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2021.02.03

無料で始められるイベント管理システム9選!メリットから導入事例まで幅広く紹介

最終更新日:

イベントを実施するには、イベントの告知ページの作成や参加者リストの整理、問い合わせ対応などやるべきことがたくさんあります。

煩雑な作業が多いので、イベントを開催するたびにストレスを感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そんな方におすすめしたいのが、イベント管理システムです。

今回はイベント管理システムの導入メリット、導入の際のポイント、おすすめシステムなどを紹介します。

イベントを効率よく成功させるための情報を詳しく紹介しますので、イベント管理で悩みを抱えている方はぜひ参考にしてみてください。

1.イベント管理システムとは

なぜイベント管理システムが注目されているのか

イベント管理は、準備から開催後の参加者へのフォローなど煩雑な作業が多く、非常にストレスが溜まります。

また、イベント後も参加者との繋がりをキープしたい場合、お礼メールや次回イベントの告知に手間がかかることも担当者の方の悩みの種です。

イベント管理システムは、これらのイベント管理の悩みを、解決できるので、イベントを効率よく成功させたい方に注目されています。

イベント管理システムで何ができるのか

イベント管理システムは事前準備、当日の運営、事後報告をすべてまとめてくれます。

もちろん全てのシステムがイベント管理の一連の流れをフォローするのではなく、ある一部の機能に特化したものもあります。

また、見込み客へのメール送信やモバイルアプリの運営といった集客をサポートするシステムもあります。

2.イベント管理システムのメリット

情報管理にかかる時間コストを削減できる

イベントを運営する際、参加者の氏名や連絡先など、さまざまな情報の管理が必要ですが、この煩雑な作業に悩まされている方も多いのではないでしょうか。

イベント管理システムを導入すれば、これらの情報をまとめられるので非常に便利です。

社内での情報共有がスムーズになる

参加者の名簿などを紙で管理する場合は、手渡しで情報共有しないといけないので、手間がかかります。

しかし、イベント管理システムはクラウド上で情報共有できるので、閲覧権限のあるアカウントであれば関係者全員がいつでも最新の情報を確認できます。

当日の運営やイベント後のフォローが簡単にできる

イベント管理システムは連絡先をまとめて管理できるので、イベント後のお礼メールや次回イベントの案内などフォローが簡単にできます。

3.イベント管理システムのデメリット

コストがかかるシステムもある

イベント管理システムは無料で利用できるものが多いですが、大きなイベントを開催する時や充実した機能を求める際はコストが必要になります。

システムに不具合が起きることもある

どのシステムにもいえることですが、システムを利用する際は不具合が起きる可能性を考慮することも大切です。

すべてをイベント管理システムに任せるのはリスクが高いので、こまめに参加者のチェックをするなど人の手で確認すると安心です。

4.イベント管理システムを選ぶ際のポイント

必要な機能を明確にする

充実した機能を求める場合は有料、最低限の機能しか求めない場合は無料になることが多いです。

イベントを企画・運営・実施する際、どのような機能が必須なのかを明確にした上でツールを選ぶことが大切です。

操作性

操作が難しいシステムを選ぶと、そこに時間をとられてしまい、本来注力するべき業務に支障をきたす恐れがあります。

またイベント管理の担当者が代わる際、操作が簡単なシステムだと説明する手間が省けます。

そのため、だれでも簡単に操作できるシステムを選ぶことが大切です。

料金

デメリットでも解説しましたが、イベント管理システムは無料で利用できるものが多い反面大きなイベントを開催する時や、充実した機能を求める際はコストがかかります。

どの程度の規模のイベントを企画するのか、無料イベントと有料イベントのどちらを実施するのかを先に決めた後、料金を検討するとミスを防げます。

5.イベント管理システムの導入事例

BASE株式会社

【導入したシステム】

イベントレジスト

【導入前の課題】

来場の事前申し込みの仕組みづくり

【利用した感想】

  • タイムテーブルという、時間が重複するセミナーを選択できないようにする機能が非常に便利だった
  • 管理画面がわかりやすかったので、操作に時間をとられずに済んだ
  • 来場受付・各セミナーの運営がスムーズにできた

某調味料メーカー

【導入したシステム】

Q-PASS

【導入前の課題】

  • 無記名の招待状を配布して集客していたので、すぐに誰が来たのかわからなかった
  • 上の対策として、来場者から預かる名刺を社員10名ほどで、その日中にすべて入力していた

