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受発注業務をFAXや電話で行うと手間がかかるため、業務の効率化に限界を感じている方がいるのではないでしょうか。
そのような方にオススメのシステムが、受発注管理システムです。
今回は受発注管理システムの概要から導入のメリット・選定ポイント・おすすめの受発注管理システムを紹介します。
目次
受発注管理システムとは
受発注管理システムとは、受注業務・発注業務をネット上で管理して、業務を効率化するシステムです。
発注する企業向けの機能は主に
- 発注管理
- 発注入力
- 取引先管理
- 伝票出力
などの機能あります。
受注する企業向けの機能には、
- 受注管理
- 在庫管理
- 伝票出力
- 取引先管理
などの機能があります。
受注側・発注側がそれぞれインターネットで業務を行うことで、お互いの業務を効率化できます。
クラウドサービスの普及に伴い、費用を抑えて導入できる受発注管理システムが増えているため、大企業だけでなく中小企業も多く導入しています。
受発注管理システムの必要性
受発注管理システムを導入すれば、労働人口の減少が深刻化しても企業の売り上げをキープできます。
現在日本では少子高齢化が進んでいるため、それに伴う人口減少も予測されています。
政府の試算によると、日本の労働人口が2040年までに1,200万人も減少する可能性があるため、企業における人手不足が深刻化します。
受注業務は一人当たりの業務量が多いのが特徴です。
特に電話やFAXによる受注方法で対応している場合、受注に対応する人員を確保する必要があります。
しかし、人手不足が深刻になれば受注業務に人手を当てられなくなるため、売上に大きな影響が出てしまいます。
ここで課題になるのが、「受注量を増やしても受注業務を増やさずに済むか」です。
この課題を解決するのが受発注管理システムです。
受発注管理システムを導入して、受発注業務を自動化すれば、受注業務に人手を割く必要がなくなるため、労働人口不足に対応できます。
受発注管理システムのメリット
受発注管理の自動化と業務効率化
受発注管理システム一番のメリットは、手間がかかる受発注業務を効率化する点です。
受注業務の効率化
受注を電話やFAXで行うと、販売管理システムに手入力で転記する必要があります。
その上、聞き間違いや転記ミスなど属人的なミスが発生する恐れもあります。
受発注管理システムを導入して販売管理システムと自動連携すれば、転記業務を無くせる上に、人的ミスを削減できます。
さらに、販売管理システムから倉庫への出荷連絡が自動化されていれば、注文を受けてから出荷までの業務をほぼ自動でできます。
発注業務の効率化
受発注管理システムを導入すれば、いつでも発注できるようになるため、業務効率化を図れます。
電話やFAXを介した発注の場合、在庫を確認するのに毎回連絡を取らないといけません。
しかし、受発注管理システム上であれば取引先の在庫をいつでも確認できるため、連絡の手間を省いて簡単に発注できます。
また、自社の在庫数に応じて自動発注できる仕組みにすれば、発注業務をほとんど自動化できます。
受発注管理システムの選定ポイント
導入・操作のしやすさ
受発注管理システムを導入するときは、誰でも簡単に導入・操作ができるシステムを選びましょう。
受発注管理システムの特徴に、受注側と発注側が一緒に導入しなければならない点があります。
自社だけでなく取引先も導入する必要があるためお互いが導入しやすいか、操作しやすいかが重要になります。
導入に時間がかかるシステムを選んでしまうと受発注が滞るため、業務に支障が出ます。
また導入したシステムで発注するときに、発注画面が分かりにくかったり手数料がかかったりすれば、取引先に負担が発生し顧客満足度が下がってしまいます。
受発注管理システムは負担なく導入でき、初心者でも直観的に使える操作性のものを選びましょう。
サポート体制
受発注管理システム導入時は、メーカーのサポート体制が整っていることも重要なポイントです。
受発注システムは売上に直結する重要な役割を担います。
