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議事録作成は、一般的に新入社員など会議の参加者で1番若手が担当する仕事です。
議事録は、多くの場合24時間以内で作成し提出することを要求されます。
しかし、議事録作成でかなり時間を割いてしまう人も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、時間をかけず効率的に議事録を作成するコツを解説します。
議事録作成で時間をかけてしまう方、議事録作成に不安を抱えている方は、今回の記事を参考にしてください。
目次
議事録作成の必要性・目的
会議内容を共有・周知するため
議事録作成の大きな目的は、会議の内容を記録とその情報の共有です。
会議の内容・討議の経過・決定事項・参加者などを正確に記録すれば、会議の欠席者にも正確な情報が伝わります。
次回会議の長時間化を防ぐため
会議は同じ議題で開かれることが多くあります。
そのため、前回の内容を正確にまとめた議事録がないと、話し合うべき議題が分からないことや前回の振り返りに多くの時間を割くことになるため、会議の効率が低下します。
そうならないように、議事録を正確に作成するのが重要です。
ビジネス基礎力の向上のため
議事録は、会議に出席していない人も含め、誰でも理解できるように作成しなければいけません。
そのため、会議の全体の内容を把握したうえで、必要な情報をミスや過不足なくまとめるスキルが必要です。
議事録を作成すれば、人の話を聞く力・要点をまとめる力・分かりやすく伝える力などのビジネス基礎力が身に付きます。
議事録作成で記載すること
議事録では以下の項目を記載しましょう。
- 会議名
会議の内容が一目見て分かる簡潔な名前を付けましょう。 - 開催日時
決定事項がある際に、いつ決定したことか分かるように会議の開催日時を記載しましょう。 - 開催場所
社内か社外か、また具体的な会議室名も記載しましょう。後日会議を開催する際に、どの程度の規模の会議室を借りたら良いかの目安になります。 - 参加者
クライアントが同席した場合は、クライアント側から役職順に名前を書きます。クライアント側には敬称を付け、自社の参加者には付けません。名前の最後に議事録を作成する自分の名前を書き、記録者であることを示すと良いでしょう。 - 会議の目的
会議が開催された経緯や目的を簡潔に記載しましょう。 - 会議での決定事項
会議の決定事項を項目別に記載しましょう。 - 会議の内容
会議の内容を項目ごとに分け、討議内容とその発言者の名前も記載しましょう。
議事録作成に時間をかけないコツ
2019年のスマート自治体研究会事務局による『議事録作成事務に関する調査結果』で、勤務時間外も併用して議事録を作成している人が26%いることが分かりました。
議事録作成では、録音データの文字起こしから要点のまとめの段階まであるため、多くの人が時間をかけます。
そこで、少しでも議事録作成の時間を短縮するためのコツを以下で解説します。
同じ議事録のフォーマットで作成する
作成時に書式で迷わないよう、あらかじめ議事録のフォーマットを決めておき、毎回同じフォーマットを使うと良いでしょう。
複数の分野の議事録を担当している場合は、可能な範囲でフォーマットを共通化させておくと書式や書き方の混乱が防げます。
以下は、議事録のフォーマットの例です。参考にしてみてください。
| 作成日: 〇月〇日（曜日）
会議名: 〇〇会議 場所: 〇〇会議室 出席者: 〇〇、〇〇、〇〇、〇〇（クライアントから書き、役職順に記載。議事録作成者は最後に記載） 欠席者: 〇〇、〇〇 議題: 〇〇について 決定事項 議論内容 懸案事項 次回会議の日時: 〇月〇日（曜日） 次回会議の議題: 〇〇 |
会議中は構造化しながらメモを取る
なんとなくや時系列に羅列して会議中のメモを取ると、後からメモを振り返っても結論が分からず、議事録作成する際に再び会議の内容を思い出す作業が必要になってしまいます。
議事録作成の時間を短縮するために、会議中は構造化しながらメモを取ることを意識しましょう。
例えば以下のように書くと良いでしょう。
|
議事録の中で確認が必要な部分はマークしておく
会議中に分からないことや確認が必要になる部分がでてくる場合があります。もし確認する部分が分からなくなってしまうと、探すだけで時間を取られるため非効率です。
そのため、議事録の中で確認が必要な部分にはマークしておくことで、スムーズに確認作業ができる状態にしましょう。
会議や打合せの直後に議事録作成する
会議の内容を忘れないように、できれば会議の直後に議事録作成すると良いでしょう。
引用: 『忘却曲線で分かる！効率的な記憶の仕組みと暗記のコツ』/ スマート英語
上記にある「記憶の忘却曲線」によると、20分から1時間の間でほぼ半分の記憶が失われます。そのため、会議の直後の議事録作成は重要です。
完璧を求めない
議事録は要点がまとめられていれば良いため、必要ない情報は書かず端的にしましょう。
8割程度の完成度で伝わるため、早く書き上げることを意識してください。
