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2021.02.05

人事情報システムの選定ポイント解説/ツール紹介

最終更新日:

人事情報システム
厚生労働省が平成30年度に発表した「平成30年雇用動向調査結果の概況」によると、平成30年の離職率は全体で14.6%です。

(参考:厚生労働省 平成30年雇用動向調査結果の概要
https://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/koyou/doukou/19-2/index.html)

成果主義の広まりや、多様な働き方の充満から、この数値は増えることが予想されます。

このように、人員の流動性が激しくなり、人事関連の部門が、社員の個人情報、採用状況、給与情報などの人員管理にかかる時間が多くなると懸念されます。

そこで役立つのが人事情報システムです。

人事情報システムを活用すれば、人員管理にかかる時間を短縮できるほか、プライバシーやセキュリティを強化して管理できます。

人事情報システムとは

人事情報システムは、人事部門の業務を支援するための経営情報システムです。

Human Resources Information Systemの略から、別名「HRIS」と呼ばれています。

社員、ポリシー、手順などについての情報をシステムで一元管理し、採用管理、オンボーディング、給与、パフォーマンスマネジメント、経理など、人事部門のさまざまな要望にこたえる機能があり、人事に関するデータの記録、把握、分析に活用できます。

人事情報システム導入メリット

業務効率化

人員情報をシステムで一元管理するため、業務時間を短縮できます。

人事情報を紙やエクセルで管理する場合、記入(入力)や、必要な情報を探すのに膨大な時間を要します。

しかし、人事情報システムを導入することで、情報の記入にかかる時間を削減でき、調べたい人事情報をすぐに見つけられます。

情報を一元管理(社員、採用者)

現役社員、元社員、採用候補者の採用に関して必要な情報を取り扱えます。

人事情報システムでは、応募から退職まで、一人ひとりのデータの把握や分析ができます。

一般社員、管理職、採用担当者のそれぞれが、採用人数、採用状況、人件費など、必要とする情報をその都度参照できます。

また、会社の情報、発表、リンク、ポリシー、手順などが一元化されるので、人事関連以外の人も、人事情報をひと目でみられます。

セキュリティ向上

紙やエクセルなどでの管理は災害や盗難、改ざんからの防御が難しいほか、劣化が起こりやすく、消失する恐れがあります。

人員情報は、雇用機会均等に関する情報など、法的なデータを保存してコンプライアンスを確実に守る必要があります。

人事関連のデータ作成が楽になる

給与状況、離職率、昇格状況など、人事関連のデータは多く必要とされます。

データ作成には多く時間がかかりますが、人事情報システムを導入することで、データ作成が楽に行なえます。

必要な情報が一度で見られるので、新しいデータを作成するにも時間がかかりません。

人事情報システム選定ポイント

ツールが使いこなせるか

ツールを導入しても、使いこなせなければ導入した意味がありません。

ツールに不慣れな場合は、一度トライアルしてみましょう。

ツールによっては試用できるものがあります。試用プランには、無料のものや有料のもの、試用できる期間もさまざまです。

試用したい場合は、金額、期間をチェックしましょう。

費用が適切か

ツールによって金額はさまざまです。

費用が適切でなければ、ツールを使い続けることが難しくなります。

また、月払い、年払いのものがあるので、支払い頻度もチェックしましょう。

セキュリティが強化されているか

多くの個人情報を扱うツールであるため、セキュリティが強化されているかチェックしましょう。

パスワード制で、第3者が閲覧できない仕組みか、データは自動保存されるかなど、セキュリティが強化されているものを選定しましょう。

人事情報システムツール紹介

シナジーHR

特徴

プロフィール項目活用理念、企業理念やクレド を全員に共有できる機能で、メンバー同士のキャラクター理解や理念、クレドの浸透を促進

機能

  • お知らせ機能
  • プロフィール機能(組織・チーム)
  • Goodアクション機能

料金

1ユーザー / 月額200円(初期費用は0円)

トライアルあり(14日間無料)

Zebra6

特徴

企業の人事管理にとどまらず、顧客管理、会員管理、生徒管理など多くのシステムをカバーできる

機能

  • 管理項目
  • 機密保持機能
  • 帳票設計
  • 計算機能
  • 日付期間の自動計算

料金

¥49,680

トライアルなし

SmartHR

特徴

住所変更や扶養変更等の度に、自動で従業員情報が更新されるため、最新で間違いのない社員名簿が作成できる

機能

  • 人事情報の管理・活用
  • 電子申請
  • 対応手続き
  • 明細の発行・配布
  • アカウント管理
  • マイナンバー
  • 外部サービス連携
  • カスタマイズ
  • 対応健保

料金

お問い合わせ

トライアルありあり(スモールプランのみ15日間無料)

jinjer人事

特徴

利用者の声を元に、新しい機能を随時開発、追加する

機能

  • 組織管理
  • 従業員管理
  • ロール管理
  • ダッシュボード
  • 項目カスタマイズ
  • 入社処理
  • レポート
  • システム連帯

料金

500円/月1ユーザー

トライアルあり

まとめ

今回は人事情報システムについて紹介しました。

人事情報システムを導入することで、人事部門は、データ入力などの雑務から解放され、面接や人材開発など、対人関連のタスクに集中できます。

また、会社の情報、発表、リンク、ポリシー、手順などが一元化されることで、社員が必要な情報を自分で探せるようになり、対応に追われずに済みます。

これを機に、組織にあった人事情報システムを選定しましょう。

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