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社内コミュニケーションとは何か知っていますか？
社内コミュニケーションとは、社員同士が関係性を深めて企業活動を円滑に進めるための1つの施策です。
しかし、社員同士のコミュニケーションは簡単ではありません。
年齢層のバラつきや性別の偏り、多岐に別れるチーム構成など、社員同士のコミュニケーションを妨害する壁が多く存在します。
このような壁を無くすものが「社内コミュニケーションツール」です。
今回は社内コミュニケーションツールの概要から導入メリット・選定ポイント・おすすめの社内コミュニケーションツールを紹介します。
目次
社内コミュニケーションツールとは
社内コミュニケーションツールとは、社員同士の意思疎通や情報交換をオンライン上で行うツールです。
社内コミュニケーションツールは電話やメールなど従来のコミュニケーションツールと比べて簡単かつスピーディーに情報共有できます。
毎日の業務連絡や日程管理がスムーズになる上に、業務とは直接関係ない雑談もできるため、社員同士の関係性が深まり企業競争力を高められます。
また、スキルやナレッジを共有すれば組織全体の生産性を向上できます。
ちょっとした会話やスキル共有が社員同士のつながりを強くさせ、働きやすい職場を実現します。
社内コミュニケーションが必要な理由
社内コミュニケーションは企業活動を支える重要な役割を担いますが、その一方でどのようにコミュニケーションを活発にするのかわからない企業が多く存在します。
HR総研が実施した「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査結果によると、95％の企業が「コミュニケーション不足が業務の障害になる」と回答しました。
このように、ほとんどの回答企業が社員のコミュニケーション不足が業務の障害になる、と認識しています。
社内コミュニケーションが必要とされる背景には、企業全体の生産性向上や働きやすい環境の実現があります。
社員のコミュニケーションが活発になれば、伝達ミスを防げる上にスキルや知識の共有もできるため、結果的に企業の生産性を高められます。
また、社内コミュニケーションは社員同士の交流を増やし人間関係が円滑になるため、働きやすい職場を実現します。
このように、社内コミュニケーションは企業全体の生産性を向上しながら職場の雰囲気を良くして働きやすい環境を実現します。
しかし、社内コミュニケーションの重要な役割を把握している一方で多くの企業が「社内コミュニケーションに課題がある」と認識しています。
「自社において社内のコミュニケーションに課題があるか」という問いに対して76%の企業が「課題がある」と回答しました。
このような現状を解決するツールが、社内コミュニケーションツールです。
社内コミュニケーションツールは携帯電話やパソコンがあればどこからでも情報発信ができるため、手軽社員同士のつながりを深められます。
社内コミュニケーションには飲み会や社員食堂などさまざまな施策がありますが、企業のテレワーク拡大によって社員と直接交流できない状況にあります。
しかし、社内コミュニケーションツールを導入すればWeb会議や情報共有をオンライン上でできるため、社員と直接会えない状況でも安定して交流を深められます。
社内コミュニケーションツールを導入するメリット
業務効率化
社内コミュニケーションツールの主なメリットは、業務効率化です。
一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2020」によると、仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は「メール」（99.1%）です。
同調査によると、メールを一通作成するのに平均5分54秒かかります。
従来のビジネスメールは形式に則って作成する上に、誤字や脱字がないように書かなければならず、情報伝達に時間がかかります。
しかし社内コミュニケーションツールのチャット機能を使えば、形式にこだわらず、ライトなコミュニケーションができます。
また、部署内でグループを設定すれば業務の進捗状況を複数人で把握できます。
プロジェクトの進捗状況だけでなく、議論の内容も確認できるため必要なときにサポートし合えます。
企業のパフォーマンス向上
社内コミュニケーションツールは企業のパフォーマンス向上も実現します。
優れた社員のナレッジを社内コミュニケーションツールで他の社員に共有すれば、全体的にスキルを底上げできるからです。
優秀な社員の知識を他の社員に共有しない場合、知識が一部の社員に偏るため社員全体のスキルアップに繋がらず、企業パフォーマンスも向上しません。
企業全体のパフォーマンスを向上させるためにも社内コミュニケーションツールを用いたナレッジ共有は重要です。
社内コミュニケーションツール選定ポイント
使いやすさ
社員が気軽にコミュニケーションをとるためには、ツールの使いやすさが重要です。
また、社内コミュニケーションツールの導入を失敗させないためには、社員同士のコミュニケーションも必要です。
