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- マイナンバーの管理方法がわからない
- マイナンバー管理を効率化できるシステムが知りたい
このように考えている方は多いのではないでしょうか？
この記事では、マイナンバー管理の解説だけではなく、無料ではじめられるシステムや選定ポイントまで幅広く紹介します。
目次
マイナンバーとは
2016年1月から、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律、通称「マイナンバー法」が全面的に施行されました。
マイナンバーとは、国から国民全員に発行される12桁の番号です。
この中には、個人的な社会保障・税・災害対策に関する情報など、さまざまな個人情報が含まれています。
企業が従業員を雇用したり、退職手続きを行ったりする際は、源泉徴収票の発行、税金や社会保険に関する手続きが発生します。
しかし、現在ではこれらの手続きすべてにマイナンバーが必要です。
そのため、企業がマイナンバーを徹底的に管理することが義務付けられています。
マイナンバー管理とは？
企業のマイナンバー管理義務の内容
収集
マイナンバーは個人から提供を受けてよい場面でのみ収集が可能です。
例えば、派遣社員の場合は社会保険や税金関連を派遣元が管理しているため、派遣先の企業のマイナンバーは収集できません。
つまり、企業が直接従業員を雇用し、各所への手続きが必要な際に収集ができます。
マイナンバーの提出を求める際は、利用目的を文書などで明示した上で収集しましょう。重要な個人情報の扱いに関するトラブルを未然に防止できます。
利用・管理
企業によるマイナンバーの利用は行政機関への手続きのみに限定されています。
これは法律で定められている事項です。したがって、社員番号として利用するなどその他の用途は認められません。
また、マイナンバーの実質的な保管期間は事業者に委ねられています。
通常は、税・社会保障に関する書類には法定の保管期間が義務付けられています。対してマイナンバーの場合は、カード自体に有効期間があるものの不変の番号なので、企業側が事務手続き上、必要な限り保管し続けることができます。
廃棄
重要な個人情報を扱うため、行政上の手続きの必要がなくなれば、速やかに廃棄しなければなりません。
毎月の退職者が多い企業などでは、不要なマイナンバーが残らないよう一定の時期を決めて廃棄しましょう。退職者のマイナンバーを復元できないようにすることがポイントです。
マイナンバー管理システムのメリット
厳重なセキュリティ
マイナンバーにはさまざまな個人情報が含まれるため、厳重なセキュリティ環境下での管理が非常に重要です。
マイナンバーへアクセスする際、3段階認証が必要なシステムや、氏名とマイナンバーの情報が暗号化されているシステムも多いため、万全なセキュリティで管理できます。
作業の削減
クラウド型システムでは、従業員がパソコンやスマートフォンを利用して、マイナンバーや本人確認書類を提出できます。
書類の準備や郵送が不要なため、手間とコストがかかりません。また、紙を保管する場所も不要です。
法改正に対応しやすい
マイナンバーの活用はまだ初期段階のため、今後も変更がある可能性が高いでしょう。
また、政府主導の政策なので、マイナンバーに関する対応は必須です。
つまり、マイナンバー管理システムを現段階で導入しておくことで、今後見込まれる法改正にも即座に対応でき、不要な時間や労力を省くことが可能です。
マイナンバー管理システムの選定ポイント
他ツールとの連携
マイナンバー管理システムは、単体で導入するよりも、労務管理システムや勤怠管理・経費精算システムなどとセットで導入するのが基本です。
マイナンバー管理システムを他のシステムと連携することで、業務の効率化と生産性向上が期待できます。
セキュリティ
セキュリティは、マイナンバーを管理する上で最も重要です。
マイナンバーを含む特定個人情報を取り扱っている場合、その情報が漏洩すれば重大な罰則が課せられる可能性があるためです。
3段階認証や、マイナンバーの暗号化機能付きのツールを選ぶことをおすすめします。
【無料ではじめられる】マイナンバー管理システム6選
マイナクラウド
スマートフォンでマイナンバー情報を収集して、簡単に一括登録などを行えるシステムです。
収集したマイナンバー情報は、SECOMによる高水準のセキュリティで保護されます。
機能
- メールやスマートフォンからマイナンバーを収集
- マイナンバーの暗号化保管
- さまざまな属性でマイナンバー登録者を抽出・検索可能
- マイナンバーは物理削除で破棄
料金
- 30日間無料トライアルあり
- プラン10:1,000円（最大10人まで管理）
- プラン30:2,400円（最大30人まで管理）
- プラン60:4,800円（最大60人まで管理）
- プラン100:8,000円（最大100人まで管理）
※詳細はHP参照
導入企業
- 一般企業（アルバイト、契約社員にも対応）
- 製造業
- 介護関係ほか
nyoibox
