最終更新日： 2021年2月19日

イベントを実施するには、イベントの告知ページの作成や参加者リストの整理、問い合わせ対応などやるべきことがたくさんあります。

煩雑な作業が多いので、イベントを開催するたびにストレスを感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そんな方におすすめしたいのが、イベント管理システムです。

今回はイベント管理システムの導入メリット、導入の際のポイント、おすすめシステムなどを紹介します。

イベントを効率よく成功させるための情報を詳しく紹介しますので、イベント管理で悩みを抱えている方はぜひ参考にしてみてください。

1.イベント管理システムとは

なぜイベント管理システムが注目されているのか

イベント管理は、準備から開催後の参加者へのフォローなど煩雑な作業が多く、非常にストレスが溜まります。

また、イベント後も参加者との繋がりをキープしたい場合、お礼メールや次回イベントの告知に手間がかかることも担当者の方の悩みの種です。

イベント管理システムは、これらのイベント管理の悩みを、解決できるので、イベントを効率よく成功させたい方に注目されています。

イベント管理システムで何ができるのか

イベント管理システムは事前準備、当日の運営、事後報告をすべてまとめてくれます。

もちろん全てのシステムがイベント管理の一連の流れをフォローするのではなく、ある一部の機能に特化したものもあります。

また、見込み客へのメール送信やモバイルアプリの運営といった集客をサポートするシステムもあります。

2.イベント管理システムのメリット

情報管理にかかる時間コストを削減できる

イベントを運営する際、参加者の氏名や連絡先など、さまざまな情報の管理が必要ですが、この煩雑な作業に悩まされている方も多いのではないでしょうか。

イベント管理システムを導入すれば、これらの情報をまとめられるので非常に便利です。

社内での情報共有がスムーズになる

参加者の名簿などを紙で管理する場合は、手渡しで情報共有しないといけないので、手間がかかります。

しかし、イベント管理システムはクラウド上で情報共有できるので、閲覧権限のあるアカウントであれば関係者全員がいつでも最新の情報を確認できます。

当日の運営やイベント後のフォローが簡単にできる

イベント管理システムは連絡先をまとめて管理できるので、イベント後のお礼メールや次回イベントの案内などフォローが簡単にできます。

3.イベント管理システムのデメリット

コストがかかるシステムもある

イベント管理システムは無料で利用できるものが多いですが、大きなイベントを開催する時や充実した機能を求める際はコストが必要になります。

システムに不具合が起きることもある

どのシステムにもいえることですが、システムを利用する際は不具合が起きる可能性を考慮することも大切です。

すべてをイベント管理システムに任せるのはリスクが高いので、こまめに参加者のチェックをするなど人の手で確認すると安心です。

4.イベント管理システムを選ぶ際のポイント

必要な機能を明確にする

充実した機能を求める場合は有料、最低限の機能しか求めない場合は無料になることが多いです。

イベントを企画・運営・実施する際、どのような機能が必須なのかを明確にした上でツールを選ぶことが大切です。

操作性

操作が難しいシステムを選ぶと、そこに時間をとられてしまい、本来注力するべき業務に支障をきたす恐れがあります。

またイベント管理の担当者が代わる際、操作が簡単なシステムだと説明する手間が省けます。

そのため、だれでも簡単に操作できるシステムを選ぶことが大切です。

料金

デメリットでも解説しましたが、イベント管理システムは無料で利用できるものが多い反面大きなイベントを開催する時や、充実した機能を求める際はコストがかかります。

どの程度の規模のイベントを企画するのか、無料イベントと有料イベントのどちらを実施するのかを先に決めた後、料金を検討するとミスを防げます。

5.イベント管理システムの導入事例

BASE株式会社

【導入したシステム】

イベントレジスト

【導入前の課題】

来場の事前申し込みの仕組みづくり

【利用した感想】

• タイムテーブルという、時間が重複するセミナーを選択できないようにする機能が非常に便利だった
• 管理画面がわかりやすかったので、操作に時間をとられずに済んだ
• 来場受付・各セミナーの運営がスムーズにできた

某調味料メーカー

【導入したシステム】

Q-PASS

【導入前の課題】

• 無記名の招待状を配布して集客していたので、すぐに誰が来たのかわからなかった
• 上の対策として、来場者から預かる名刺を社員10名ほどで、その日中にすべて入力していた

【利用した感想】

入力が必要な数が、導入前より30％激減した。

6.無料ではじめられる！イベント管理システム9選

Event Cloud Mix

引用:Event Cloud Mix公式ホームページ

イベントの事前準備から開催、事後フォローまで管理するクラウドシステムです。

システム1つに100以上の機能を備えており、イベント開催を簡単に行うことができます。

eventos

引用:eventos公式ホームページ

スマホアプリでイベントの情報配信やライブ動画配信を実施することで、イベントのオンライン化を実現するシステムです。

また、オンラインでの実施により、会場でかかるコストを削減することができます。

イベントレジスト

引用:イベントレジスト公式ホームページ

誰でも簡単にイベントの告知、事前決済や申込み、 参加者管理ができるシステムです。

基本的なイベント運営に必要な機能は無料版、法人主催のセミナーやイベント、展示会に必要な機能は有料になります。

Q-PASS

引用:Q-PASS公式ホームページ

申込フォーム設置から当日受付、アフターフォローメールまで、簡単な操作でスムーズなイベント管理を実現できます。

また、当日の模様を配信することで、当日参加できなかった方へのフォローが可能です。

イーべ！

引用:イーベ！公式ホームページ

告知・拡散・決済・アフターフォローまで、イベントやセミナー開催の手間をまとめて管理し、主催者の負担を削減できるシステムです。

引用:Peatix公式ホームページ

チケットの購入から表示まで面倒な手続きをペーパーレスで済ませることができます。

取ったチケットはスマートフォンやパソコンで管理でき、受け取りの手間や紛失の心配もありません。

everevo

引用:everevo公式ホームページ

集客にSNSを取り入れたシステムです。決済はクレジットとPayPal・コンビニや銀行支払・会場払いが利用できます。

またスマートデバイスと連携し、チケット購入や申し込みを行えるので、低コストで効率的に集客業務を進められます。

formrun

引用:formrun公式ホームページ

100種類以上のテンプレートの中からイベントに合ったデザインを選び、テキストを入力するだけで申込みフォームが作れます。

また問い合わせ・イベント申し込み・資料請求など多種の目的に対応しています。

Wazoo

引用:Wazoo公式ホームページ

プライベート・パブリック・ビジネスの区別なく、だれでも利用できるイベント管理システムです。

7.まとめ

今回はイベント管理システムとは何か、メリット・デメリット、システムを選ぶ際のポイントまで幅広く紹介しました。

イベント管理システムは、イベントの準備から開催後の参加者へのフォローまでの手間がかかる作業を一気に解消してくれます。

イベントを効率よく成功させたい方は、ぜひイベント管理システムの導入を検討してみてください！

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