最終更新日： 2021年2月26日

 

近年、IT業界だけでなくあらゆる分野において、インターネットを介して業務が行われるようになりました。同時に企業内では、散らばる情報をまとめたり、情報を共有するために、さまざまな機能が集約された基盤を構築する必要性が高まっています。

特にIT企業では、グループウェアの活用が進んでいます。グループウェアとは、文書などの情報共有だけでなく、スケジュールの管理、会議室の予約など、インターネットを介して行われる機能を集約することで、企業の業務効率を大きく上げると期待されています。

この記事では、グループウェアの概要から導入メリット、選定のコツ、おすすめのグループウェアまで幅広く紹介していきます。

グループウェアとは

グループウェアとは、組織内での、情報共有やコミュニケーションをスムーズにして、業務を効率化するツールが組み込まれたソフトウェアです。

グループウェアを導入することで、紙媒体で管理していてバラバラだった情報を一元管理し、情報を整理できます。

また、スケジュール管理からチャット、掲示板、ToDoリスト管理を行えます。

グループウェアのメリット

情報共有がスムーズになるグループウェアのメリットとして、情報共有がスムーズになることが挙げられます。

グループウェアには、ファイル管理やワークフロー管理、掲示板などの機能が搭載されているため、電話やメールとは違い、スムーズに情報共有ができます。

パソコンをはじめ、スマートフォンやタブレットなどのマルチデバイス対応のグループウェアが多いので、いつでもどこでも情報共有ができます。

コミュニケーションの活性化

コミュニケーションが活性化することも、グループウェアのメリットの1つです。

チャットや掲示板などの機能によって、気軽に双方向のコミュニケーションを行うことができるので、コミュニケーションの活性化が見込めます。

コミュニケーション不足が原因で、情報伝達のミスや認識の齟齬が起こってしまうことが多いので、グループウェアの導入で改善できます。

時間とコストの削減

グループウェアの導入は、時間とコストの削減につながるというメリットもあります。

ワークフロー管理や文書管理の機能により、これまで紙に印刷していた資料を電子化することで、印刷する時間と印刷代を削減できます。また、社内各種の申請業務を削減することで申請業務にかかる時間を削減できます。

グループウェアのデメリット

コストがかかる

グループウェアを導入する際、どうしても初期費用と維持費用などコストがかかってしまいます。

コストを抑えるためにも、企業の課題を解決してくれる機能を搭載したグループウェアを選ぶのがポイントです。

コストはかかりますが、グループウェアは情報共有の効率化やコミュニケーションの活性化を1つのソフトウェアで実現できます。

サービスを選びきれないことがある

ベンダーが提供している製品が多いため、サービスの選定に無駄な時間を費やしてしまうことがあります。

選択肢が多いのはメリットのように思えますが、逆に選定を難しくしています。

企業が解決したい課題を明確化して、企業の形態に見合うサービスを選ぶのがポイントです。

グループウェアを選ぶポイント

課題・目的を明確にする

まず何よりも大切なのが、「何が課題で、何のために導入するか」ということを明確化することです。企業が抱えている課題は十人十色で、どれが正しいかは一概には言えません。

部署や拠点ごとにヒアリングを行い、課題を掘り下げたうえでしっかりと目的を見定め、必要な機能を書き出してみましょう。

しかし、どんなに高機能なグループウェアでも、導入してすぐに業務効率化やコスト削減につながるわけではありません。半年、1年といった長期スパンを見据えて目的を定めるのが大切です。

自社に合ったコストで運用できるのか

自社に合ったコストで運用できるかどうかもグループウェアを選ぶ上で大切です。

機能を増やせば増やすほど便利になるからと高機能グループウェアを導入してしまうと、導入や運用時にコストがかかります。

一方で、コストだけを重視して、必要な機能がそろっていないグループウェアを導入してしまったら、グループウェアを無駄にしてしまう可能性があります。必要な機能と導入・運用コストの予算を明確化した上で選ぶのがポイントです。

また、オンプレミス型は、サーバーの準備やソフトウェアの購入など導入コストが高い傾向にありますが、クラウド型は導入コストが安いため、導入形態によるコストの差も把握しておくと良いでしょう。

おすすめのグループウェアを３つのジャンルに分けて徹底比較

コストパフォーマンスがいい

J-MOTTOグループウェア

JJ-MOTTOグループウェアは、グループウェアだけでなく、Web給与明細やWeb勤怠、オンラインストレージなど多様な機能を1人 150円〜から利用できるクラウド型グループウェアです。約4,000社、13万ユーザーの豊富な実績があります。また、最大3ヶ月の無料トライアルがあります。

J-MOTTOグループウェアの特徴

• 多様なサービスラインナップ
• 1人 150円~の低コスト
• 専門スタッフによる安心のサポート体制

料金（月額）

150円~/1人

導入事例

• 株式会社カクヤス
• 株式会社ビーエス・ジェイ
• 株式会社 WOWOWコミュニケーションズ

Zoho Connect

Zoho Connectは、人と必要なリソースを1ヶ所に集約して、圧倒的なチーム連携を実現するグループウェアです。Google DriveやZapierなどさまざまな外部サービスと連携も可能。また、無料プランもあり、コストをかけずに業務効率を改善したい企業に最適です。

