イベント管理システムは、イベントの告知ページの作成や参加者リストの整理、問い合わせ対応など煩雑な作業を効率化してくれるため、現在多くの企業で導入されています。

さまざまなイベント管理システムがありますが、「どれを選べばよいか分からない」と悩んでいる方は多いのではないでしょうか？

本記事では、料金・機能・イベントの規模などの比較軸でイベント管理システムを紹介していきます。

イベント管理システムとは

なぜイベント管理システムが注目されているのか

イベント管理は、準備から開催後の参加者へのフォローなど煩雑な作業が多く、非常にストレスが溜まります。

また、イベント後も参加者との繋がりをキープしたい場合、お礼メールや次回イベントの告知に手間がかかることも担当者の方の悩みの種です。

イベント管理システムは、これらのイベント管理の悩みを解決できるため、イベントを効率よく成功させたい方に注目されています。

イベント管理システムで何ができるのか

イベント管理システムは事前準備、当日の運営、事後報告をすべてまとめてくれます。

もちろん全てのシステムがイベント管理の一連の流れをフォローするのではなく、ある一部の機能に特化したものもあります。

また、見込み客へのメール送信やモバイルアプリの運営といった集客をサポートするシステムもあります。

イベント管理システムのメリット

情報管理にかかる時間コストを削減できる

イベントを運営する際、参加者の氏名や連絡先など、さまざまな情報の管理が必要ですが、この煩雑な作業に悩まされている方も多いのではないでしょうか？

イベント管理システムを導入すれば、イベント参加者が申し込みを行う段階でこれらの情報をまとめて管理できるため、非常に便利です。

社内での情報共有がスムーズになる

参加者の名簿などを紙で管理する場合は、手渡しで情報共有する必要があるため、非常に手間がかかります。

しかし、イベント管理システムはクラウド上で情報共有できるため、閲覧権限のあるアカウントであれば関係者全員がいつでも最新の情報を確認できます。

スマートフォンやタブレットに対応しているイベント管理システムも多いため、外出先やイベント会場でも最新の情報をすぐに確認できます。

当日の運営やイベント後のフォローが簡単にできる

イベント管理システムでは、イベント参加者の受付状況をリアルタイムで確認できるため、当日の運営が非常にスムーズになります。

また、参加者の連絡先をまとめて管理できるため、イベント後のお礼メールや次回イベントの案内などのフォローが簡単にできます。

イベント管理システムの主な機能

情報管理機能

イベント管理システムには、参加者の氏名や連絡先などの個人情報を一括で管理できる機能が搭載されています。

具体的には、参加者の情報をデータ化し、リストを自動で作成してくれます。

「参加者リストを表計算ソフトで入力していた」という方も、イベント管理システムを導入することで、入力にかかっていた時間が大幅に削減できます。

某調味料メーカーは、Q-PASSというイベント管理システムを導入した結果、来場者の情報を入力する数が導入前よりも30％減少したそうです。

集客機能

実は、イベント管理システムには集客に役立つ機能も搭載されています。

例えば、申し込みページの作成、イベント後のお礼メールや次回イベントの案内などです。

特に、申し込みページの作成は大きなポイントです。

100種類以上のテンプレートから選んだり、必要な項目を入力したりするだけで、カンタンにページを作成できる機能が増えています。

決済機能

イベントのキャンセル率を下げるために、PayPalやクレジットカードなどの事前決済を利用できるシステムもあります。

「イベントのキャンセル率が高い…」と悩んでいる方は、決済機能があるかどうかを導入前に確認するとよいでしょう。

受付機能

多くのイベント管理システムは、参加者にQRコードを発行できる機能を備えているため、カンタンに受付を完了できます。

特に大規模イベントの場合は、膨大な人数の受付をする必要があるため、イベント管理システムを導入することで受付にかかる時間を大幅に減らすことが可能です。

イベント管理システムを選ぶ際のポイント

必要な機能を明確にする

充実した機能を求める場合は有料、最低限の機能しか求めない場合は無料のシステムを活用するのがおすすめです。

イベントを企画・運営・実施する際、どのような機能が必須なのかを明確にした上でツールを選ぶことが大切です。

操作性

操作が難しいシステムを選ぶと、そこに時間をとられてしまい、本来注力するべき業務に支障をきたす恐れがあります。

またイベント管理の担当者が変わる際、操作が簡単なシステムだと説明する手間が省けます。

そのため、だれでも簡単に操作できるシステムを選ぶことが大切です。

料金

デメリットでも解説しましたが、イベント管理システムは無料で利用できるものが多いため、大きなイベントを開催する時や、充実した機能を求める際はコストがかかります。

どの程度の規模のイベントを企画するのか、無料イベントと有料イベントのどちらを実施するのかを先に決めた後、料金を検討するとミスを防げます。

イベント管理システムを徹底比較！

 

Event Cloud Mix

イベントの事前準備から開催、事後フォローまで管理するクラウドシステムです。
システム1つに100以上の機能を備えており、イベント開催を簡単に行うことができます。

機能

• イベント全体の登録者リストを一覧で表示
• イベント登録者にQRコード付きの受講票を発行
• イベント登録者情報をCSVで出力、入力

料金

1ヶ月間の無料トライアルあり
※詳細な料金プランはHP参照

導入事例

• アマゾンジャパン合同会社
• ソフトバンク株式会社

eventos

 