そのため、システム上でトラブルが発生した時のダメージも大きくなります。
売上の損失を抑えるため、システムの不具合に迅速に対応するシステムを選びましょう。
導入実績が多いシステムは緊急時の対応経験も豊富にあります。
そのためノウハウも充実しており、トラブルが発生した時も的確なアドバイスを受けられます。
受発注管理システム紹介
MOS
引用:MOS公式ホームページ
- ユーザーの業務運用に合わせたカスタマイズ対応が可能
- 発注者を第一に考えた操作画面で、初めての人でも簡単に発注業務ができる
- 各種基幹システムと連携可能
機能
- 受注：発注者からの受注一覧や詳細を確認できます。受注を確定し、受注CSVデータをダウンロードできます。
- 受注履歴：すべての受注履歴の確認ができ、受注確定済みのCSVデータがいつでも再ダウンロードできます。
- ダウンロード履歴：すべてのダウンロード履歴の確認ができ、過去の受注CSVデータがいつでも再ダウンロードできます。
- 商品カテゴリ：MOSと販売管理システムとのカテゴリ（分類）コードの一致設定ができます。
- その他、商品割当など豊富な機能が搭載
料金
要問合せ
BtoBプラットフォーム 受発注
- 取引で発生した請求データを一元管理できる
- 日々の受注・発注の効率化、月次決算が早く決まるため、飲食店の店舗経営にも役立つ
- スマートフォン・タブレットにも対応しているため、場所や時間を選ばず発注可能
- 社内システムや販売管理システムとのデータ連携で、更なる業務効率化や時短を実現
機能
発注企業向け
- 運用分析機能：取引実績データを基にしてデータ分析ができます。経営判断の材料として活用できます。
- 棚卸発注機能：スマホ・タブレットから、棚卸機能で設定している棚ごとに在庫を確認しながら発注できます。
- 支払管理機能：集計した当月の取引金額を取引先に承認依頼し、取引先が承認すれば支払金額が確定します。
- メニュー管理：仕入・棚卸情報を自動取込して、常に最新のメニュー情報・原価を管理できます。
- FC管理機能（オプション）：フランチャイズチェーン運営における取引先との仕入・支払管理がワンストップで実現します。
- 振替伝票機能（オプション）：店舗・部門間で発生する商品の貸し借りを『BtoBプラットフォーム 受発注』上で管理できます。
受注企業向け
- 取引ダウンロード機能：受注データをCSV形式でダウンロードでき、貴社の基幹システムに自動で反映します。
- 商品マスタアップロード機能：商品マスタへの登録、単価・単位の変更が一括でできるようになります。
- 取引不可日設定機能：会社の休日などで取引が不可能な日を設定できます。取引先個別の設定も可能です。
- リードタイム設定機能：商品・取引先別にリードタイムを設定して、取引先に納品可能日をお知らせできます。
- 発注ロット制限機能（オプション）：取引先に対して、発注マスタごとに最小発注数・最小ロット数を設定できます。
- 発送アップロード機能（オプション）：出荷確定・売上確定情報をアップロードすれば、発送処理を自動化できます。
価格
要問合せ
楽楽販売
引用:楽楽販売公式ホームページ
- 業務フローに合わせてノンプログラミングでシステムを構築できるため、パッケージシステムにはない柔軟さで、業務を効率化
- 丁寧親切なサポート窓口、充実したコミュニティサイトをはじめ、ラクスが誇る充実のサポート体制を用意
- 導入を確実・スムーズにするオプションサービスも充実
機能
- Excelからの自動取込み：データべース項目、レコードデータをExcelシートにて取り込み、データ込みのデータベースを簡単に作成できます。
- 項目設定：項目の追加・削除・入力制限が自由に行えます。
- 自動処理ボタン作成：複雑な処理も自動で出来ます。
- 夜間タイマー起動処理：レコード入力画面にて、確定時のタイミングで自動処理を起動出来ます。
- その他アクセス制御や入力フォーム作成など、豊富な機能が搭載
価格
要問合せ
まとめ
今回は受発注管理システムについて紹介しました。
自社に適切な受発注管理システムを導入して業務効率化を実現しましょう。