Zoho Connectの特徴

• チャンネルの活用によるコミュニケーションの迅速化
• スマホアプリでいつどこからでもアクセス可能
• 連携できるサービスが豊富

料金

無料プラン
120円~/1人

導入事例

• 南房総市地域おこし協力隊
• 同じ土俵合同会社

NI Collabo 360

NI Collabo 360は、スケジュール管理、文書共有管理、ワークフロー、経費精算、支払管理など全部で30もの豊富な機能を実装した高品質グループウェアです。多機能・高品質なのに月額360円〜とコストパフォーマンスにも優れています。30日間の無料トライアルがあります。

NI Collabo 360の特徴

• 多機能・高品質のグループウェアを低価格で利用可能
• スムーズな企業間の連携
• アクセス制限による安心のセキュリティ

料金

360円~/1人

導入事例

不明

使いやすい

Aipo

Aipoは、シンプルなインターフェースでチームの情報共有を効率化するグループウェアです。購入は1つの機能から選択できるため、必要最小限の機能を選んでスタートすることができます。30日間の無料トライアルがあります。

Aipo特徴

• シンプルなインターフェース
• 迅速で丁寧なチャットサポート
• 最小限の機能から始められる

料金（月額）

利用機能に応じて　例）カレンダー+200円、チャット+100円など

導入事例

• TBSアナウンス部
• 聖マリアンナ医科大学病院
• 築地銀だこ

Google Workspace （旧 G Suite）

Google Workspaceは、Googleが提供しているクラウド型グループウェアです。G Suiteからさらに進化し、Gmailの受信トレイから直接ビデオ会議に参加する機能が搭載されるなど高いのUXを実現しています。Google ならではのシンプルかつデザイン性の高いインターフェースで、日々のコラボレーションを促進し、組織に大きな生産性向上をもたらします。

Google Workspace の特徴

• GoogleならではのUI・デザイン性
• 使い慣れたツールで連携をスムーズにする
• Googleならではの高セキュリティ

料金（月額）

680円/~1人（Business Starter）
1360円~/1人（Business Standard）
2040円~/1人（Business Plus）

導入事例

不明

サイボウズoffice

サイボウズofficeは、65000社以上の企業に導入されているかんたんグループウェアです。スケジュールや掲示板、メッセージなど、社内で情報を共有するための便利な機能が豊富にそろっています。Googleより低価格の1人 500円~で提供しています。30日間の無料トライアルがあります。

サイボウズofficeの特徴

• 実績豊富の国内老舗グループウェア
• 使い勝手を追求した便利な機能
• 1人 500円~の低価格

料金

500円/1人（スタンダード）
800円/1人（プレミアム）

導入事例

• 千葉ジェッツふなばし
• 株式会社スポーツフィールド
• 株式会社武蔵野

セキュリティレベルが高い

desknet’s NEO

desknet’s NEOは、充実した27種類の機能を低価格で使用できるグループウェアです。用意されたパーツを組み合わせて自社の業務に合わせてカスタマイズできるのもポイントです。30日間の無料トライアルがあります。

desknet’s NEOの特徴

• すべてが揃う27の基本アプリケーション
• 選べるクラウド版とパッケージ版
• 熟練スタッフによる丁寧なサポート

料金（月額）

400円~/1人

導入事例

• 総務省
• キュービーネット株式会社
• 株式会社乃が美ホールディングス

WowTalk

WowTalkは、トーク・掲示板・無料電話・タスク管理の機能を備えたグループウェアです。他にも、14か国語に対応した翻訳機能・安否確認など便利な機能を搭載。さらに、直感的な操作で導入教育は必要なし！2週間の無料トライアルがあります。

WowTalkの特徴

• LINEのような使い心地の社内SNS
• どこよりも充実した管理機能
• 行政機関でも採用できる高セキュリティ

料金

300円/1人(シンプル)
500円/1人（スタンダード）
800円/1人（プロフェッショナル）

導入事例

• 株式会社セブン銀行
• 株式会社NTTデータ
• 佐川急便株式会社

mitoco

mitocoは、Salesforce.comとの連携性が強みのクラウド型グループウェアです。コミュニケーションや情報共有をスムーズに行うための「掲示板」「ワークフロー（稟議書や申請書などの電子化）」「カレンダー」といった多くの標準機能を搭載。30日間の無料トライアルがあります。

mitocoの特徴

• Salesforce.comとの連携
• 世界レベルのセキュリティ
• 定着しやすいユーザーインターフェース

料金

800円~/1人

導入事例

• 株式会社りそな銀行
• 株式会社池下設計
• 株式会社T-TOP

まとめ

おすすめのグループウェアを3つのジャンルに分けて9つのグループウェアを紹介しました。

グループウェアの導入により、情報共有がスムーズになるだけでなく、コミュニケーションも活性化するため業務効率を向上させることができます。必要な機能が揃ったグループウェアを導入するために、まずは「何が課題で、何のために導入するか」を明確にすることがよいでしょう。

また、グループウェアに対するコストを考えてみるのもよいでしょう。ほとんどの製品は無料トライアルを設けているので、まずは無料トライアルから始めて、業務の効率化を実現しましょう。