スマホアプリでイベントの情報配信やライブ動画配信を実施することで、イベントのオンライン化を実現するシステムです。

また、オンラインでの実施により、会場でかかるコストを削減することができます。

機能

• LIVE配信
• 受付もQRコードで、スマートにチェックイン可能
• 目的地までの経路を、地図アプリのようにナビゲート

料金

• 2020年3月末までは初期費用14万円、月額費用3万円を無料で提供していた
• 2020年3月以降は期限を設けずに無料で提供を開始

導入事例

• 株式会社W TOKYO
• 一般社団法人日本ホームステージング協会

イベントレジスト

誰でも簡単にイベントの告知、事前決済や申込み、 参加者管理ができるシステムです。

基本的なイベント運営に必要な機能は無料版、法人主催のセミナーやイベント、展示会に必要な機能は有料になります。

機能

• イベント名・開催日・チケットを設定するだけで、イベントページが完成
• 決済はPayPal、クレジットカードに対応
• 領収書データを自動発行

料金

• イベント開催に必要な基本機能のシステム利用費は全て無料
• 有料チケットを販売する場合は別途8%の販売手数料がかかる
  ※その他のプランはHP参照

導入事例

• BASE株式会社
• 森ビル株式会社
• ターゲットメディア株式会社

Q-PASS

申込フォーム設置から当日受付、アフターフォローメールまで、簡単な操作でスムーズなイベント管理を実現できます。

また、当日の模様を配信することで、当日参加できなかった方へのフォローが可能です。

機能

• Web申込フォームがすぐに作成できる
• QRコードを使った受付により、スムーズな受付を実現
• 来場データをリアルタイム集計

料金

2週間の無料トライアルあり
※詳細な料金プランは問い合わせが必要

イーべ！

告知・拡散・決済・アフターフォローまで、イベントやセミナー開催の手間をまとめて管理し、主催者の負担を削減できるシステムです。

機能

• 入金状況を一覧管理 ＋ 未入金者へメールでお知らせ
• 簡単な操作でイベント告知ページ作成、懇親会の出席確認までできる
• 申込者へ自動リマインダーメール

料金

30日間の無料トライアルあり
※詳細な料金プランはHP参照

導入事例

技術者向けセミナー（参加者：80人）

Peatix

チケットの購入から表示まで面倒な手続きをペーパーレスで済ませることができます。

取ったチケットはスマートフォンやパソコンで管理でき、受け取りの手間や紛失の心配もありません。

機能

• 460万人以上の会員の中から興味がある人に告知するため、イベント集客に強い
• オンラインイベントでも使える
• 申し込み状況をリアルタイムで確認

料金

• 無料イベントの場合:0円
• 有料イベントの場合:4.9%+99円/チケット1枚（販売手数料のみ）

導入事例

• 全日本空輸株式会社
• ソニー株式会社
• 株式会社伊藤園

everevo

集客にSNSを取り入れたシステムです。決済はクレジットとPayPal・コンビニや銀行支払・会場払いが利用できます。

またスマートデバイスと連携し、チケット購入や申し込みを行えるので、低コストで効率的に集客業務を進められます。

機能

• モバイル用ランディングページを自動生成
• 来場者には専用のiOSアプリを提供