しかし、操作が複雑なツールを導入した場合、社員が積極的に活用しないためコミュニケーションも活発になりません。
簡単に使える社内コミュニケーションツールを選んで社員同士のコミュニケーションを促しましょう。
課題解決に適した機能性
社内コミュニケーションツールの導入を検討する前に、自社の課題を明らかにしましょう。
機能が企業課題に適したツールでないとツール本来の機能性を無駄にしてしまうからです。
価格が安いだけでツールを選んでしまうと、自社課題に適した機能が装備されておらず、課題解決に繋がらない可能性があります。
社員同士のナレッジ共有を強化したいのか、社員同士の進捗把握をスムーズにしたいのか、自社の課題を明らかにしてから社内コミュニケーションツールの導入を検討しましょう。
おすすめ社内コミュニケーションツール紹介
NotePM
社内マニュアル・業務ノウハウ・製品設計書・議事録など、さまざまなナレッジ情報を一元管理し、組織パフォーマンスを向上させる情報共有ツールです。
ウィキペディアのように社員がさまざまな情報を書き込み蓄積し、編集・検索・閲覧により社内の知りたいことが簡単に確認できます。
会社規模に応じて、特定メンバー間での共有範囲を柔軟に設定できます。ゲスト、参照専用権限にも対応しているため、社外メンバーとの共有にも便利です。
機能
- 文書作成
- 検索・整理
- コラボレーション
- アクセス制限
- API・データ出力・外部連携
- その他、スマホ・タブレット対応など、豊富な機能が搭載
価格
- スターター:¥ 1,000/月 (税込)
- ベーシック:¥ 3,600/月 (税込)
- スタンダード:¥ 5,700/月 (税込)
- プラス:¥ 9,500/月 (税込)
- プロ:¥ 17,500/月 (税込)
- プレミアム:ユーザー数によって変動
Talknote
コミュニケーションを活性化させ、社内のあらゆる情報を資産化し、理念浸透や文化醸成を促進するカルチャーマネジメントツールです。
会社や部署毎のコミュニケーションを定量化できる「組織活性スコア」で、心理的安全性の高さとしてカルチャーの浸透度を可視化し、組織のコンディションが一目でわかるようになります。
また、Talknoteに集約されたコミュニケーションを解析し定量化すれば、組織や人の問題点を把握できます。
機能
- グループ:伝えたい情報に応じて、関連するメンバーにその情報を共有できます。それらの蓄積された情報が、組織の知的資産になります。
- メッセージ:メールに比べて、圧倒的にスピーディーなやり取りができ、対面で会話しているようなコミュニケーションが可能になります。またスタンプを用いて、テキストだけでは表現できない微妙なニュアンスも表現できます。
- タスク管理:業務の依頼、期限などを管理する機能です。
- その他、投稿テンプレートや予約投稿、メール連携など豊富な機能が搭載
価格
- 要問合せ
flouu
社内に散在した情報・文書を集約し、チームの業務効率化を実現するオンラインワークスペースです。
シンプルな操作性で、誰でも簡単に使えます。
リアルタイムで同時編集ができるほか、共有が可能なドキュメントの作成機能が付いています。
頻繁に使用する文章をテンプレートとして登録できるなど、効率化に最適な機能が豊富です。
機能
- リアルタイムで同時編集、共有が可能なドキュメントの作成機能
- よく使用する文書のテンプレート登録機能
- ファイル添付機能
- ドキュメント単位のリアルタイムチャット機能
- slack、chatwork連携機能
- 細かな公開権限設定機能
- ディレクトリ管理、ラベル管理など、多様な文書管理機能
- ドキュメント、コメント、ファイルを横断的に検索できる全文検索機能
- その他、閲覧リクエストなど豊富な機能が搭載
価格
- 基本料金
1 ユーザーあたり ¥500/ 30日
Chatwork
導入実績29万社を突破し、メール、電話、会議・訪問など仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャットです。
社内外のコミュニケーション活性化や業務効率化を実現します。
Chatworkユーザーであれば、すぐにメッセージのやり取りができます。
社内の活用だけでなく、社外メンバーが関わる仕事でも情報共有をスムーズにできます。
また、大企業や官公庁も導入できるセキュリティ水準で、安全な情報管理に努めています。
機能
- グループチャット
- タスク管理
- ファイル管理
- その他、ビデオ/音声通話など豊富な機能搭載
料金
- フリー:1 ユーザーあたり ¥0
- パーソナル:1 ユーザーあたり ¥400
- ビジネス:1 ユーザーあたり ¥500
- エンタープライズ:1 ユーザーあたり ¥800
まとめ
今回は社内コミュニケーションツールについて紹介しました。
社内コミュニケーションツールを導入すれば、社員同士のコミュニケーションが活発化し、企業全体の生産性向上に繋がります。
ぜひ社内コミュニケーションツールを導入してください。
