受発注業務に関して、手作業による手間や人為的なミス、トラブルなどの悩みを抱えている企業・事業主の方も多いのではないでしょうか？
そこで、今回は受発注管理システムの概要から導入によるメリット・選定ポイント・厳選した受発注管理システムの比較までわかりやすく解説します。
目次
こんな方におすすめ
- 受発注管理システムの概要、取り入れることでどう変化するのか知りたい
- システムを選ぶ際にチェックするポイントを知りたい
- 実際にサービスを比較検討したい
受発注システムとは？
受発注管理システムとは、以前までバラバラだった受注・発注業務を一括管理することにより発注ミスなどのトラブルを防ぎ、受注側と発注側の両方の利便性向上と効率化をもたらすシステムです。
ネットショップや食材、備品の受発注に特化したシステムなどもあり、選定する際はそれぞれの特徴を理解し、比較検討しましょう。
以下の図は受発注システムの機能をまとめたものです。
引用： ITトレンド 法人向けIT製品の比較・資料請求サイト
受発注システムが必要な理由
これまでの受注管理は、手作業での入力や伝票への書き起こし作業など、膨大な工程・多くの人員が必要でした。そのため、手作業による発注・転記ミスやトラブルの発生、人件費がかさむなど多くの問題が指摘されてきました。
受発注システムはこれらの問題の改善と作業の効率化を可能にします。
導入により一連のデータ入力と確認を正確に行うとともに、大勢の人手を必要としないため人件費の抑制にも繋がります。労働人口の減少が顕著に問題化されている中、特に一人当たりの業務量が多い受発注業務を自動化するメリットは大きいといえます。
受発注システムを導入するメリット
受発注業務の負担軽減・効率化
受発注業務を電話やファックスでしたり、紙の台帳やエクセルなどの手入力に頼ってしまうと入力ミスや聞き間違いなどの人的なミスが発生しやすくなります」。受発注管理をシステム化することで次の業務の自動化が可能になります。
- 受注管理業務
注文内容の確認・入力
在庫確認
受注生産・特注品の発注手続き
納期設定
出荷指示
- 発注管理業務
発注一覧管理
在庫確認
発注入力
伝票出力
取引先管理
受発注管理システムを導入すれば、いつでも受発注できるようになるため、業務効率化に繋がります。
また、受注側の業務時間短縮によって、納品までのリードタイム短縮が可能となり、結果的に顧客満足度の向上につながります。受発注一覧や過去の取引履歴も一元管理により可視化されるため、取引管理が効率化できます。
受発注システム選定ポイント
入力・操作のしやすいシステムの導入
今までの膨大な受発注業務の自動化・効率化が目的のため、担当者が操作しやすいシステムを導入する必要があります。
また、受注側・発注側双方がシステムを利用するため、どちらにも導入や利用の不便さを感じないシステム選定が必要です。カスタマイズが可能であるかもチェックしておくと良いでしょう。
受発注システムには高性能な商品から機能が絞られた商品まで多種多様あります。
そのため、価格帯も幅広いため自社で必要な機能をピックアップしておき、それに合ったシステムの選定が大切です。
サポート体制はしっかりしているか？
導入によって受注・発注業務の過程が一括管理され自動化されるため、システム上のトラブルが発生してしまうと大きな損失に繋がる可能性があります。
どのようなサポート体制なのか、システム設定変更や緊急時の対応が迅速であるかなどを見極め、選定する必要があります。
導入実績の多いシステムはトラブル対応経験も豊富なため、より正確で信頼性の高いサポートを受けられるでしょう。
受発注システム紹介
Aladdin EC
引用:アラジンオフィス（在庫管理・販売管理・生産管理システム）公式ホームページ
- FAX・電話注文におけるミスや手間を削減
- さまざまな業種・業態に対応、5000社以上のBtoBノウハウ
- 受注側も発注側も使いやすい仕様
機能
- 得意先別納品先別単価表示
得意先ごとの納品先別の単価設定および単価表示を自動で制御します。
- 法人向けID構造・ログイン機能
担当者ごとにログインが可能となり担当者ごとに表示順や並び順を設定することが可能
- 見積機能
得意先の担当者側の操作で発注予定の商品と数量を入力して見積書発行が出来ることで、直ぐに社内承認 の手続きに進むことが可能。
その他、品番入力発注機能など豊富な機能が搭載
料金
要問合せ
MOS
引用:MOS公式ホームページ
- スマホ・タブレット・PCの全てに対応
- インストールや面倒な作業不要
- 各種マスタレイアウトは自由に変更可能
機能
- 受注
発注者からの受注一覧や詳細を確認できます。受注を確定し、受注CSVデータをダウンロードできます。
- 受注履歴
すべての受注履歴の確認ができ、受注確定済みのCSVデータがいつでも再ダウンロードできます。
- ダウンロード履歴
すべてのダウンロード履歴の確認ができ、過去の受注CSVデータがいつでも再ダウンロードできます。
その他、非営業日設定など豊富な機能が搭載
料金
要問合せ
受発注クラウドサービス
- アプリケーション不要のため、増加するテレワーク環境にも最適
- 配送需要の急増に伴う、増加した受発注業務の効率化を実現
- 在庫管理機能によって倉庫の入出庫も適切に管理可能
機能
- ワークフロー機能
部署単位で多階層、条件分岐など柔軟なワークフロー機能を設定できます。業務の標準化・業務効率化を実現するとともに、購買の統制、管理が容易に
- 専用カタログ機能
企業、部署ごとに専用のWebカタログを作成できます。部署によって購買が必要な品目、不必要な品目をコントロールでき、現場の実情に合わせた購買品目の統制が可能
- マイカタログ機能
利用者ごとにカタログを作成し、商品を掲載できる。また、管理者により部署共通のカタログを作ることも可能。
その他、予算管理機能など豊富な機能が搭載。
料金
要問合せ
まとめ
今回は受発注管理システムについて紹介しました。
自社に適したシステムを選定し導入・活用することで業務効率化と適正な販売管理を目指しましょう。