システム担当者を必要としないため、プログラミングの知識がない人でも簡単に使えるシステムです。
マウス操作のみでデータの登録から集計までを行えるため、パソコン操作が苦手な方でも安心して使うことができます。
機能
- ノンプログラミングで自由にデータベース作成可
- 表計算ソフトのような操作性
- スマホやタブレットなどのモバイル端末でも利用できる
料金
- 30日間無料トライアルあり
- 一人あたり月額300円(税別)
- 初期費用:無料
導入企業
- アサヒ出版
- マンゲツ不動産
- タイヨー飲料
フリーウェイマイナンバー
マイナンバーの収集から廃棄まで、インターネット上で簡単に完結できるシステムです。
公共機関などで採用されているAWS（アマゾンウェブサービス）を採用しているため、安全に利用できます。
機能
- 収集から廃棄までインターネット上で完結
- 無料の給与計算ソフト「フリーウェイ給与計算」と連携可能
- 廃棄し忘れを防ぐために、廃棄予定日とアラートを設定可能
料金
- 従業員数20人まで無料
- 21人以上の場合:初期費用は無料、月額1,980円
データ管理の達人
マイナンバーの収集・保管・利用・廃棄までを安全に実現できるシステムです。
新しい社員のマイナンバーが必要な際は、専用アプリケーションから社員が入力可能なため、手続きの手間を大幅にカットできます。
機能
- マイナンバーを一元管理
- 多数の従業員データを随時アップデート可
- 他システムとの柔軟な連携
料金
- 90日間の無料トライアルあり
- Light Edition:年間12,000円（税別）
- Professional Edition:年間49,800円（税別）
導入企業
- 落合俊彦税理士事務所
- リケンテクノス株式会社
- シンアカウンティングサービス株式会社
MKS・マイナンバー管理プラットフォーム
管理システムを無料で利用できるため、コストを抑えてマイナンバー管理を行いたい企業におすすめのシステムです。
クラウド上で社員と家族のマイナンバーを一括管理するため、自社で保持・管理する必要がありません。
機能
- 法改正に伴うシステムの追加開発が不要
- 個人番号の収集・管理・利用をすべて実現
- 個人番号の収集状況を確認・ステータスに合わせた処理を表示
料金
無料
導入企業
- ニトリ
- 三洋化成工業株式会社
- 山崎製パン株式会社
MFクラウドマイナンバー
中小企業、個人事業主向けのマイナンバー収集・管理を行うクラウドシステムです。
「マネーフォワードクラウド給与」と連動して、源泉徴収票等の法定調書への印字が可能です。
機能
- アラート機能により、保管期限が過ぎた書類や番号の存在をお知らせ
- スマホ撮影画像で本人確認可能
- ワンタイムパスワード形式で、取引先や株主のマイナンバーもラクに収集可能
料金
- 1ヶ月無料トライアルあり
- 小規模の法人向けプラン:2,980円/月
- 中規模の法人向けプラン:4,980円/月
大規模の法人向けプラン:問い合わせが必要
【有料】マイナンバー管理システム
MJSマイナンバー
オンプレミスまたはクラウドで、マイナンバーを管理できるシステムです。
利用期限を過ぎたマイナンバーは、一括処理と廃棄証明書出力機能を活用することで、簡単にマイナンバーを管理できます。
機能
- 削除すべき情報はアラート表示で漏れを防止
- 本人認証で不正利用のリスクを最小化
- 管理者権限で、行動履歴（誰がどのシステムで何をしたか）を詳しく確認可能
料金
問い合わせが必要
セキュアMyNUMBER
IT機器に不慣れな管理者でも簡単にマイナンバーを管理できるシステムです。
従業員数10人以上の小規模企業では特に導入しやすく、おすすめです。
機能
- 管理者が代理でマイナンバーを登録可能
- マイナンバーの漏洩防止に配慮して設計されている
- マイナンバーの登録状況が6段階で表示され、細かく状況を把握できる
料金
初期費用は10,000円または30,000円、月額費用は1,000円～
※扶養家族は全員無料
マイナンバー管理システムを導入する際の注意点
導入目的を明確にする
「多くの企業が導入しているから、自社も導入しよう」という場合は、導入目的の練り直しが必要です。
例えば大量の紙を管理する場所に課題を感じていれば、クラウド型のマイナンバー管理システムを導入し、保管場所をなくす必要があります。
また、「少人数の企業だから最低限のセキュリティで十分」と安易に判断するのではなく、導入の目的を明確にしたうえで、本当に最低限のセキュリティで十分なのか判断しましょう。
つまり、導入目的を明確にすることで、自社に適したツールを選びやすくなり、結果的に効果も出やすくなります。
まとめ
今回は、マイナンバー管理システムについて紹介しました。
マイナンバー管理システムの導入により、書類の準備や郵送の手間とコストを削減できるほか、自社では構築が難しい強固なセキュリティでマイナンバーを保管できます。
無料トライアルできるシステムも多いため、導入を検討している方は、まず無料でシステムの使い勝手を確認することをおすすめします。
