データ入力代行サービスとは？料金・比較ポイントをご紹介！

最終更新日： 2021年2月19日

報告書・競合調査・情報管理など業務の中には多くのデータ入力・資料作成が含まれます。年々資料が増えデータ入力の作業量が膨大になってしまうことは、従業員にとって大きな業務負担になりかねません。

こういったデータ入力の手間やコストなどの負担を軽減してくれるサービスが「データ入力代行サービス」です。

今回この記事では、データ入力代行サービスの特徴や導入メリットを紹介します。

データ入力代行サービスの一覧は
こちら▶︎

データ入力代行とは？
- 「データ入力のアウトソーシング」のこと
- データ入力代行が必要な理由
データ入力代行を導入するメリット
データ入力代行サービス選定ポイント
おすすめのデータ入力代行サービス
まとめ

データ入力代行とは？

「データ入力のアウトソーシング」のこと

データ入力代行とは、企業が作成するMicrosoft office（Word、Excel、Power Point）やGoogleの資料作成ツール（Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド）などの資料のデータ入力をアウトソーシングするサービスです。

資料作りに限らず、名刺管理やイベント参加者の情報収集・名簿作り・アンケートのデータ収集なども任せられます。

データ入力代行が必要な理由

昨今、働き方改革が進められ、正社員の残業代をしっかりと支払う企業が多くなってきています。データ入力の為だけに社員に残業をさせて、経費を支払わなければならないのは企業にとっても損失に生みかねない重要な課題です。

今まで正社員に任せていた単純なデータ入力作業は外注して、その他の重要な業務に集中できるようにしましょう。

データ入力代行サービスの一覧は
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データ入力代行を導入するメリット

データ入力代行サービスを導入するメリットは大きく分けて3点あります。

コスト削減
総作業工数の削減
正確・高スピードで業務が完了

コスト削減

データ入力を代行業者に委託、またはデータ入力代行サービスを利用することは大きなコスト削減につながります。

データ入力は非常に単純な作業なため各従業員が残業、または空き時間などを利用すれば終わるのではないかと思われがちです。

しかしデータ入力を全て従業員に任せてしまうと、営業など売上に直接関係する本質的な業務にかけるべき時間を削ってしまい、残業して終わらせようとなると無駄な経費が発生してしまいます。

データ入力に特化したスタッフを新規雇用する方法で社内で問題解決できますが結果的にスタッフ分の経費が発生してしまいます。

多くの場合、社内の人員でデータを入力するよりもアウトソーシングしたほうが安くなります。

総作業工数の削減

データ入力代行サービスを導入すると、作業の総工数が削減できます。

データ入力作業は機械的な業務なため経営戦略を練るなどの中核的な業務を比べると専門性は必要ありません。

しかし企業に蓄積されている膨大なデータ量データ化するには多くの全員が必要です。そのため総作業工数が結果的に大きくなってしまうケースが多くあります。

データ入力代行サービスを利用すれば、従来社内でデータ入力業務にかかっていた時間やコストを大幅に削減でき、結果的に中核的な業務の進展にかける作業時間や人員の確保が可能となります。

正確で高スピード

データ入力代行サービスの導入により、高い精度のデータ入力を高スピードで実現可能です。

データ入力作業を従業員が行うと不慣れがゆえに多くのミスが発生してしまいます。そのためデータ分析や加工がしにくいデータとして蓄積されてしまいます。

データ入力専門のスタッフに任せると、比較的コストを抑えながらより短時間で質の良いデータ入力が可能です。

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データ入力代行サービス選定ポイント

データの利用目的

サービスを選定をする際に重要なポイントとして「データ入力の正確性」があげられます。

入力されたデータの目的・用途は
「個人情報としてそのまま保存しておく目的」と、
「データを活用し顧客を分析する目的」
の2点に分けられます。

データの使用目的によって、正確性が求められる部分が異なります。

「個人情報としてそのまま保存しておく目的」であれば、特に顧客の基礎情報に関する正確性が必要であり、「データを活用し顧客を分析する用途」の場合は、基礎情報に加えてサービス利用状況や購買などの行動履歴の正確性が必要になります。

データの使用目的を考慮した上でサービスを選びましょう。

データ納品のスピード

入力したデータの「納期のスピード感」も大きな選定ポイントの一つです。

データは日々多くの企業方針の決定に携わる重要な情報です。そのためできるだけ早く正確に納品できることが重要です。

ただし納品のスピードだけで判断するのではなく、正確性も兼ね備えているサービスを選びましょう。

セキュリティ

データ入力を依頼する上で、重要なポイントの一つとして「セキュリティの高さ」があります。

データの多くは個人情報や企業情報などの機密事項なので、決して情報漏洩してはいけません。セキュリティが強く、情報の漏れを防げるサービスを利用しましょう。

セキュリティに対する体制や対策は、サービスごとに異なります。セキュリティに関する指標（「ISO27001」や「プライバシーマーク」などの国際規格）を目安に慎重にサービスを選びましょう。

コストパフォーマンス

既に記した3点を考慮した上で考えなければならないことが「コストパフォーマンス」です。

データ入力は、業務委託せずとも自社内で解決できる見込みのある業務です。

わざわざ経費を使って業務委託するので、コストに見合った改善や業務負担の軽減に繋がるかを確認しましょう。

企業内の従業員がデータ入力する際にかかる人件費と、業務委託した際にかかる費用を比較した上で、自社に合ったサービスを利用しましょう。

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おすすめのデータ入力代行サービス

データ入力 – プラスワンリサーチ株式会社

引用:プラスワンリサーチ株式会社公式ホームページ

特徴

アンケート調査の専門作業員による入力
コーディング作業によって回答を仕分け・分類が可能

料金（料金例）

SA入力（シングルアンサー：回答選択肢から1つのみ選択） 2円/問
MA入力（マルチアンサー：複数回答） 3円/問
FA入力（フリーアンサー：自由記述回答） 1円/文字

サービス紹介が掲載されている
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FAコーディング　要相談

AIよみと〜る

引用:AIよみと〜る公式ホームページ

特徴

96.71％を誇る高精度の読取AI「AI-OCR」を搭載
使いやすい利用者画面
RPAと組み合わせて、稼働時間を半減（平均削減率61,69%）

料金（料金例）

【基本利用料】
基本メニュー（1契約あたり）
最低利用期間12ヵ月(中途解約金あり)　 33,000円／月
オプション（自動帳票仕分け機能）
最低利用期間12ヵ月(中途解約金あり)　 22,000円／月
【従量利用料】
6千／月を超える1読取箇所ごとに 3.3円
6千／月を超える1枚ごとに 1.1円

サービス紹介が掲載されている
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