【利用した感想】

入力が必要な数が、導入前より30%激減した。

6.無料ではじめられる!イベント管理システム9選

Event Cloud Mix

イベントの事前準備から開催、事後フォローまで管理するクラウドシステムです。

システム1つに100以上の機能を備えており、イベント開催を簡単に行うことができます。

機能
  • イベント全体の登録者リストを一覧で表示
  • イベント登録者にQRコード付きの受講票を発行
  • イベント登録者情報をCSVで出力、入力

料金

1ヶ月間の無料トライアルあり
※詳細な料金プランはHP参照

eventos

スマホアプリでイベントの情報配信やライブ動画配信を実施することで、イベントのオンライン化を実現するシステムです。

また、オンラインでの実施により、会場でかかるコストを削減することができます。

機能
  • LIVE配信
  • 受付もQRコードだから、スマートにチェックインできる
  • 目的地までの経路を、地図アプリのようにナビゲート

料金

  • 2020年3月末までは初期費用14万円、月額費用3万円を無料で提供していた
  • 2020年3月以降は期限を設けずに無料で提供を開始

イベントレジスト

誰でも簡単にイベントの告知、事前決済や申込み、 参加者管理ができるシステムです。

基本的なイベント運営に必要な機能は無料版、法人主催のセミナーやイベント、展示会に必要な機能は有料になります。

機能
  • イベント名・開催日・チケットを設定するだけで、イベントページが完成
  • 決済はPayPal、クレジットカードに対応
  • 領収書データを自動発行

料金

  • イベント開催に必要な基本機能のシステム利用費は全て無料
  • 有料チケットを販売する場合は別途8%の販売手数料がかかる
    ※その他のプランはHP参照

Q-PASS

申込フォーム設置から当日受付、アフターフォローメールまで、簡単な操作でスムーズなイベント管理を実現できます。

また、当日の模様を配信することで、当日参加できなかった方へのフォローが可能です。

【機能】
  • WEB申込フォームがすぐに作成できる
  • QRコードを使った受付により、スムーズな受付を実現
  • 来場データをリアルタイム集計

【料金】

2週間の無料トライアルあり
※詳細な料金プランは問い合わせが必要

イーべ!

告知・拡散・決済・アフターフォローまで、イベントやセミナー開催の手間をまとめて管理し、主催者の負担を削減できるシステムです。

機能
  • 入金状況を一覧管理 + 未入金者へメールでお知らせ
  • 簡単な操作でイベント告知ページ作成、懇親会の出席確認までできる
  • 申込者へ自動リマインダーメール

料金

30日間の無料トライアルあり
※詳細な料金プランはHP参照


Peatix

チケットの購入から表示まで面倒な手続きをペーパーレスで済ませることができます。

取ったチケットはスマートフォンやパソコンで管理でき、受け取りの手間や紛失の心配もありません。

機能
  • 460万人以上の会員の中から興味がある人に告知するから、イベント集客に強い
  • オンラインイベントでも使える
  • 申し込み状況をリアルタイムに確認

料金

  • 無料イベントの場合:0円
  • 有料イベントの場合:4.9%+99円/チケット1枚(販売手数料のみ)

everevo

集客にSNSを取り入れたシステムです。決済はクレジットとPayPal・コンビニや銀行支払・会場払いが利用できます。

またスマートデバイスと連携し、チケット購入や申し込みを行えるので、低コストで効率的に集客業務を進められます。

機能
  • モバイル用ランディングページを自動生成
  • 来場者には専用のiOSアプリを提供
  • 事前決済することで来場キャンセルリスク低減

料金

  • 無料イベント:手数料0円
  • 有料イベント:手数料はチケット販売額の5%

formrun

100種類以上のテンプレートの中からイベントに合ったデザインを選び、テキストを入力するだけで申込みフォームが作れます。

また問い合わせ・イベント申し込み・資料請求など多種の目的に対応しています。

機能
  • フォーム作成のテンプレートあり
  • 郵便番号を入力するだけで、住所を自動的に補完入力
  • どの顧客を担当しているか確認できる画面の仕様

料金

  • FREEプラン:0円
  • BEGINNERプラン:月額5,980円(税抜)
  • STARTERプラン:月額12,980円(税抜)
  • PROFESSIONALプラン:月額25,800円(税抜)

Wazoo

プライベート・パブリック・ビジネスの区別なく、だれでも利用できるイベント管理システムです。

機能
  • Eチケットを簡単に販売できる
  • 大人数でも簡単に受付できる
  • ソーシャルメディアを活用し、イベントの集客ができる

【料金】

無料イベントの場合は利用料金も無料

7.まとめ

今回はイベント管理システムとは何か、メリット・デメリット、システムを選ぶ際のポイントまで幅広く紹介しました。

イベント管理システムは、イベントの準備から開催後の参加者へのフォローまでの手間がかかる作業を一気に解消してくれます。

イベントを効率よく成功させたい方は、ぜひイベント管理システムの導入を検討してみてください!

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