通話
- 名称の表示
- 通話録音・再生
- 留守番電話録音
- 発信番号設定
- 通話中スピーカー切替
- 電話帳機能
- お知らせ確認機能
- 暗号化機能
特徴
- 様々な企業規模・形態に対応が可能
- 独自の迷惑電話防止技術で迷惑電話を自動ブロックする
- データを一元管理して、あらゆる情報を見える化する。
価格
初期費用 ￥30,000
基本セット月額費用 ￥3,000
環境を整備してテレワークにおける電話問題を解決しましょう
今回はテレワークにおける電話対応方法について紹介しました。テレワークでも安心して電話対応するには、PBXの活用がおすすめです。PBXを比較し導入しましょう。