議事録では完璧を求めすぎず早く完成させて、会議で決定したタスクやアクションに時間を割きましょう。
議事録作成ツールを利用する
多くの議事録作成ツールには、音声を自動認識・自動テキスト化する機能があります。
そのため、会議後の文字起こしなどの作業が削減され、より早く議事録作成できます。
以下の記事で「議事録作成ツール」について詳しく紹介されているため、こちらも参考にしてください。
議事録作成ツールおすすめ7選～
COTOHA Meeting Assist
「COTOHA Meeting Assist」は、AIで会議や講演などの音声をテキストに自動変換するクラウド型の議事録作成支援サービスです。
また、宿題事項になりそうな発言をAIが自動認識して「タスク」としてラベル付けし、内容の分類・整理などもサポートします。
特徴
- AI音声認識で会議の発言をテキスト化、作業時間を大幅に削減
- 音声認識されたテキストは時系列で音声と紐づいて保存されるため、該当箇所の音声のみを聞き直して簡単に編集できる
- AIが自動で発言内容に「重要」「タスク」といったラベルを付けるため、要点や宿題事項の見落としを防ぐ
- 会議での決定事項や宿題事項を参加者同士で共有し、タスク管理機能で担当者や実施期限を割り当てられる
- 自動翻訳機能で、異なる言語の相手にも翻訳したテキストを表示可能
- チャットでも会議に参加できる
- 初期費用無料、インターネット接続端末＋マイクですぐに使える
価格
初期費用: 0円
月額費用: 50,000円
トライアルの有無
あり
スマート書記
引用: スマート書記 公式ホームページ
音声と自動文字起こし、直感的な編集で議事録作成・共有を圧倒的に効率化します。
ExcelやWordに出力できます。
特徴
- UIがとても直感的で使いやすい
- 重要な会議でも利用できるセキュリティはもちろん、社内のセキュリティ体制も万全に対策
- 専任の担当による導入後の責任者様の展開サポートから、継続的な定着支援まで行います。
価格
初期費用なし
- スタンダード: 月額100,000円
- セキュリティ: 月額120,000円
- 自治体向けプラン: 問い合わせ
トライアルの有無
あり
YouWire
引用: YouWire 公式ホームページ
「YouWire」は携帯電話・固定電話・マルチPBXに対応した通話録音サービスです。
特徴
- 低価格で利用できる
- 機器のレンタルあり
- 既存システムとの連携が容易
- 固定電話・携帯電話をクラウドで一元管理
- 自社開発製品のためトラブル時も即対応
- 導入作業も短時間で完了
価格
トライアルの有無
不明
VMeeting
引用: YouWire 公式ホームページ
「VMeeting」は、社内用語の認識まで網羅した日本発のAI議事録作成ソフトです。
特徴
- 高精度な認識率
- 独自の社内用語など、一般的でない言葉を学習できる
- ブラウザでもスマートフォンでも対応可能
価格
問い合わせ
トライアルの有無
不明
AmiVoice MinutesWriter
「AmiVoice MinutesWriter」は、独自開発のAI音声認識エンジンにより、会議・講演会・インタビューなどの発言を高精度で自動テキスト化します。
特徴
- 音声認識市場シェアNo.1を誇る豊富な実績と確かなノウハウを生かし、導入から運用までサポート
- 音声認識エンジンをお客様専用にカスタマイズまたは専門分野の音声認識エンジンを提供するため、導入当初から高精度な認識処理が可能
- 発話内容を耳で聞きながら認識結果を編集
- 幅広い分野での文字起こし業務に活用可能
価格
問い合わせ
トライアルの有無
なし
ProVoXT
「ProVoXT」は自治体や企業、放送メディアなど幅広い業種で活用できる議事録作成支援クラウドサービスです。
特徴
- 音声認識用の専用端末が不要なため、会社外のシーンでも利用が可能
- 部署レベルの少人数から大企業の全社員利用まで幅広い運用が可能
- 専用編集ソフトウェア「AmiVoice Rewriter」とハイブリッドに利用が可能
価格
問い合わせ
トライアルの有無
問い合わせ
AmiVoice ScribeAssist
「AmiVoice ScribeAssist」は、Web会議や商談、会見など幅広いシーンで利用できるスタンドアローン型文字起こし支援アプリケーションです。
特徴
- 録音から文字起こしまでをワンストップで実現
- リアルタイムでの音声認識、録音した音声データを取り込んで文字化するバッチ認識に対応
- 専用サーバー不要で、各種Web会議システムから音声収録が可能
- オフラインの状態で音声認識できるため、情報漏洩のリスクがない
- 発言者識別機能・単語登録機能・キーワード設定機能・タグ付け機能など議事録作成に便利な各種機能を搭載
価格
問い合わせ
トライアルの有無
あり
まとめ
今回は、議事録を効率的に作成するコツを中心に解説しました。
今回の記事を参考に、議事録作成にかかる時間を短縮し、他の業務に時間を割けるようにしましょう。
