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小売店舗やアパレル業にとって、商品の受発注は欠かせない業務です。
しかし、受発注業務は受注管理や請求書の発行など、細かくて手間がかかる仕事がほとんどです。
このようにになりがちな受注業務を効率化するシステムがWeb受注システムです。
今回は、Web受注システムの概要や、必要な背景、導入するメリット、そしておすすめシステムまで紹介します。
目次
Web受注システムとは
Web受注システムとは、受注における一連の業務をWeb化したシステムです。
従来、企業の受注管理はFAXや電話で注文を受け注文書を作成し、倉庫と連絡を取り在庫確認をして発送手配をするという流れで行われていました。
この一連の流れをWebを使って効率化するものがWeb受注システムです。
近年、クラウドで提供されるWeb受注システムが多く存在します。
クラウド型のWeb受注システムであれば、バージョンアップ時に手間がかかるサーバーの問題をかかえず、本来の受注業務に専念できる上にコストを抑えて導入できます。
Web受注システムが必要な理由
今まで人が時間と手間をかけて行っていた受注や受注の管理を、システム化して自動で行う企業が増えています。
その背景には、人的ミスの減少と、業務効率化による人件費削減があります。
さまざまな業務が自動化される現代に、受注管理を紙やExcelの手入力で行う企業も少なくありません。
従来の受注業務は、いつもミスと隣り合わせなうえに繁忙期には多くの人を雇う必要があります。
Web受注システムを導入するメリット
業務効率化
Web受注システムを導入すると、確認の問い合わせや人的ミス、在庫確認や書類作成の手間が省け、業務効率化につながります。
受注を紙で行うと、納品書など膨大な量の書類を人の手で作成しなければいけません。
しかし、Web受注システムを使えば、書類を自動で作成してくれ、在庫情報をリアルタイムで把握できるため、在庫の有無を毎回確認する手間が省けます。
また、Web受注システムを導入すると、「聞き間違い」や「読み間違い」が原因で発生する人的ミスをなくせます。
従来の受注方法の場合、受注情報を手入力する際に、打ち間違えたり、FAXや電話での受注で聞き違いや読み間違いによるミスが発生する可能性があります。
Web受注にすると、システムに手入力する必要もFAXや電話で注文を受ける必要がなくなるため、受注業務に不慣れな人でもミスなく受注管理ができます。
顧客満足度向上
注文をWebで受けた場合、取引相手も商品を注文しやすくなり、利便性が高くなるため顧客満足度が向上します。
Webを通じた発注は、FAXや電話での発注とくらべ、いつでもどこでも商品情報を確認でき、商品の個数を記入すればリアルタイムに注文できます。
そのためWeb受注システムを導入すれば、取引先も発注しやすくなるため、顧客満足度向上につながります。
Web受注システム選定ポイント
自社の業務内容・体制に適合するか
自社の業務内容や従業員数などの組織体制に適合する機能が搭載されているかを確認しましょう。
たくさんのWeb受注システムがありますが、シンプルで使いやすいものや、販売管理機能や在庫管理機能など豊富な機能を搭載しているシステムなど、機能性はさまざまです。
機能性が豊富なものを選んでも、自社課題解決につながらなければ宝の持ち腐れになってしまいます。
導入前に自社の業務内容や使う人数に適切か確認しておきましょう。
サポート体制があるか
簡単に導入できるWeb受注システムが増えていますが、従業員数が少ない企業であればITに関する知識や技術を持つエンジニアが在籍していないケースもあります。
Web受注システムのなかにはいつでもサポートを受付けているサービスや、サポートが無料で提供されるものもあります。
業務に支障が出ないようにサポート体制の確認も大切です。
おすすめWeb受注システムツール紹介
MOS
引用:MOS公式ホームページ
特徴
220社超の導入実績を誇るクラウド型BtoB受発注システムです。
ユーザーの業務運用に合わせたカスタマイズ対応が可能です。
発注者を第一に考えた操作画面で、初めての人でも簡単に発注業務ができます。
また、各種基幹システムと連携できるため、より一層の業務効率化を図れます。
