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昨今の日本は「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」「育児や介護との両立など働く方のニーズの多様化」などの状況に直面しています。
これらの問題に対して日本政府は厚生労働省を中心に「働き方改革」を推進しています。
例としてフレックスタイムや裁量労働制の導入があります。
また新型コロナウイルスの流行でテレワークが推進されています。今回はテレワークでの勤怠管理について説明します。
目次
クラウド型テレワーク勤怠管理とは？
従来は社内に設置しているタイムカードや各種リーダーを用いて勤怠を記録し、Excelにデータを入力する方法が用いられていましたが、テレワークの推進によりクラウド型のツールが注目されるようになりました。
多くのクラウド型勤怠管理システムはオンラインで勤怠時間の入力や残業時間の把握などが簡単に低コストでできます。また勤怠データのレポート機能が搭載されているため、入力作業の必要がありません。
セキュリティ機能も搭載しているため、メールからの情報流出を防止できます。
クラウドシステムの導入で管理者の負担は軽減し、テレワーク時の従業員のモチベーション維持や超過労働管理などコア業務に注力できます。
従来の勤怠管理方法
メール
始業と終業の際に管理者にメールで勤怠報告する方法です。導入費が不要ですぐに運用できるため、テレワークを迫られた企業が広く利用しています。
しかし管理者が勤怠情報をまとめる業務は複雑で、管理者の負担が大きくなります。
Excel
タイムカードで勤怠管理する場合、労働時間や残業時間の集計にExcelが用いられます。手作業でExcelにデータ入力する場合はミスが起きたり、入力業務に多くの時間を費やすデメリットがあります。
また法改正の際、確認項目や残業時間の計算方法などを見直す必要があります。
導入事例から見るテレワークでの勤怠管理方法
テレワークでの勤怠管理方法について導入事例を交えて説明します。
クラウドツールを利用した勤怠管理はクラウドツール上での入力・各種リーダーや生体認証を用いて始業・就業時間を記録され、データはクラウド上に保存されます。
そのため就業時間のスムーズな申請と承認が可能です。
また、仕事ごとの労働時間を可視化するため、テレワーク時に従業員の主体的な時間管理を実現し業務を効率化できます。
勤怠管理だけでなくテレワークの見える化を実現した導入事例
オールハウス株式会社は、働き方改革や新型コロナウイルスによる社会情勢の変化に伴い、多くの企業が導入を始めているテレワークを働き方改革への取り組みの一環として導入しました。
テレワークの実施に際して時間・業務見える化ツール「F-chair+」を導入しました。
「F-chair+」は、テレワーク時の労働時間管理と離れて勤務する社員の働きぶりをどう把握するかという課題に応えるツールです。
勤務時間中のPC画面をキャプチャし業務を見える化することで、管理者はテレワーク時の労働時間を適切に管理でき、従業員も業務の様子を見せられるので安心してテレワークを実施できる体制を整えました。
オフィスと同じ勤怠管理を実現した導入事例
株式会社ノハナはテレワークを推奨しており、「ジョブカン」を導入しました。それによりパソコン・スマホ・Slackなどの方法で会社にいなくても打刻が可能になりました。
またWEBで勤怠情報を確認したり、労務手続きが実施できるため働き方の自由度を高くします。
アラート機能も搭載し、従業員の遅刻や超過労働の際には自動で通知するため、テレワークでも、まるでオフィスに出社している感覚で勤怠管理ができます。
引用: 株式会社ケアクラフトマンのジョブカン導入事例
クラウド型勤怠管理ツールが必要な理由
「働き方改革」の推進だけでなく、新型コロナウイルスの流行により、多くの企業がテレワークを迫られています。またテレワーク時の勤怠管理について企業は解決する必要があります。
従来、勤怠管理の集計や給与計算への反映に要する工数は膨大でした。労働基準法に違反しないためにデータをチェックする作業にも多くの時間とコストが必要なためです。多くの時間を要するあまりコア業務に支障をきたす場合があります。
クラウド型勤怠管理ツールの利用により、業務の効率化が期待できます。またクラウド型勤怠管理ツールのメリットは、場所にとらわれずに打刻等ができるためテレワークだけでなく、事務所外での仕事が多い業種や、派遣社員の勤怠管理に利用できるのがメリットです。
テレワークの課題を解決するため問題となっているのは、超過労働など従業員の労働時間管理です。
上の図は、厚生労働省の「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」から引用した画像です。
労働者も企業も労働時間の管理に難しさを感じているとわかります。
従業員が感じている難しさは業務の進捗管理です。オフィスのように上司にすぐ質問できる環境がないため、コミュニケーションツールの活用が重要となります。
一方で企業側の課題は従業員の労働時間の管理です。これは主に従業員の超過労働対策についてです。
テレワークについては、業務の効率化に伴い、時間外労働の削減につながるというメリットが期待される一方で、労働者が使用者と離れた場所で勤務するため相対的に使用者の管理の程度が弱くなるおそれがあることから、長時間労働を招くおそれがあることも指摘されています。
クラウド型勤怠管理ツールの利用で、残業中の従業員に対してのアラート機能・退勤打刻を押した後の業務を制限する機能などが利用できます。これにより、従業員の長時間労働やサービス残業を防止できます。
