【無料版】イベント運営作業効率化サービス5社徹底比較！

最終更新日： 2021年2月19日

見込み顧客を生み出すマーケティング施策として、セミナーやイベントの開催は、よく使われる手段の1つです。
そして、これらの開催には事前準備・集客・当日の受付・事後フォロー・振り返りなど多くの業務が発生します。

そんなイベント・セミナー開催における膨大な業務は「イベント管理システム」で効率化を図りましょう。

この記事では、「イベント管理システム」の機能、サービスを導入するメリット・デメリット、サービスを選ぶ上での注意点を紹介します。

イベント管理システムとは

イベント管理システムとは、イベントの告知ページの作成からイベント参加者の申し込み受付、さらにイベント当日の参加者チェックやイベント後のフォローまで行える、イベントに関するあらゆる情報を一元化できるシステムです。

イベントを開催する流れは、大きくわけて3つに分けられます。
それぞれの流れの業務を全て一元化し、イベント運営を簡単にできるのがイベント管理システムです。

⑴詳細ページの作成＆宣伝

⑵集客状況＆参加者へのリマインド

⑶協賛企業・講師管理（スポンサー付きのイベントの場合）

⑴参加者データの整理・分析

⑵実施報告書作成（分析結果を報告書にまとめる）

社内の業務の減少
イベント開催をする際、イベント参加者の氏名や連絡先など、膨大な個人情報を管理する必要があります。管理システムを導入すれば業務の効率化に繋がり、時間コストを圧倒的に減らすことができます。
当日の受付が簡単に
システムを使えば、誰が参加していて誰が参加できていないのか瞬時に確認することができます。外部スタッフが多い場合でも、個人情報に直接アクセスすることはないので、安心して任せることができます。
イベント後の参加者対応が簡単に
イベント後のお礼メールなどフォローが簡単に行えます。また、イベントを企画・実施した際、イベント参加者へお礼や次回イベントのお誘いなど、イベント参加者と繋がりを保つのにも便利です。

お金がかかる
無料で利用しやすいイベント管理システムではありますが、大きなイベントの実施の際や充実した機能を利用したい際は、やはりコストが必要になります。イベントが大きくなればなるほどコストがかかるため注意が必要です。
システムに不具合が起きることもある
システムを利用する際には、不具合が起きる可能性も考慮しておくことが大切です。