機能
- 受注：発注者からの受注一覧や詳細を確認できます。受注を確定し、受注CSVデータをダウンロードができます。
- 受注履歴：すべての受注履歴の確認ができます。受注確定済みのCSVデータがいつでも再ダウンロードができます。
- ダウンロード履歴：すべてのダウンロード履歴の確認ができます。過去の受注CSVデータがいつでも再ダウンロードができます。
- 商品カテゴリ：MOSと販売管理システムとのカテゴリ（分類）コードの一致設定ができます。
- その他、商品割当など豊富な機能が搭載
料金
- 要問合せ
らくうけーる
特徴
インターネット環境があればすぐに使えるクラウド型受発注システムです。
安価な月額料金で最新のシステムを提供しています。
取り引き先に合わせてWeb受注とFax発注を使いけられます。
既存のシステムと柔軟に連携できるため、各種販売管理システムと簡単にとデータの紐づけなどができます。
機能
- 生鮮品発注向け
入荷案内（提案書）の作成
商品提案
注文入力
受注の確認、追加・修正
ピッキングリストの印刷・システム連携 - 非生鮮品発注向け
見積書の作成
見積書の提示
見積書の印影登録と帳票フォーマット選択
注文入力（お得意先様用の画面）
受注入力（見積書を元にした注文請書入力）
データのCSVエクスポート
価格
- 基本料金:月額単価 20,000円
- 担当者ID料金:月額単価 2,000円/ID
- 得意先・店舗ID
ID×99個までの場合
月額単価:600円/ID
ID×100個以上の場合
月額単価:100円/ID - 独自ログイン画面:月額単価 10,000円
- 独自URL:月額単価 20,000円
FORSEE
特徴
従来の展示会業務をデジタル化し、リアルとオンラインの展示会運営をサポートするファッションブランド向け無料展示会オーダーシステムです。
時間のかかるラインシート作成がワンクリックで出力できます。
また、いつでもどこでもバイヤーの都合に合わせたオンライン注文を実現します。
展示会招待メールをシステムから一括送信でき、顧客への招待がスムーズに行えます。
展示会場では、バイヤーがQRコードを読み取るだけでログインができ、展示会開催全般をサポートします。
機能
- オーダー状況一括管理
- 展示会招待
- 新しい機能を随時開発
価格
- FREE:0円
- PLUS:要問合せ
board
引用:bord公式ホームページ
特徴
見積書・請求書作成はもちろん、営業管理・支払管理・売上見込の把握・キャッシュフロー予測など、中小企業の業務・経営を一元管理・効率化できるサービスです。
使いやすくシンプルな操作性が特徴で、見積書や請求書を出力する際に自動的に送付状を生成してセットで出力できます。
メール・Slack・chatworkにタスク通知を行い、未請求・未払い・請求期間終了などを通知し業務漏れ防止します。
機能
- 請求管理・入金管理
- 発注管理・支払管理
- メール送信・郵送代行
- 案件単位の損益管理
- 窓付封筒対応
- 合計請求書
- 会計システム連携
- その他、電子契約サービス連携など豊富な機能搭載
価格
- Personal:980円(税抜)/月
- Basic:1,980円(税抜)/月
- Standard:3,980円(税抜)/月
- Premium:5,980円(税抜)/月
e受発注
特徴
iPadやAndroid端末、バーコード検索などに対応しており、基幹システムとの自動連携が可能で、カスタマイズも容易な受発注システムです。
自社内で開発したパッケージソフトをベースにしてあるため、標準機能が充実しています。
必要なカスタマイズを追加しても、低コストかつ短期間で導入できます。
よく注文する商品を定番として登録しておけば、次回から定番商品が最初に表示されるため、発注の手間が大幅に削減できます。
機能
- 受注データ管理
- 発送処理
- 発注代行
- 出荷状況確認
- 受注データ処理
- その他在庫・納期確認など、豊富な機能が装備
価格
- 要問合せ
まとめ
今回はWeb受注システムについて紹介しました。
受注業務をWebで行うと、利便背が良いうえに人的ミスが減って業務効率化を図れるなど、メリットが多くあります。
是非、Web受注システムの導入を検討してみてください。