• 事前決済することで来場キャンセルリスク低減

料金

• 無料イベントの場合:手数料0円
• 有料イベントの場合:手数料はチケット販売額の5%

formrun

100種類以上のテンプレートの中からイベントに合ったデザインを選び、テキストを入力するだけで申込みフォームが作れます。

また問い合わせ・イベント申し込み・資料請求など、さまざまな目的に対応しています。

機能

• フォーム作成のテンプレートあり
• 郵便番号を入力するだけで、住所を自動的に補完入力
• どの顧客を担当しているか確認できる画面の仕様

料金

• FREEプラン：0円
• BEGINNERプラン：月額5,980円（税抜）
• STARTERプラン：月額12,980円（税抜）
• PROFESSIONALプラン：月額25,800円（税抜）

導入事例

• ディップ株式会社
• Sansan株式会社
• 文化放送

Wazoo

プライベート・パブリック・ビジネスの区別なく、だれでも利用できるイベント管理システムです。

機能

• Eチケットを簡単に販売できる
• 大人数でも簡単に受付できる
• ソーシャルメディアを活用し、イベントの集客ができる

料金

無料イベントの場合:利用料金も無料

イベント導入事例

• FITC Tokyo 2011
• f8 Tokyo 2011

eventory

eventoryは、イベント前のLP作成や招待メールの作成からイベント後の分析など、あらゆる工程を管理できるプラットフォームです。

参加者との双方向のコミュニケーションも可能なため、各アクティビティのデータを取得できるだけではなく、エンゲージメントの向上も期待できます。

機能

• イベント準備
  • イベント告知、LP作成、CRM機能により招待メールの送信が可能
• イベント開催中
  • アンケート、ライブQ&Aなどのコミュニケーションツールを搭載
• イベント終了後
  • CRM機能により、参加者へのタイムリーなフォローアップが可能
•  イベント分析
  • 参加者をID単位で管理し、アクティビティデータの自動収集が可能
• 完全独自配信
  • 外部の配信ツールを使わずに、独自配信プラットフォーム「Eventory Streaming」による配信が可能

イベント導入事例（一部抜粋）

• CISCO
• Ringier Axel Springer Polska
• オンラインコミュニティ「ELLEgirl NextLAB」

イベント管理システムを導入する際の注意点

料金がイベントの開催頻度や規模と見合っているか確認

イベントの開催頻度が少ない、または規模が大きくない場合は安価なシステムを選ぶのがベストです。

しかし、豊富な機能に惹かれて高額なシステムを選んでしまうケースが多くあります。

全てのシステムにいえることですが、導入前に自社に必要な機能と費用対効果を考慮した上でシステムを選ぶことが大切です。

まとめ

自社に適したイベント管理システムは見つかったでしょうか？

今回は、料金・機能・イベントの規模などの比較軸でイベント管理システムを紹介しました。

システムを選ぶとき、いくつかの比較軸をもとに検討することは非常に重要です。
なぜなら、自社にマッチしないシステムの導入を防ぐことができるからです。

紹介した以外にもイベント管理システムは多々あるため、比較してベストなシステムを見つけましょう！