AIが秘書になれる?秘書業務に使えるAIまとめ

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AIが秘書の業務を代替できるようになってきています。

例えば、多くのビジネスマンが仕事で使用するGmailでは受取ったメールへの簡単な返信をAIが自動で生成できるようになりました。

日常の中で発生する様々な雑務をAIで自動化できるようになれば、秘書やビジネスマンの業務効率化に繋がります。

そこで今回は、秘書の代わりになりそうなAIサービスに関して説明していこうと思います。

秘書業務がAIで代替できるようになっている

秘書業務には定型的な業務が多い

秘書が担うことが多いオフィスワークには定型的な業務が多く、身体的にも精神的にも圧迫されます。

そのため、人が本来持っている独創性や創造性がかなり制限されてしまっており、その人自身の価値が発揮されていません。

そのため、そういった誰にでもできる定型業務はITの力で自動化し、人間の価値が発揮される豊かな働き方を実現する必要があります。

AI秘書のメリット

そこで活躍が期待できるのがAI秘書です。

AI秘書とは、秘書業務のメインであるスケジュール管理や名刺管理、メールの返信といったあらゆる定型業務を自動化してくれるサービス群の総称です。

業務にAI秘書を導入するメリットとしては以下が挙げられます。

  • 業務を圧倒的に効率化できる。
  • 人よりも正確で忘れたりミスしたりしない。
  • 休息の必要がなく、24時間稼働可能。
  • スマホやPCさえあればいつでも使用できる。
  • コストが低い
  • 上司に逆らわない。
AINOW編集部
つまり、仕事を大幅に効率化できるのがAI秘書の大きなメリットと言えます。

クリエイティブな仕事に集中できるように

定型業務が自動化されるおかげで、秘書はよりクリエイティブな仕事に集中できるようになります。

例えば、社内・社外の人とのコミュニケーションだけでなく、プレゼントなどの細かい手配など人間でないと出来ない部分、人間だからこそできる深い意図を汲み取る必要がある業務などは依然として存在します。

AIなどの技術が活用されることで、今までの重い業務負担が軽減され、その人自身が持つ価値が発揮される豊かな働き方が実現するのではないでしょうか。

秘書になりそうなAIサービス13選

タクシーの配車

DiDi

引用:https://didimobility.co.jp/

1000都市以上、5.5億人以上が利用するタクシー配車サービスです。

AIを使って、タクシーを使いたい人と運転手のマッチングを行なっています。

アプリ内で決済が行われるのも便利な点です。

MOV

引用:https://dena.ai/work5/

AIを生かしたタクシー配車サービスです。

アプリで予想到着時間を事前に確認した上で指定の場所へタクシーの配⾞依頼を⾏うことが可能です。

周辺を⾛⾏中のタクシーがリアルタイムに可視化されて表⽰されるため、空⾞⾛⾏中のタクシーを簡単に確認することもできます。

議事録作成

VoiceGraphy

NECが開発したソリューションで、AI音声認識技術を生かして会議の議事録を自動生成します。

議事録を人がとる必要がなくなりますので、作成担当者の業務負担削減や議事録の即時公開に役立ちます。

講演録の自動作成にも使えます。

VoiceGraphyは人に優しく、効率的な議事録作成を実現した点が高く評価され、2013年度グッドデザイン賞を受賞しました。

スケジュール管理

Todoist

引用:https://todoist.com/tour

スケジュール管理を効率化してくれるサービスです。

重要なタスクを強調したり、作業進捗を可視化してくれます。

また、AIがユーザーのスケジュールを学習し、定期性のある予定を先回りして表示してくれます。

いつ何をするべきか、保有するタスクを一目で把握できますので自分の仕事に集中できるようになります。

KOYOMIN

引用:https://zabuton.co.jp/

面倒なスケジュール調整をAIが自動化してくれます。
ただスケジュール管理をするだけでなく、ユーザーに代わってメールでの顧客とのやり取りによって予定を調整してくれます。

面倒な時間調整を全て自動化できますので、業務に集中できるようになるのではないでしょうか。

名刺の管理

Eight / Sansan

引用:https://8card.net/

大量の名刺を一元的に管理できる便利ツールです。

スマホで名刺を撮影するだけで、画像認識技術で名刺が認識され、内容が登録されます。

ビジネスで培った人脈を手元で管理できますので、今まで以上に人脈の力を仕事で発揮できるようになります。

Wantedly People

引用:https://people.wantedly.com/

Eightと同じく、スマホで名刺を簡単に管理できるアプリです。
スマホのカメラで名刺を撮影するだけで、内容を読み取りプロフィール情報として保存してくれます。

  • UX/UIにこだわっており、機械学習の時間を感じさせない工夫がされているのも特徴です。

AINOWのWantedly People取材記事はこちら▼

会食の予約

ペコッター

引用:https://pecotter.jp/

会食用の飲食店をチャットボット形式で自動で予約してくれます。

用途や目的に合わせて数ある飲食店の中から最適なお店を選択するのは非常に時間がかかります。まだ人力で予約作業を行っていますが、将来的にはAI化も見込めるサービスです。

ペコッターを使えば、飲食店の予約業務を自動化できますので会食の多い人には最適なサービスです。

メール管理

Gmail

業務で使っている方も多いGmailにメールへの自動返信機能が追加されました。

AIが受け取ったメールの内容を分析し、それにふさわしい簡単な返信を生成していくつか提示します。

提示された文章を選択して送信するだけですので、自分で返信内容を考える必要がなくなり、大幅な業務効率化になるのではないでしょうか。

お礼状の作成

PENDROID

引用:https://peraichi.com/landing_pages/view/kakiemon

ロボットが手書き風の文書を自動で描いてくれます。

お礼状などの場合、パソコンで作成した文書よりも手書き文書が喜ばれる場合もあります。

手書きは通常時間がかかりますが、PENDROIDを使えば、自動で生成できるので大変便利です。

領収書の精算

eKeihi

引用:https://www.ezsoft.co.jp/ekeihi/

社長となれば、毎月たくさんの領収書の処理も発生します。

eKeihiは会社の経理業務を効率化するサービスです。

OCR技術を使って領収書を撮影するだけで、内容を自動で記録することができます。

交通費から出張経費など幅広く適用することができます。

sweep

引用:https://sweeep.ai/

会社の会計処理を自動化してくれます。

面倒な請求書の処理をAIで自動化し、100枚の請求書をたった3分で処理できます。

月末に貯まった請求書を一掃できるので秘書や経理部の業務効率化に最適です。

関係会社のニュースまとめ

Anews

引用:https://stockmark.ai/anews/

秘書といえば、自社や関連企業、クライアントに関わるニュースを収集して社長に報告するのも大切な仕事です。

AnewsはニュースをAIが収集、3つのポイントに要約して共有してくれます。

広大なWebの世界から自社関連ニュースだけを収集するのは大変です。

ニュース収集業務をAIが自動化してくれれば、業務負担が大幅に軽減できます。

 まとめ

AIの発達によって秘書業務はどんどん自動化・効率化されています。

その適応範囲はスケジュール管理や飲食店の予約、メール対応まで多岐にわたっています。

そして、今後もAIが導入される業務の幅は広がっていくと期待できます。

もし今、業務の中で定型業務による負担が大きく業務負担が大きいという方はAI秘書の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

2019年10月22日 2019年10月25日更新

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