テレワーク勤怠管理ツール選定ポイント
操作性がわかりやすいか
操作性は勤怠管理を適切にする上で重要です。例えば始業や終業の報告、中抜け時間の報告がツール上で簡単にできることで、従業員の勤務状況の把握が容易になります。
従業員の勤務状況を把握できるか（生産性の確保）
従業員の生産性を確保しつつ勤務状況を把握する必要が管理者に求められます。テレワークでは特に超過労働の管理が重要です。
結果を出さないといけない・業務の遅れを取り戻さないといけないなどの見えないことへの従業員の不安からくる過剰労働を防止できるツールを利用しましょう。
例えば、デスクトップ画面をランダムにキャプチャする機能を用いて、従業員の様子を確認できます。
従業員にとっても一人で仕事することによるモチベーションの低下防止につながります。
また、仕事の様子を上司に伝えられるため、一定の緊張感をもって業務に取り組め生産性をキープできます。
また勤務時間を過剰に超過した際や休日のアクセス制限機能があるツールの利用も有効です。
各種APIと連携できるか（人事労務や給与計算のクラウドツールやコミュニケーションツールなど）
人事労務や給与計算を行うクラウドツールと連携できるツールを利用しましょう。
勤務時間や残業時間をエクスポートし、他のクラウドツールにもデータ入力できるためさらなる業務効率化を実現します。
またLINEやSlackなどと連携して、コミュニケーションツール上で勤怠報告ができるためデータをクラウドツール上に蓄積できます。
クラウド型テレワーク勤怠管理ツール紹介
特徴（機能）
初期費用0円
無料トライアルあり
勤怠入力
有給休暇などの各種休暇の申請
交通費入力
同報メール機能
人材派遣会社に特化した機能もあり
料金
初期費用0円
一般企業向けプラン 250/人〜
人材派遣会社向けプラン 280/人〜
（ボリュームディスカウント方式）
IEYASU
特徴（機能）
完全無料で勤怠管理の基本機能が使える
働き方改革関連法案に対応
各種給与計算システム・人事労務システムとAPI連携可能
不正打刻防止（打刻した場所の位置情報と打刻したデバイス（PC,スマホ等）を取得）
有給休暇の自動付与や時間単位有給休暇付与（有料プラン）
無料トライアルあり
料金
無料プラン 0円（人数無制限、月額費導入費用も0円）
有料プラン月額 3800円〜（従業員によって変動あり）
F-Chair＋
特徴（機能）
従業員のデスクトップ画面をキャプチャできる
- 従業員の様子を確認できる
- 過剰労働を防止
隠れ勤務防止機能
インターバル規制対応
残業のアラート機能
着席退席ボタンで細切れの勤務時間の記録が可能
無料トライアルあり
料金
スタンダードプラン
従業員数
1～10 名 10000円
11～20 名 20000円
21～30 名 30000円
31 ～50 名 45000円
51 ～100 名 80000円
（全て月額料金）
プレミアムプラン
従業員数
1～10 名 15000円
11～20 名 30000円
21～30 名 45000円
31 ～50 名 67500円
51 ～100 名 120000円
（全て月額料金）
CLOUZA
特徴（機能）
シンプルでわかりやすい操作
サーバー不要でスマホ・タブレット・PCがタイムレコーダーになる
データ集計も行える
初期費用0円
残業アラート機能
事務所外での勤務が多い企業でも利用されている（建設業や清掃業）
イベント会場、移動型店舗などの勤怠管理も可能
無料トライアルあり
料金
基本料金・初期費用 0円
月額利用料 200円/人
その他オプションあり
リシテア
引用:リシテア公式ホームページ
特徴（機能）
スマートデバイス対応
出向者などがオフラインで作成した勤務データを一括取込
2019年4月1日より義務化された「客観的方法による労働時間把握」に対応
長時間残業者や年次有給休暇の低取得率者の一覧表示
多様な勤務形態に柔軟に対応
料金
問い合わせ
レコル
引用:レコル公式ホームページ
特徴（機能）
シンプルで使いやすい
生体認証打刻
IC打刻
ボタン打刻
勤怠の記録
勤怠のチェック
各種APIとの連携可能（人事労務ソフト、給与計算ソフト、コミュニケーションツール等）
無料トライアルあり
料金
初期費用 0円
運用サポート費用 0円
月額費用 100円/人 （最低利用料金 3000円）
AttendancePro
特徴（機能）
多様な勤務形態に柔軟に対応（フレックス勤務・シフト勤務・パート勤務など）
有休・代休・振休の管理が容易
プロジェクト工数管理機能（データをエクスポートすれば多角的な分析が容易になる）
カードリーダーによるアクセスデータの連携
英語にも対応
料金
問い合わせ
Money Forward
特徴（機能）
異動履歴管理
シフト管理
様々な雇用形態に対応
有給休暇管理
豊富なアラート機能
多彩なインポート機能（給与計算ソフトなどに移行可能）
無料トライアルあり
料金
従業員31名以上 問い合わせ
従業員31名未満の法人 月額2980円〜
従業員31名未満の個人事業主 月額800円〜
ジョブカン勤怠管理
特徴（機能）
機能の単独利用可能（低コストで必要な機能だけを利用できる）
あらゆる勤務形態に対応
各種アラート機能あり
エラー打刻の抽出
給与ソフトとの連携
無料トライアルあり
料金
初期費用 0円
サポート費用 0円
月額利用料 200円〜500円/人
まとめ
クラウド型の勤怠管理ツールについて説明しました。
テレワークを成功させるためには、勤怠管理を通して従業員の進捗管理や業務の適切な割り振りが重要です。
クラウド型勤怠管理ツールは無料トライアルを実施するものや基本機能が無料で利用できるものがあるのでぜひ導入しましょう。
